高校档案管理之我见

陈志银

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

高校档案是记录学校历史建设沿革的载体，在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。高校的档案是高校信用管理的重要保证，是公认的构成信用信息的核心资源。它的作用主要体现在两个方面：一方面是凭证作用。俗话说的好:“空口无凭,立字为证”。另一方面是参考作用，档案对查考过去情况,掌握历史材料,研究事物发展规律,起到广泛的参考作用。

尽管高校的档案工作具有这样重要的作用，但在档案管理中却存在许多问题。

首先，档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要。可能在许多人的眼里，档案是一些属于历史的东西，在我们这个飞速发展的时代，我们只需要往前看就行了，没必要一直抓着历史不放，于是有的档案管理人员便形成了一种懈怠心理，感觉这份工作不具有时效性，可以随自己的心情而定，什么时候想整理或者记录了，才去整理记录。这便很容易造成档案管理工作的滞后性。因为档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和完整性的可靠保证，现代的档案管理理念和控制手段都发生了很大的变化，可是目前有的高校无论是在硬件设施还是在人员素质方面,都与现代化管理的要求有一定差距。如目前许多高校的档案管理员都是身兼数职，忙的时候，通常会对档案资料进行简单装订，这便造成了档案资料的不完整,直接影响了高校档案的质量,跟不上高校改革与发展的需求，随着时间的推移，这种差距会越拉越大。

其次，管理意识淡薄,归档质量不高。在实际的建档工作中,由于档案员的档案管理意识不强,使档案归档的时候出现许多的问题。最首要的问题是归档的文件内容质量低,材料不符合归档要求,比如一些本来具有凭证作用和法律效力的关键文件都保存了复印件,有时候许多签字、盖章都不全,这便使得档案失去了原有的意义和作用。再就是文件的归档材料、纸张大小没做到完全统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字迹模糊，不易保存。另外,还有些档案内容失实,不少材料分散在经办人或其他人员手中,需向知情人询问才能还原当时的数据情况，致使原始记录散失严重。

第三，缺乏有效的管理机制,造成管理偏差。高校的一些建设项目比如盖一些办公场所或者教学楼，一般都要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业性强,从而造成收集、整理难度增大。进而资料从产生到归档也会经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一环节的差错都直接地影响到存档资料的准确性和完整性。虽然目前许多高校已经意识到档案管理工作的重要性，也出台了一些相关的政策，但是由于管理要求及政策水平的差异,所制定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在

如何加强高校档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理以及学校未来建设等方面发挥更大的效用,笔者以为应从以下几方面加强管理:

一是加强档案管理工作的领导，因为领导的重视和支持是做好档案管理工作的关键。档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分,领导对档案工作的重视与否,也是搞好档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视档案工作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工作纳入学校的目标管理,认真研究和解决档案工作中的实际问题.只有这样，高校的档案工作才能顺利地进行下去，并将它的作用发挥到极致。

二是提高档案人员素质。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的敬业精神和服务态度。要配备责任心强、懂专业的档案管理人员。在具体工作中,还要注重加强档案人员素质训练、加强科学管理,不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。

三是要完善高校档案管理制度。完善档案管理的各项规章制度,是做好高校档案归档的关键。高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的规章制度,并经常进行检查、督促。

四是实现档案工作的网络化管理。高校档案信息化是高校管理现代化的必然要求，也是高校档案管理的必然趋势。随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用,利用数据库技术和多媒体技术对高校档案进行管理,将大大提高工作效率。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，并通过光盘、磁盘存储，不再是纸质载体储存，这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，通过数字化的手段,存储在电脑里，任何个人和机构都能很方便地进行查阅。所以档案管理工作应充分利用现在已经成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。

高校的档案是高校的宝贵财富，是高校各项工作的真实记录和历史凭证,随着时间推移，相信人们会越来越认识到高校档案的重要性和建立完备的电子档案体系的必要性。因此，各高校应从战略的高度来重视和加强自己的档案管理工作，以档案管理的科学化促进高校管理的高效化。

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