论公文写作中的用语规范性

冷其中 谭明

（武警福州指挥学院 参谋业务教研室，福建 福州 350002）

公文是贯彻党中央、国务院、中央军委方针政策的重要工具，是各单位履行职责的重要手段，是各级机关传递信息的重要载体和基本方式，在我们日常工作中发挥着重要作用。公文所呈现的内容直接反映本机关领导的重要思想和工作成果，其质量直接关系到各项政策、规定的贯彻落实。一篇高质量的公文，必定是内容客观准确，材料典型精炼，语言表达客观准确、简明顺畅、确切得体。

语言是构成公文的基本要素。公文语言的特点是由公文为“办成事”而制发的终极目的和逻辑思维的模式所决定的。“一字入公文，九牛拔不出”的古训道出了公文用语的重要性。的确，在公文写作中，语言文字是最直接、最重要的信息载体，而信息传递的理想目标是准确、经济，因此，规范使用语言对于公文写作至关重要。笔者认为，客观准确、简短精炼、严谨庄重、恰当得体、非个人化是公文话语规范性要求的关键。

1 公文话语要客观准确

用最准确的语言、最精炼的文字来表达发文机关的意图是公文的根本要求。公文的生命在于客观准确地反映和记载事实。只有语言准确的文书才能如实反映客观事物，如实传达发文机关的意图，使收文机关正确地理解公文的内容，从而顺利地贯彻执行或及时批复。姜英伟先生说：“公文用语贵在准确，言辞必须贴切，这是公文语言运用最基本的要求”。[1]34这种用语的客观准确性，首先要求我们公文写作者必须准确记录事实及其演变过程，准确表述事物的范围、程度，准确表明发文机关的立场、观点和态度。其次要求我们在使用公文语言时符合语法规范，词语搭配恰当，句子结构完整，杜绝歧义现象，避免表意不明，对于概念宽泛的词语要加以限定，对于内涵单一的词语应适当延伸，确保阅读者准确无误地领会文件精神，按照文件的指示进行工作部署。

2 公文话语要简短精炼

公文用语要简短精炼，也就是用尽量简练的文字充分表达发文机关的主要思想意图，做到言简意赅。“公文用语应简明扼要，详略得当。”[1]34刘勰的《文心雕龙·熔裁》也认为作文要抓好“三准”，即“设情以位体”、“酌情以取类”、“撮辞以举要”。[2]40意思是说，写文章要根据所表现的情理来安排体制规格，要根据所表现的事物来选择相关材料，要用精要的语言来树立文辞骨干。在办公信息化、现代化的今天，炼字炼意对于公文写作非常重要。一份简明精确的文件更便于收文机关迅速阅读，快速把握其精神内涵，高效地处理和落实。有些公文写作人员为了显示语言功力，大量铺排华丽辞藻，刻意追求排比对仗，致使阅读者难以领会其思想意图，无法依文办事，这就违背了发文初衷，导致事与愿违。

3 公文话语要严谨庄重

公文的权威性、严肃性、约束性、强制性和执行性决定了公文用语必须严谨庄重。严谨指的是公文语言含义确切，文句严整，遣词用句分寸得当，细致周密。庄重意指语言端庄，格调郑重。只有庄重的语言才有助于表明发文者严正立场和严肃态度，从而对受文者的行为产生约束性、强制性影响。

进入公文的词语必须是规范的书面语，一般不得使用口语词、方言词、土话俗语，更不能使用生造词。所用词语必须有确切的含义，要特别注意分辨词语的感情色彩，要仔细辨析语音语调对词语意义的影响，准确表达发文机关的立场和观点，以提升公文的表达效果。同时，还要遵循语言法则，注意行文场合对公文风格的要求，维护公文的权威性和严肃性；要按照公文的受文对象和地域的人情、地情选择词语，特别是向少数民族地区发文，要选择符合其民族接受习惯和理解要求的词语、句子，以更好地便于公文的理解和执行。

4 公文话语要恰当得体

语言运用的恰当得体对于公文写作至关重要。恰当得体，即是要求公文用语必须符合公文文种的特点，符合公文的行文方向和行文关系。具体而言，上行文要使用尊重、谦恭的词语，如敬请、恳请等，体现出下级机关对上级机关的尊重；下行文要使用明确、具体的词语，如“认真执行”、“切实做好”、“迅速办理”等，体现出领导机关的指示性、权威性；平行文要使用商量性、致意性词语，语气要平和，态度要诚恳，如承蒙、当否、请予以支持、意见如何等，切忌使用命令式、告诫式语言，体现出平级单位之间沟通、商量工作的礼貌、协商、支持的礼貌性姿态。恰当得体的语言能够使事情办得更顺利，更畅快，也有助于保持和维护单位之间和谐融洽的良好关系。

5 公文话语要非个人化

公文的公务性决定了它是用以解决单位公众事务的文书。因此，公文的写作者应该站在单位的立场上审视问题，应该从单位全局的视角去看待问题、部署工作。这就决定了公文写作不是个性化写作，写作中不能显示撰写者个人的个性和风格。公文写作者要充分地意识到自己是一个单位的代言人，是代表单位在表达立场和观点，反映的是单位的领导和管理行为。这种“代言人”的写作特点规定了我们公文写作遣词用语必须非个人化，要从个性化写作中跳出来，树立单位角色意识，从单位全局的高度，结合单位领导的意图，起草撰写公文。

总之，对于公文写作而言，规范用语是关键。我们公文写作者应夯实自己的语言功底，加强文字功力的磨砺与锤炼，努力提高自己驾驭语言文字的能力，在具体写作过程中于客观准确、简短精炼、严谨庄重、恰当得体、非个人化用语上下足功夫，力争写出为领导决策出思路、出策略、出方法的精品力作，努力提高办文办事能力。

[1]姜英伟.古代公文写作中的语言艺术[J].秘书工作，2010（11）

[2]陈安吉，颜一平.《文心雕龙》公文写作理论之管窥[J].南京晓庄学院学报，2002（2）