信息化背景下如何做好电子档案管理工作

杜 玲

(学理论杂志社，哈尔滨 150010）

信息化背景下如何做好电子档案管理工作

杜 玲

(学理论杂志社，哈尔滨 150010）

信息化;电子档案;全程化管理

信息时代到来，现代通讯技术及网络技术的应用已渗透到各个领域，并逐步地改变了人们的工作和生活方式，是一次划时代的革命。在实际工作中，人们通过运用现代电子技术大大提高了工作效率和工作质量，同样，档案管理现代化也势在必行，档案的传统管理方式逐步向新型现代管理方式转变。

二、电子档案的优越性

相对于传统的纸质档案，电子档案有其自身的优越性。首先，高度的时效性。在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。其次，便于补遗。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。最后，可靠的质量和价值保证。档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员水平的提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从烦琐的整理工作中解脱出来，把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上面，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理，在提供利用服务时能够发挥出更好的时效价值。

二、如何加强电子档案的管理工作

1．电子档案的制度化建设。我国从1996年4月国家档案局将电子档案研究项目列入科技计划起，就已陆续出台了一批标准及规范。如《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678．1－2－1999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894－2002)、《城建电子文件归档与电子档案管理规范》等。电子文件的归档，应当按照归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性，有利于归档工作的全过程管理。

加强电子档案的制度化建设，其一，要确定归档范围。电子文件的归档范围的确定，可参照国家的现行有关规定。还有，电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档，公文处理周期长和周期长的工程、科研、专业等项目可按阶段归档。其二，要加强电子档案的检测。检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。检测归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠;相应的机读目录、软件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本;电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。其三，制定相应的管理规定，建立必要的记录和登记归档电子文件的具体制度。电子文件真实、完整，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档保存，各种文本的草稿、原稿根据需要决定是否归档，凡是归档范围内的文件应及时归档保存，不可分散保存，除文件外，必要的软件参数、压缩算法、管理数据等一并归档保存。应对电子文件的载体质量、规格、格式等作统一规定，将带有归档标志的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用，必要时复制三套，异地保存。

2．电子档案的全程化管理。电子档案全程化管理是信息时代档案管理的新理念。要做好电子档案全程化管理，既要继承纸质档案管理的经验，又要有适应电子档案管理的思路与方法。其一，要确立电子档案全程化管理的理念，要从电子档案的形成开始就对其实施控制管理。其二，摒弃归档是档案形成必要条件的观点，放弃归档管理是档案管理开始的理念。其三，要明确档案管理者对电子档案实施全程管理，并不是控制电子档案的生成，对其内容的形成不得干预，而只是控制电子档案形成的过程。通过对档案形成过程的管理来保持电子档案内容的原貌，保证其内容在整个电子档案全程管理中不走样。其四，技术标准问题。对电子档案全程管理中的技术标准，不应由档案部门来制定，而应该由档案部门选出若干个成熟通用的技术标准，让各单位选择使用，对于不成熟的技术标准或者有缺陷的技术标准可以禁止使用。就如同对纸质档案的书写要求一样，档案部门不必专门研制一种耐久的记录材料要求形成档案者使用，而是选择成熟的耐久记录材料，如碳素墨水或蓝黑墨水供选择使用，但可以禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久的记录材料。其五，电子档案全程化管理的模式。有两种模式可供选择，一种是以立档单位为单元，有统一的档案管理系统和文件管理系统，档案室是其系统的中心，各部门形成的档案最后稿本要在档案室控制的信息中心服务器中生成，所有的电子文件的复制由档案室办理，从而保证档案部门对电子档案形成过程的控制，并尽量保证电子档案的原貌。另一模式是以一个区域为单元，在区域政务网中建立统一开发、统一标准、统一平台的电子文件和电子档案管理系统，由该区域的档案馆作为信息中心或单独为档案馆设立服务器，所有政务网中的各机关单位形成的档案最后稿本，要在档案馆控制的服务器中生成。

3．电子档案的有效合理利用。当今社会，信息技术的迅速发展，提供档案服务利用的手段更是丰富多样，档案工作者应充分发挥其能动作用，挖掘馆藏，开展多种思路的服务创新活动。电子档案应充分利用网络信息技术的优势，开展多角度的档案编研业务，通过写史、修志、撰写著作，充分展示馆藏档案的丰富内涵和文化韵味，使档案真正成为“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的文件源。依照《档案法》，将能够开放的档案发布在网上，使档案利用者足不出户就可以了解和认识档案，从中汲取更多的信息和知识，为档案的利用提供多角度、全方位的服务。

为了电子文件、电子档案方便利用，必须用计算机编制其索引目录，包括磁带、磁盘、光盘和磁带、盘内文件级的索引目录。在查找利用过程中，应遵守保密规定，须填报查找利用电子档案审批表，经审批后，按照所规定的权限范围查找利用。对具有密级的电子档案，上网时须符合国家或有关部门保密的规定，要有稳妥的安全保密措施，严防泄密。在利用电子文档时，应注意只能提供拷贝件，对电子档案的封存载体不允许外借。

在利用电子档案后，还应填写“电子档案利用情况登记表”，其字段名可包括查档者姓名、查档单位名、查档目的、查档范围、已查档号、磁带号、磁盘号、软件(文件)名称、查的内容、解决的问题、社会效益、直接经济效益、间接经济效益等。

［1］何嘉荪，史习人．对电子档案必须强调档案化管理而非归档管理［J］．档案学通讯，2005．

［2］徐义全．电子文件归档与电子档案管理概述［J］．北京档案，2001．

G270.7

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1008－8520(2012)04－0092－02

2012－05－21

杜玲(1969－)，女，黑龙江哈尔滨人，档案馆馆员。

［责任编辑:赵延民］