谈竣工文件的编制工作

黄 玲

(闻垣高速公路建设管理处，山西 运城 044000)

竣工文件是公路工程项目全过程的真实写照，是公路工程项目竣(交)工验收质量等级评定、养护管理的主要依据，是从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件资料。

1 竣工文件编制的工作分工

按照闻垣高速公路建设管理处各部门职责的不同，原始资料由各部室分别收集，每年最后一个月向档案室移交、归档。

1.1 工程管理

1)负责整个建设项目的档案管理工作。2)负责制定《闻垣高速公路建设项目竣工文件编制实施办法》及《闻垣高速公路建设项目施工资料使用表格》;对原始资料的填写要求、竣工文件的收集范围、装订格式及案卷题名要求等进行详细规定。3)负责建设项目立项审批过程文件及招投标阶段文件材料的收集、整理、装订。

1.2 质检管理

1)负责对施工、监理资料的规范性、真实性、及时性进行检查、整改;2)收集对有关质量管理、施工工艺等方面重大活动及会议相关资料;3)收集监理单位计量支付报表及质监站有关报表资料;4)收集隐蔽工程抽查、首件产品、样板工程及质量事故处理等相关资料;5)收集工程竣工申请报告、工程竣工验收报告、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、工程总结文件。

1.3 技术管理

1)收集技术规范的补充文件和修改文件。2)收集设计变更及批复文件。3)收集限价、调概及有关变更报表等相关资料。4)收集课题调研、新技术应用资料等相关资料。

1.4 安全、协调管理

1)收集环境预测、调查报告、征用土地批准文件及红线图、公路建设用地呈报表、征地数量明细表、水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件、文物调查、保护等文件材料。2)收集拆迁、补偿协议书及质量检查方面等相关资料。3)收集安全计量报表及其他安全、环保、协调等相关报表。

1.5 综合管理

1)对建管处收、发文件及会议纪要分年度、分类整理归档。2)收集上级机关、同级机关或其他单位颁发的需贯彻执行的法规性文件。3)收集、整理上级部门、领导人及有关业务单位对本项目视察、检查时的重要指示、讲话、题词及声像资料。4)收集本项目的大事记、重要活动、简报、信息、荣誉奖励证书等所有反映工程建设的相关资料。5)收集闻垣建管处定编、岗位定员及劳动人事调配、调资、工作报告、工程总结及制度、办法等相关资料。

1.6 财务管理

1)收集工程审计文件、材料。2)收集财务决算、工程决算等资料。

1.7 施工单位

负责施工阶段文件的收集、整理、装订及移交。

1.8 监理单位

负责施工阶段监理文件的收集、整理、装订及移交。

2 编制竣工文件的收集范围

建管处本着方便查找利用的原则，开展预立卷工作，同时按照项目建设实施过程立项审批、设计、准备阶段、施工阶段、监理、科研项目及竣工验收分别进行组卷。

2.1 项目立项审批文件

项目建议书及批准文件、工程可行性研究报告及批准文件、水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件、文物调查、保护等文件、初步设计文件及审批文件、施工图设计文件、审批文件及设计中重大技术问题来往文件、会议纪要。

2.2 设计文件

工程地质勘察设计报告、公路用地图、两阶段设计、施工图纸、技术文件及补充文件、设计变更文件等。

2.3 准备阶段文件

招标文件、投标文件、评标报告、合同书、协议书、征地拆迁合同协议、征地批文、征用土地数量一览表、占地图及土地使用证、拆迁数量一览表及征地拆迁合同、工程进度、质量、安全等管理文件、中期计量支付报表。

2.4 施工文件

单位、分部、分项开工报告及附件、工程技术要求、技术交底及图纸会审纪要、施工组织设计、原材料试验报告及构件出厂证明、质量鉴定报告、施工原始资料、中间检验报验单及试验资料、隐蔽工程验收记录、单位、分部及分项工程质量评定报告、工程有关声像资料等。

2.5 监理文件

监理通知、开(停、复)工令、工地会议纪要、抽检资料、试验资料、单位、分部及分项工程评定资料。

2.6 科研项目文件

课题报告、任务书及批准书、协议书、委托书、合同、研究方案、计划、调查研究报告、实验记录、分析、计算及整理数据、阶段报告、科研报告及技术鉴定。

2.7 竣工文件

工程交(竣)工申请报告、交(竣)工验收文件、验收委员会名册、施工、监理、设计及建设管理总结、决算文件、申请文件。

3 竣工文件的整理

竣工文件材料由建管处工程管理部组织，按照以上分工，分别整理组卷。组卷遵循文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。

1)公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标报告、承包合同、合同谈判和工程交(竣)工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理、组卷。

2)施工阶段形成的文件材料按照开工前根据JTG F80/1-2004公路工程质量检验评定标准划分的单位、分部、分项工程整理组卷。为方便管理，每卷厚度控制在2 cm左右，原则上按每分项工程一卷进行装订，若太薄可按分部组卷，若太厚可按分册组卷。

3)卷内文件顺序为:本册目录、卷内文件、备考表。其中施工资料的卷内文件顺序为分项开工报告、施工资料、中间交工证书。文书资料的卷内文件顺序为批示、批复在前，请示、报告在后;正文在前，附件在后;印件在前，定稿在后;转发件在前，被转发件在后。对于卷内文件的份数、页数及其他在组卷和案卷使用过程中需要特殊说明要在备考表中进行注明。

4)对于破损的档案，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。

5)声像资料要有文字说明(包括录制说明、录制单位、录制人及录制日期)，声音清楚、图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘及其他有害物质。

6)案卷题名主要内容包括项目名称、起讫里程、单位(分部、分项)工程名称及文件名称，若属桥梁、隧道工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。

7)案卷装订采用三孔一线方法(孔距8 cm)，并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅，案卷底边和装订边要齐整，以免文件散失。

8)施工、监理单位可对本单位的竣工文件用铅笔进行编写临时档号，建管处统一对接收的档案资料进行编制档号。档号:WY.1—流水号，其中，WY代表闻垣高速简称;X代表建设项目竣工文件分类(其中1代表项目立项审批文件，2代表设计文件，3代表准备阶段文件，4代表施工文件，5代表监理文件，6代表科研项目文件，7代表交(竣)工验收文件);流水号按照案卷顺序编流水号。

[1] JTG F80/1-2004，公路工程质量检验评定标准[S].

[2] 闻垣高速公路建设项目竣工文件编制实施办法[Z].2009.

[3] 闻垣高速公路建设项目施工资料使用表格[Z].2009.