浅谈流域水电工程建设档案规范化管理

姚丽屏

(二滩水电开发有限责任公司，四川 成都 610051)

1999年，二滩水电开发有限责任公司在雅砻江上建成并投运了上世纪中国最大的水电站——二滩水电站，公司有了大型水电站的建设管理和运营经验，同时也积累了一些重大建设项目档案管理的经验。进入本世纪，公司开始了整个雅砻江流域梯级电站群的开发。自2005年起，锦屏一级、锦屏二级、官地、桐子林等大型水电站建设项目相继获得国家发改委的核准开工，到2012年底，锦屏一级水电站进入下闸蓄水阶段，官地水电站、锦屏二级水电站先后投产发电，公司大多在建项目渐近尾声，这一阶段，公司的发展从单一项目建设管理向多项目建设管理转变，从单一电站运行管理向电站群集中管理转变，从区域电力市场经营管理向跨区域电力市场管理转变，这种转变给雅砻江流域水电工程建设档案规范化、标准化管理提出了新的、更高的要求。如何在项目建设期间将大量的文件材料形成高质量的竣工档案，并对其进行规范化、标准化管理，需要一套行之有效的、规范的做法。笔者通过十几年的摸索和完善，逐渐积累了一些流域水电工程建设档案规范化、标准化管理的方法，供交流借鉴。

1 建立健全和完善统一的流域水电工程档案管理规章制度、工作标准及业务规范

流域水电工程的开发建设工作计划性强、管理科学、组织严密、程序规范，为工程档案管理规范化、标准化奠定了基础。但是，由于流域水电工程项目建设规模大、参建单位多、工期长、战线长、环节多、现场的情况复杂多样，形成的工程档案文件材料形式多、数量大、形成单位多、专业性强、涉及专业广、载体形式多、利用价值高，因此，制定并不断完善全流域统一的工程档案管理制度，用以规范项目文件材料的形成、收集、整理、移交、分类编目和归档工作就显得非常重要。基于这样的认识，我们依据国家的有关法律、法规以及行业的规程规范，结合雅砻江流域开发实际，制定了统一的制度、建立了统一的标准和业务规范，使流域工程档案管理更具科学性、合理性、适用性和可操作性。在制度中，对组织领导、管理体系、各方职责、奖惩考核及文件材料的归档范围、保管期限、形成、收集、分类、整理、编目、竣工图编制和档案移交等各业务流程都进行了规范，并根据现场出现的情况及时修正、补充和完善，使整个流域的档案管理工作有章可循，确保了工程建设档案管理规范有序，使工程建设项目文件材料的形成、收集、整理和归档工作更加规范和统一。

2 建立以业主为核心的档案管理网络，明晰参建各方的职责

建立建设项目的档案管理网络，明晰参建各方的职责，是确保流域各项目竣工档案完整、准确以及收集整编及时有效的保证。我们按照统一领导、统一制度、统一标准、分级管理、条块结合、以块为主、以我为主的原则，建立健全了工程项目档案管理体系，形成了由二滩公司和下属的各项目建设管理局以及监理、设代、施工等单位组成的三级管理网络。公司总部和下属各二级单位(建设管理局和电厂)建立了以一把手为第一责任人，分管领导具体负责，由各部门主任为部门责任人，部门专兼职档案员为具体档案收集整理人员的管理网络，明确职责、分工和管理界面，二级单位对公司负责。项目一开始，由项目建设管理局以文件形式把有关工程项目竣工档案编制办法的规范、标准等下发给参建各方，要求其明确档案分管领导、档案专(兼)职人员以及各自的责任，明确各单位应承担的竣工档案编制任务，并要求配备具有相应业务能力、良好职业道德和高度责任心的档案管理人员，把竣工档案编制工作落到实处。同时，项目开工后，在项目现场及时开展档案法律、法规和档案管理标准和规范等基本知识的宣传工作，提高全员档案意识，使项目管理人员和工程技术人员也重视档案工作并参与到项目档案管理工作中来，共同做好档案工作。

3 强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平

为了提高工程项目档案管理水平，常年有计划、有目的、分期分批地组织对各参建单位的项目管理人员和档案专、兼职人员进行档案业务知识培训，使其了解文件材料的形成，收集、归档范围，保存价值，保管的期限，文件配套整理，竣工图编制和档案移交等档案基础知识，提高其档案业务水平。此外，对各参建单位的档案管理人员进行档案专业业务培训，使档案管理人员基本掌握如何进行分类、立卷、装订、竣工图折叠、编写案卷题名和文件题名、编制卷内目录和备考表等，确保档案管理人员把住案卷质量关。除了集中培训，还经常深入施工现场对施工、监理等单位进行业务指导，以确保施工过程形成的工程文件符合归档要求。

4 将档案管理纳入合同管理，严格执行统一的流域水电工程档案管理规定

将档案管理纳入合同管理，在进行工程项目招投标及签订合同协议时，将工程档案的收集、整理、归档和案卷质量要求，以及提交时间、份数、违约责任等列入合同文件，用法律手段保障项目竣工档案的收集归档。完工结算时，严格执行未完成项目竣工档案移交归档工作，没有档案管理人员签字手续不予支付工程尾款的制度。在工程档案的形成、收集、整理和归档工作过程中，落实并严格执行统一的流域水电工程档案管理的各项规章制度、工作标准及业务规范。实行工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工(竣工)验收与工程档案资料验收同步的“三同步”管理。严格执行档案人员参加有关会议、参加重要设备仪器开箱验收、参加工程竣工验收和技术成果鉴定及重大引进项目鉴定评审的“三参加”制度，并将工程文件资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设管理程序、工作计划;纳入施工管理及考核范围;纳入相关人员的岗位职责;纳入经济责任制，实行以合同项目管理责任制为核心，以合同为中心，以结算为纽带的管理体制。从源头上为竣工档案的收集整理打好基础。

5 通过定期与不定期的工程档案管理检查，不断规范文件材料的收集、整理和归档工作

通过参加公司合同履约检查、项目阶段验收、项目竣工验收前的档案预验收、档案专项检查以及巡检等方式对全流域的工程档案管理进行定期或不定期检查，使检查工作制度化、经常化。检查工作有明确的目的，不流于形式，通常重点检查档案工作是否与现场施工同步进行，收集的文件材料是否齐全，已形成的资料是否真实、是否进行登记和妥善保管，收集的资料书写材料是否符合规范要求，签章是否齐全，竣工图是否修改到位，设计变更和竣工图是否一一对应等，对于已预立卷的文件重点检查案卷构成是否配套合理，文件材料的格式、案卷题名和文件题名是否规范等。通过检查，找出工程文件资料形成、收集、整理、归档工作中存在的问题，并及时召开现场办公会，提出具体的整改意见，落实整改的任务、时间和要求。对经过检查指导仍未达到公司档案管理规范及标准要求的单位，将检查情况进行通报，并限期整改，乃至使用经济手段促使其投入足够的资源参与档案整改，以确保项目档案达到规范、标准、统一。

6 根据项目建设各阶段任务，加强项目档案形成过程的控制

项目建设各个阶段的工作任务和工作重心各不相同，但有规律可循，因此，可根据项目建设各阶段的特点，调整工作重心，加强项目档案形成过程的控制。

(1)项目前期准备阶段，按照公司的档案管理网络，及时敦促相关部门对项目前期文件(如:项目建议书、预可行性研究报告、可行性研究报告、招标设计文件等)、项目招投标文件、合同文件等进行收集整理，移交归档。

(2)项目施工阶段是大量施工资料形成的阶段。这一阶段的工作重点，一方面是指导参建各方的档案人员对已形成的施工资料进行检查，查看文件材料的填写是否规范、签章是否齐全、有无缺项漏项等;另一方面是指导其对已收集好的施工资料进行配套整理和预立卷。

(3)项目竣工阶段。这一阶段大量的档案已基本形成，档案整编的任务更加繁重，档案整理和完成情况将直接影响项目能否进行(或通过)竣工验收。这一阶段的工作重点有两方面:一方面要做好缺陷工程、未完工程以及尚未归档的文件材料的跟踪、检查，督促档案人员按进度实时收集整理;另一方面将指导和检查工作的重点放在竣工图制作、图纸折叠、装订、案卷题目和卷内目录填写、竣工档案编制说明的编写等方面。

只有通过做好各阶段的过程控制，才能确保项目档案的真实、完整、准确和规范。

7 整合资源，借助外力，推动项目档案管理工作

整合档案管理专家资源，借助一切外力，推动项目档案管理工作。每年在公司内部对档案管理人员进行培训时，专门邀请省档案局的领导宣讲档案法律法规。待项目到了各个阶段，又邀请省档案局的领导和专家到现场参加项目阶段验收或项目档案专项检查，检查结束后及时召开总结会，通报检查情况，指出存在的问题，提出整改的意见，并明确提出在下一阶段检查时要进行复查。通常在通报会上，档案局的领导和专家都要进一步强调档案工作的重要性，以及档案在项目竣工验收时的一票否决制。通过这种借助外力的方式，促使业主、监理和施工方的现场负责人和项目管理人员更加重视项目竣工档案的整编工作，从而在人力物力上提供有力的保障。

8 结语

综上所述，流域水电工程建设档案管理工作是一项复杂的系统工程。要做好这项工作，必须建立健全和完善、统一的流域水电工程档案管理各项规章制度、工作标准及业务规范;建立以业主为主导的档案管理网络，明晰参建各方的职责;将档案管理纳入合同管理，严格执行统一的流域水电工程档案管理规定;加强工程建设项目档案全过程的监控，将“三同步”、“三参加”、“四纳入”原则始终贯穿于整个建设过程。此外，提高档案人员的业务水平，借助外力，推动项目档案管理工作也是必不可少的。只有通过积极取得参建各方的相互支持与配合，全员参与，才能将流域水电工程建设的档案管理工作规范、有序地向前推进，使之更有效地为公司的项目建设、管理和生产经营服务。