浅谈科技档案与科技文件材料

周嘉辰

（兰州商学院，甘肃 兰州 730020）

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。它的特点是具有参考、利用价值，并需要归档保存的科技文材料。科技文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的所有技术文件的总称。

1 科技档案与科技文件材料的联系

科技档案与科技文件才料关系十分密切。科技文件材料是科技档案的基础与源泉，科技档案是由保存价值的科技文件材料组成的。也就是说科技档案是由科技文件材料转化而来的，没有科技文件材料就没有科技档案。科技档案在一定条件下为科技活动服务时也会转化为科技文件材料被参考利用，它们产生于科技活动之中，又都为科技活动本身服务。

1.1 科技文件材料是科技档案的基础。

科技档案的每一卷案卷都是由若干件具有保存价值的相互关联的科技文件材料组成的。一个单位在某一项科学技术生产活动结束后，经具有专业知识的档案管理者将所有与此项科技活动有关的科技文件材料进行甄别、筛选、归纳，对将来的维修、生产、扩建、科研、法律维权、历史编纂具有参考、凭证作用的科技文件材料以档案管理规范整理归档保存，形成具有保存价值的科技档案。也就是说一项科学技术生产活动中形成的过整理、归类而后被保存的科技文件材料是科技档案。因此，科技文件材料是科技档案的前身形态，科技档案是科技文件材料有条件的转化而来的，它们是同一事物的两个不同发展阶段。没有科技文件材料就没科技档案的形成，科技文件材料是科技档案的基础和来源。

1.2 科技档案在一定条件下转化为科技文件材料。

科技档案存在的价值是被将来参考利用，它经常会以复制件的形式被科技、生产活动所参考、采用。用来作参考依据的科技档案，在参考利用时就转化为此项科技活动所需要的科技文件材料了。如设备制造、生产维修时将保存的相关科技档案复制下，作为参考使用的科技文件材料。因此，科技档案在档案室保存时为科技档案，但它被档案资料利用者以复制、摘抄、扫描等方式利用时，它的内容就转化为被参考利用的科技文件材料了。科技档案要被转化为科技文件材料，必须是科技档案资料的利用者在参考利用时来复制、摘抄、记录，服务于当前所从事的科技活动。

1.3 科技档案与科技文件材料均产生于科技活动之中，又都为科技活动本身服务。

科技文件材料是科技活动中产生的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像带、录音带等材料的总称。任何一项科技活动从开始到结束都会产生许多科技文件材料，这些材料往往每种不只一份，其中有些科技文件材料要上报有关单位，有些要提供给协作单位，有些还要作为科技资料交流发表，因此这部分文件才料是为完成科技文件材料形成阶段的特定的科学技术活动服务的。还有一些科技文件材料，是为日后的科技项目活动查考、利用、服务的，需要保存下来，经过一定整理形成科技档案。因此科技档案也是在科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的，是为完成将来的科学技术活动作参考、凭证为目的而收集整理保存的。

2 科技档案与科技文件材料的区别

科技档案是科技文件资料处理完毕后经分析、整理，对有继续使用的价值的科技文件材料在履行了归档手续后集中保管转化而来。有没有继续使用价值是科技文件材料转化为科技档案的前提，而有没有履行归档手续则是科技文件材料转化为科技档案的界限。

2.1 科技档案与科技文件材料的概念及形成对象不同。

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。科技文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的所有技术文件的总称。

科技档案与科技文件材料虽然都来源于科技活动中，都为科技活动服务，但它们的形成的对象不同。科技文件材料是科技人员在生产、科研、基建及管理活动中按照科技、生产活动的需要有针对性的编制而成，它形成于科技活动中的专业科技人员。科技档案是档案管理员在科技项目活动结束后对有价值的科技文件材料经进行分类、整理、编目、归档保存形成的，是由档案管理员经过档案管理程序整理转化而来的，它形成于科技文件材料的整理者，是科技档案管理人员。

2.2 科技档案与科技文件材料的凭证价值及参考价值不同。

科技档案是在生产、科研、基建及管理活动中形成，由当时的科技文件材料转化而来的真实历史记录，是原始的第一手材料，保存有当时的原始标记，如当事人的签署，机关及个人的印信，有的则是原来影像和声音的记录。总之，它客观地记录了当时的科技活动过程，具有历史凭证价值，成为将来查考利用的真凭实据，成为将来合法权益受损时处理争辩事务的真凭实据。因此，科技档案的凭证价值、参考价值体现在科技活动的结束后。

科技文件材料仅有参考作用，它的价值由科技文件材料的使用者、形成者对其来决定，没有强制的法律约束性。它只适用于现阶段的科技项目活动的参考和利用，它的参考利用价值体现在其形成阶段的科技活动的当时。

2.3 科技档案与科技文件材料的隶属关系及保存单位不同。

科技档案是由继续利用价值的科技文件材料转化而来的，它需要为日后的科技活动服务，因此所有的科技档案在科技活动需要时都可以是科技文件材料。又因科技档案是档案管理者对某一项目的所有科技文件材料进行分类、甄别、整理而形成的，所以不是所有的科技文件材料都是科技档案，只有具有保存价值的部分科技文件材料经过归档手续处理后才能是科技档案。

科技文件材料是科技活动中的科技人员根据科技活动需要编写、复制的，服务于现阶段的科技活动，因此它可以由其形成的科技、生产活动单位管理保存；科技档案是具有保存价值的科技文件材料转化来的，有科技活动结束之后的继续服务价值，因此只能由具有专业保存技术、管理技术的档案管理机构实行统一集中的保存管理。

总之，科技档案与科技文件材料既有联系又有区别，它们是不同的两个概念，很多不了解的人将科技档案与科技文件材料混为一谈，认为科技档案就是科技文件材料，科技文件材料就是科技档案。认识它们之间的联系与区别对科技档案管理具有重要的意义，这有利于科学的划分科技文件材料的归档范围，更有利于保障科技档案的质量。