COSO报告在高校固定资产管理中的应用

刘 红

（重庆邮电大学，重庆 400065）

随着我国高校规模迅速发展，高校资产不断增长，其资产管理问题也日益引起各界的重视。高校国有资产中，以固定资产占绝对多数，但管理环节却存在诸如缺乏统一的管理机构、部门多头管理、责任不明确、管理队伍松散、资产重复购置、管理效率低下等问题。本文使用内部控制的相关原理，应用COSO报告为高校固定资产管理提供理论支持和实践指导，以力求实现教育资源的优化管理，确保国有资产的保值增值，为高校的建设发展乃至高等教育事业起到推动作用。

美国COSO委员会（Committee ofSponsoring Organizations of the Tread-way Commission）提出的内部控制整体框架报告被公认为是内部控制发展史上的里程碑，体现了当今内部控制研究的较高水平；COSO报告指出：“内部控制是由企业董事会、管理层以及其他成员为达到财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循这三个目标而提供合理保证的过程”；可见，内部控制的本质是合理保证实现特定目标的过程，它本身不是目的，而是实现目标的手段；为实现这三个目标，内部控制由相互关联的五项要素构成，即：控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督［1］。

COSO报告可以适用于任何公司或其他性质的组织，无论其规模、利润大小，公共或私人性质，都可以从该报告所提出的五个方面加强内部控制，提高管理的有效性。我国建立社会主义市场经济体制后，高校成为市场经济组成体的一个部分，完全可以学习、借鉴相关概念，以COSO为理论基础，探讨如何提高资产管理水平。

一、完善高校的控制环境

（一）组织结构建设

组织结构建设的好坏直接影响到高校资产管理控制的效果。高校固定资产管理基本的管理结构必须包含至少二级管理体系，即学校与各院系共同对资产进行管理，其中代表学校的可以是几个部门组成的委员会或单独成立的统筹管理部门，如资产处。第一级负责拟定资产管理的规章制度并组织实施，负责资产保值增值的监督和管理，建立资产账面及归口管理指导，第二级负责对本单位、实验室的仪器设备利用率、资产分布情况、每年应维修、报废的资产及时统计掌握，有的放矢地做好资源的配置和共享。

（二）发展战略

高校应设置由学校领导和相关单位负责人组成的资产管理委员会，根据学校的发展目标制定资产管理的战略规划，以力求在战略规划期内保持各类资产最优配置，防范财务风险，确保具有长期优势。该委员会须区别于资产的日常统筹管理部门，应是决策部门，而不应纠缠于日常的具体管理实务，也须区别于校办公会等议事程序，该资产委员会须由具备一定专业知识的人员组成，组成成员除校领导外，还须有财务、资产、审计、基建等相关负责人，其目的在于能在资产的决策及发展水平上做到集体决策。

（三）人力资源政策和务实

人的因素在各项管理工作中都是重要的因素之一，加强国有资产管理中也不例外。应选择具有强烈责任心、业务素质强的人员来担任资产管理工作，并注重岗位培训和继续教育，制定适合的考核办法和奖惩条例，定期进行考核、开展评比活动。同时，因固定资产使用年限长久的因素，专职资产管理员需对全校资产的来龙去脉有较详细的了解，所以管理队伍力求相对稳定，并设立岗位责任制。形成了领导重视，统筹管理，专人负责，全员参与的管理体系，为高校资产管理提供人力保障。目前，大部分国有资产管理人员来自财务管理、后勤管理、教学仪器管理等部门，他们往往在管理上保持原来固有的思想模式，后勤管理和教学仪器管理人员偏重固定资产的管理，而财务部门人员对国有资产的管理倾向于流动资产的管理，这同样不能满足国有资产管理的要求［2］。在这种情况下，高校需要加建立专业的管理团队，使得管理管理人员在实物形态和价值形态两个方面都做到同等重视。管理人员素质控制包括在高校在国有资产管理处和归口管理部门应配备具有专业知识的固定资产管理人员，各院部处和实验室应设置固定资产管理员，近年来，一些高校发生了一些内部控制失败的案例，究其原因，既有内部控制制度不健全的原因，也有高校内部管理人员素质不高、把关不严造成的后果。

随着高等教育的普及，高校的规模也在不断扩大，许多学校大批量购买仪器设备，完善基础设施及科研硬件能力。由于缺乏足够的融资渠道，在国家教育经费拨款增速与学校规划建设速度相差甚远情况下，我国绝大多数高校的首选均为银行贷款。贷款规模达到一定规模后，如果没有其他足够的增收渠道，靠借新债还旧债，将使高校面临着巨大的金融风险，影响到日常的教育教学活动。因此，高校应建立可持续发展的科学发展观，注重对学校规模的控制，编制中期和长期预算，对所面临的财务风险进行全面评估，采取积极措施，使高校固定资产增加与学校的发展相协调，降低潜在风险。此外，对流失或变相流失、损毁的固定资产，高校应进行一个合理的评估，并采取适当的预防措施。

二、采取有效的控制活动

（一）预算控制

由于高校目前普遍采用的是基数加增长的预算编制方法，资金预算没有落实项目，容易使预算目标脱离实际，导致一些大型设备购置缺乏严格的论证程序，购置的设备功能闲置或使用率较低，而且高校预算管理主要由财务部门负责，缺乏使用部门在预算管理中的基础作用，同时也缺乏专门的针对固定资产购置、使用、管理及报废等具体环节的预算管理，各业务部门忙于追加、争夺资金，财务部门忙于搞资金平衡，出现都门之间资金矛盾加剧、资金利用效率低下等问题［3］。

因此，预算控制是高校内部控制的一个重要组成部分。高校应基于量入为出、收支平衡的原则，在符合上级资金指标和财政资源，统筹安排预算内外资金的使用，编制部门预算。预算控制不仅要根据学校经济活动和资源的情况做到事先安排，还要注重执行过程中的控制，对预算的增加和微调都要经过严格的审批，确保预算的严肃性。在操作中，要明确预算项目，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，要及时分析在预算执行过程中与往年存在的差异，找出原因，采取改正措施。

（二）采购过程控制

1.岗位分工控制

在固定资产管理过程中涉及采购、验收、付款、入账后的账务管理及报废审核。其中，采购、验收、付款需由不同岗位职责的管理部门负责，采购一般由集中采购中心负责，验收由资产管理部门联合使用部门负责，付款由财务部门负责，该三个部门分工明确，不可代替行使职责；账务管理和报废审核在一般高校往往由同一个部门或科室负责，这两个岗位也是严格意义上的不相容职务，容易出现不规范操作导致国有资产流失的问题，因此一般方法是报废集体决策或引入第三方监督，如审计部门。

2.采购过程控制

采购部门应该审核采购申请计划是否在本年的预算内，审核授权批准的有效性、审核采购经费来源的可靠性和充足性；然后根据采购内容的特点、价值和要求选择不同形式的采购方式，包括公开招标采购、单一来源采购、竞争性谈判等；购买之前，审计部门应利用资产管理部门所掌握的全校固定资产购置情况，针对采购申请和招标文件进行事前审计，审计采购申请的可行性、经济性，审计招标文件的规范性，对于不符合规范采购申请应予以拒签，让学校可以从源头上杜绝浪费［4］。

3.固定资产的领用和使用控制

固定资产的领用应确定相对稳定的领用人，对于行政管理部门（包括学院的办公室、教学部）由设立的资产管理员负责领用，对本单位资产的数量、价值及保管情况负责；科研场所、实验室的仪器设备，多为批量购置或为大型贵重仪器设备，由单位负责人负责领用。使用部门领用设备后，要明确使用人，定期进行固定资产清查，保持与资产管理部门及财务部门一致。

4.固定资产处置控制

高校国有资产最终退出使用环节，不是类似企业的折旧期满，而是采取直接报废的方式。对于报废年限或能否继续使用的界定，各高校没有统一的原则，在实际操作中如果制度不严，存在较大的疏漏可能性，因此必须加强该环节的控制，防止国有资产流失。有必要建立严格的申请和审批制度，由使用部门、资产管理部门、分管校领导、资产管理委员会等共同完成资产的报废程序。在使用部门提出报废申请后，由资产管理部门组织专业人员进行鉴定，达到报废年限或确实无法维修的，提交校领导审批，对仍然可以使用的仪器设备及家具不予报废或调剂给有需要的部门继续使用，发挥效益。报废数量或金额达到一定金额后，要统一提交资产管理委员会集体决策通过，该委员会一般应由分管校领导、纪检监察、审计、资产管理处、财务处组成，尤其是对固定资产中的房屋建筑物、车辆的报废，要尤其慎重，报废过程中经过外部专业检测部门的检测，还要提交上级主管部门审批，学校不得擅自处理。

三、建立畅通的信息传递和沟通机制

内部控制是与管理过程融合在一起的，不断发现和解决问题的循环往复的动态过程。一个好的信息系统有助于提高内部控制的效率和效果［5］。

沟通的渠道包括传统模式和网络模式。传统模式既包括部门之间口头或书面的即时沟通，又包括由管理委员会定期召集各部门的专题会议，讨论、协调、解决存在的问题，相关信息能够通过会议的渠道得到沟通。网络模式是指各部门将固定资产有关信息按照统一规定的格式或形式发布在校园网上并及时更新，利用网络实现信息的快速流动和沟通，便捷且公开，有利于监督部门和个人职责的履行情况［6］。利用网络技术建立资产管理信息化平台，是高校正在普遍采用的一种方式，大大提高了固定资产的管理效率。高校应该充分利用现有的计算机、网络平台，服务器和其他设备，开展网络化管理。高校实现管理信息化的途径包括两种，一种是对于技术力量强的高校，可根据自己的需求及机构设置，组织计算机专家和资产管理人员一道，开发管理软件，这种自行开发的方式，有其明显的优势，软件的适应性更强，资产管理人员的开发过程中全程参与，对软件比较熟悉，后期的人员培训会相对容易，高校掌握自行开发软件的源代码，在的维护及升级上都能随时根据需要开展，是一个前期投入大后期维护成本低的方法；另一种方式就是购置现有的固定资产软件，其购置成本相对自行开发要低，但是在搭建网络平台中，往往会与学校现有的组织结构不符，后期维护成本也较高。无论采取何种方式建立资产管理信息化平台，其目的都是要准确、完整、及时地反映固定资产各项信息，通过网络清晰记载每笔资产的每个环节，如价值、使用单位、如使用状况、存放地点、领用人、管理人、审批人等，一旦出了错就能查出症结所在；通过网络，可以实现便捷的资产调拨，使用人可以在网上查询到所需设备的地点和使用情况，然后由资产管理部门根据需要调拨使用，有效打破院系间的资产所有权，提高资产的利用率，缓解学校紧张的办学经费。

四、加强高校内部监督

内部控制是一个过程，其整个过程需要进行合理监督，以确保良好的执行。一方面通过内部审计，检查和监督固定资产购置、使用、报废的整个生命周期，另一方面，在固定资产管理过程中发现的问题要及时反馈和总结，完善内部控制。高校的审计机构承担国有资产监管的主要责任，不仅包括财务收支审计，也要以经济责任审计为中心，以专项审计清查和审计调查为主要方式，以抽查审计为补充；同时通过建立顺畅的信息渠道，让广大教职员工也参与到监督管理中，防止国有资产流失。

美国COSO报告为高校固定资产管理内部控制的开展提供了理论依据，给高校资产管理实践活动以极大启示。通过完善高校的控制环境，进行风险评估，采取有效的控制活动，建立畅通的信息传递和沟通机制，加强监督，我国高校资产管理整体水平会不断提高。

［1］ 仝永刚.高校固定资产管理：内部控制整体框架理论的视角［J］.会计之友（中旬刊），2008，（9）.

［2］ 谢秀俤.高校国有资产管理体制改革与新型框架的建构［D］.福建师范大学硕士论文，2006.

［3］ 赵鑫泉.运用内部控制整体框架理论构建高校校园安全工作体系［J］.河南科技学院学报，2010，（6）.

［4］ 陈晓航.论内部控制制度在高校固定资产管理中的应用［J］.湖北财经高等专科学校学报，2008，（2）.

［5］ 张雪梅.对高校固定资产管理的探讨［J］.现代经济信息，2009，（18）.

［6］ 杨惠.试论强化高校资产内部控制制度的途径与方法［J］.康定民族师范高等专科学校学报，2009，（2）.