浅论医院档案管理的几点思考

赵兰珍

(唐山市工人医院，河北唐山 063000)

浅论医院档案管理的几点思考

赵兰珍

(唐山市工人医院，河北唐山 063000)

随着经济社会快速发展，档案管理已成为医院管理的重要组成要素，具有重要的现实意义。本文结合工作实际，总结了当前医院档案管理工作中普遍存在的问题，并就实际工作体会，提出建设性的解决方案和对策，有助于提升医院档案管理质量。

医院;档案管理;创新;思考

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的真实记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中的关键环节，是医院科学管理的基础性工作，必须引起管理者的重视。在经济社会快速发展的今天，随着医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，医院档案工作如何发展才能更好地为医疗服务，是当前医院管理者亟待解决的问题。

一、造成医院档案管理质量不理想的成因

(一)从业人员素质有待提高。目前，医院档案管理人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。随着档案事业的规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。

(二)思想保守，观念落后，创新意识不强。目前，大多数档案从业人员认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，对档案工件的内容、性质与任务不能进行深入的了解，而对档案事业的发展具有社会化、系统化和专业化的特点的了解更是一知半解，甚至这样认为：只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，基本上就“万事俱备，只欠领导阅收的东风”了。同时，在工作中善于“等米下锅”的服务方式，不主动出击，对医院档案管理过程中遇到的新情况、新问题胸中无数，惊慌失措，还有不善于捕捉档案管理新信息，难以开创档案工作的新局面。由此，造成医院档案管理工作效益的滞后性，甚至可以造成不可估量的损失。可见，思想保守，观念落后，创新意识不强，是制约医院档案管理工作健康发展的“瓶颈”之一。

(三)对网络信息在档案管理中得不到普及。档案管理的数字化是经济社会发展的必然要求。随着档案管理的数字化，电子文档应运而生，无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与传统管理存在诸多不同。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用，便成为档案界一系列的新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。对这些课题，大多数档案管理者无力应付，无从下手。此外，对于电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等，缺乏足够的应对能力。可见，网络信息不成熟严重制约了医院档案的发展，要想摆脱困境，使档案管理步入科学合理的现代化的轨道，就要从档案管理者的能力入手。

(四)制度不健全，检查考核不落实。在医院管理中，一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。

(五)对档案内容界定不准，范围不明确。随着科技的进步，社会的发展，档案的内涵和外沿都在发生变化。特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

(六)档案管理与医疗业务建设规划不同步、发展不同步。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。

二、提升医院档案管理质量的对策

(一)健全制度，规范行为

档案管理工作是一项严肃的、原则性强的工作。健全完善规章制度，可以避免档案管理的随意性，保证档案管理工作的良性循环。要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。同时将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

(二)增强创新意识，强化服务观念

建立档案的最终目的是为了有效利用。了解到这一点，那种“等米下锅”的服务方式就应及早消除了。紧跟经济社会发展步伐，档案者要建立开发档案信息资源的意识，并积极付之行动，要在平时加强各类档案的编研工作，对档案进行系统加工整理，形成“档案博物馆”。主动为领导服务，为医教研服务，为医院发展服务。

(三)掌握信息化技能，建立信息网络

当前，档案管理现代化已成为不容置疑的事实，作为新时代的档案管理者，必须具备超前的意识，要熟练掌握计算机应用的基本知识，要学会建立各类档案数据库，提高计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度。将档案内容分门别类输入计算机，既可以节省场地，还具有检索快捷、方便、高效等优点，使查寻档案材料费时费力的原始劳动变为在几分钟内便可解决的问题，而且还可以有直观的、多种多样、真实感强的立体效果。同时，借助多媒体电脑技术等手段，可以使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的效果。档案管理手段的现代化成为医院管理现代化和办公自动化的有力支柱。

［1］薛四新.电子校务推动高校档案管理创新［J］.行业，2003，(3).

［2］孟世恩.对我国档案信息化建设实施的理论思考［J］.档案学通讯，2004，(5)

On the Archives Management of the Hospital

ZHAO Lan－zhen

(Tangshan Gongren Hospital，Tangshan 063000，China)

Along with the rapid development of economic society，archives management has become an important element of hospital management，has great significance.Based on the working practice，the author analyzes the problems existing in the archives management work，and gives the constructive solutions and countermeasures according the actual work experience，which helps to improve the quality of archives management.

hospital;archives management;innovation;thinking

G270 < class="emphasis_bold">文献标识码：A

A

1671－3974(2012)01－0042－02

2011－11－28

赵兰珍(1969－)，女，大学，唐山市工人医院人力资源部，会计师。从事财务工作。