大隆水利枢纽工程档案现代化管理特点

王显华

(三亚市海棠湾开发建设有限公司，海南三亚 572000)

大隆水利枢纽工程建设项目档案工作，在认真贯彻执行国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等规范标准的同时，积极推广档案电子化管理，在建设项目档案现代化管理过程中具有如下特点:

1 坚持项目档案全过程管理，确保项目档案完整、系统

大隆水利枢纽工程建设项目档案具有规模大、数量多，独立性强、专业性强、利用需求时效化等特点，项目档案管理工作渗透在项目建设的每个阶段、程序、环节中，档案材料的形成、收集、整理归档必须从源头抓起，贯穿于项目建设过程的始终。在档案行政主管部门、项目建设、设计、施工、监理等各单位的全方位参与下，实施前期介入、中间控制纠正、后期核查、验收把关的全过程控制管理模式。

1)项目前期准备阶段制定计划。结合工程建设的内容、特点、工作目标、工程所涉及的部门和人员，将产生的文件类型及内容，工程的时间进度等，制定工程档案工作的初步计划，明确归档要求、内容、标准、责任、组织等，规定工程文件的分类原则、分类方法以及类目设置范围，制发项目竣工文件材料编制办法，作为开展项目档案工作的指导依据。

2)项目开工建设阶段统一标准。工程建设项目参建单位诸多，工程原始资料的形成就会标准不一，这样会直接影响日后竣工档案案卷的质量。针对这一特点，在工程开工之时制定档案标准，对参建单位制发《竣工文件编制方法》、《竣工文件案卷质量标准》、《档案分类方案》、《档案编号及其结构模式》等依据文件，详细规定项目档案的形成、积累和管理等要求，明确设计、施工、监理及建设等单位在项目档案工作中的职责及分工范围，工程项目的归档内容、归档时间、数量、质量以及相应的检查、控制及审查措施。统一档案盒、案卷封面、案卷签名页、案卷扉页、卷内目录、备考表，为施工阶段档案资料收集、整理规范化创造了条件。

3)工程建设阶段实时跟踪。按立项、设计、施工、验收等过程，明确每个结点中的归档文件、归档时间及文件质量，落实对工程项目资料的跟踪、监督、检查、业务指导等工作，将档案工作与工程建设完全融合起来，与工程建设同步开展相应的档案归档，与工程实体质量同等重视工程档案质量，在检查工程实体质量、进度的同时，同步检查、验收所对应形成的档案，并通过相关具体制度、措施来保障落实。

4)项目交工、竣工阶段总结反馈。将平时同步归档的项目档案系统汇总，全面梳理，发现问题及时调整。通过预验收、专项验收，进一步反馈档案中仍存在的问题，进一步完善档案质量，项目档案移交前完善到位。

全过程管理模式不仅大大减轻了以往工程总体交工验收时集中整理整改所带来的巨大消耗和压力，避免了工程后期档案资料难以收集、质量难以保证的不良后果，而且通过采取多种措施控制，保障了工程项目档案的各个管理环节自始至终处在受控状态。

2 坚持建设项目档案目标管理、制度管理、标准管理，不断提高项目档案工作的内在质量

1)目标管理。大隆水利枢纽工程建设项目档案工作始终以“建一流工程、创一流档案”为总目标，明确将工程项目档案工作质量列为工程项目管理质量目标体系的一个重要组成部分，建设项目档案工作质量与工程实体建设质量同等重视，制定项目档案管理目标与具体方针，纳入项目竣工文件编制办法以及项目档案管理的一系列规定中。

2)制度管理。根据工程项目档案形成、收集、整理、归档、移交、保管、利用等各管理环节，制定出一系列具有可操作性和针对性的档案管理制度。同时，还结合工程项目档案管理的薄弱环节制定一系列具体措施，来保证管理制度的有效贯彻与执行，切实保障工程档案的内在质量。

3)标准管理。制定档案统一执行标准，将项目档案分类方案、归档范围、保管期限，结合工程实际情况制定项目档案编制实施细则，要求做到档案保存要安全、资料要完整、内容无错漏、分类要规范、卷面要整洁、归档要及时，要达到争创国家鲁班奖的标准。通过标准的建立，不仅大大推动了建设工程档案标准化程度，而且对其他工程项目的档案管理也起到了借鉴参考作用。

3 建立完善档案管理机制，切实保障建设项目档案工作的开展

大隆水利枢纽工程建设项目档案管理按照统一管理、分级负责的原则，推行了档案工作网络管理的模式，以项目建设单位为主干，将各设计、施工、监理等参建单位纳入网络，责任到人，任务到人。建立由公司副总经理为组长，各业务部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责项目档案的整体规划、决策、协调、监督与管理;下设档案工作小组，成员由专、兼职档案员组成，负责协助管理外部参建单位档案和内部业务部门的原始资料的收集、立卷、归档工作;设立档案室，负责项目档案的集中统一管理，专职档案员全面负责工程项目档案业务的指导和监督、检查工作。通过横向到边、纵向到底的全方位网络管理模式，项目档案管理任务逐级分解，落实到人，大大提高了管理效率，为项目档案管理工作有组织、有层次、有计划地开展提供了良好的内、外部条件，为形成项目档案工作齐抓共管的良好局面奠定了基础。

4 纳入合同管理，形成对建设项目档案工作的有力控制

推行合同制管理，将档案管理工作内容纳入合同条款，在合同中，专门明确竣工档案(文件)的编制费用，专款专用，并同时提出竣工档案(文件)的提交内容、数量、质量、时间等标准要求，以及工地档案管理设施设备的配置标准。在施工、监理合同中明确一定比例的竣工档案质量保证金，根据项目档案完成的质量情况，由建设单位会同监理单位，对项目档案的质量和现场管理情况进行检查，对于项目档案不符合编制、管理要求的单位，采取暂停结算工程款等措施，直至整改到位。

5 强化档案业务指导与监督，推动建设项目档案管理的深入发展

大隆水利枢纽工程项目施工点多面广，各参建单位项目管理水平、档案管理人员的业务素质不尽相同，如何统一项目档案编制工作标准，提高项目档案管理人员的整体水平，以解决好工程项目档案管理中标准理解不一致、执行不到位的问题，是决定项目档案整体质量的关键所在。建设单位充分发挥档案管理的指导作用，除要求参建单位执行国家档案局、部、省有关重点建设项目档案管理法规、制度、标准外，还在项目建设中推行项目档案预立卷及首件档案认可制、项目两级督察制、预验收制以及强化交流培训等措施，将建设项目档案管理的要求具体细化落实。

1)推行建设项目档案预立卷及首件认可制。要求参建单位建立工地档案室，与工程建设进度同步收集所产生的档案文件，并且一律按照项目竣工文件编制统一要求进行预立卷归档，采用“首件档案认可制”，请参建单位技术负责人和档案人员共同参加，由项目建设单位对各参建单位档案预立卷和首件档案整理工作进行现场指导，各单位按照标准要求开展首卷档案的立卷整理，直至首件档案通过检查认可，并以此作为后续档案的整理样本。通过实际操作，现场指导、互相观摩，切实规范参建单位档案整理质量。

2)推行建设项目档案督察制。由于资料整理琐碎，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付，如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料。由省档案局、大隆公司共同组成检查组，定期、不定期深入施工单位和监理单位进行现场检查，对工程建设项目档案工作进行督查，组织现场学习交流，召开总结会提出检查中存在的问题督促整改，从而有效地控制了工程档案的编制质量。

3)推行建设项目档案预验收制。在项目交工、竣工档案专项验收前大隆公司联合省档案局组织开展档案预验收，再由水利厅组织完成项目档案的专项验收。通过预验收对项目档案总体情况进行预先检查，发现问题和不足，要求在档案专项验收前整改完善到位，通过档案专项验收，对工程审计、决算等扫尾工程后续档案文件的收集归档进行查遗补漏，重点检查全部项目档案整改完善情况，全面评价项目档案质量，从而进一步严把项目档案质量关。在预验收时，特别要求项目监理单位针对项目档案的形成、归档质量以及档案内容，数据的真实、准确性，文件材料的齐全、系统、规范性，提交档案质量审核报告。通过预验收和专项验收，对项目档案质量进行双重把关，确保档案符合规范要求。

4)推行建设项目档案管理工作交流培训。从项目开工起，公司组织工程管理人员、监理人员、施工单位项目经理和档案资料员等不同对象参加大型专题培训、经验座谈、现场交流观摩，邀请国家档案局、水利厅档案处有关专家、领导就项目档案管理、业务标准、规范、案卷质量要求、分类编号及文件材料编制过程中的要点等内容，有针对性地开设讲座、现场咨询、集中答疑，使得档案工作人员业务素质和实际操作能力得以提高。通过“请进来、走出去”多种形式的培训交流，加强了各参建单位档案工作的交流，互相取长补短，不断开拓工作思路，日益提高项目档案管理与业务水平。

6 应用新技术、新手段，提高建设项目档案管理科学水平

为全面提高大隆水利枢纽工程建设项目档案管理水平，以工程档案的标准化、电子化、信息化管理来推进档案管理现代化进程，提高项目档案管理的科学化程度和科技含量。该项目档案管理系统的应用，实现了局域网内可查阅档案目录及浏览原始文件，全面采用档案电子化同步管理模式，对工程建设期间从文件的形成、收集、整理到立卷归档全过程都提供了完备的动态信息采集、管理控制，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程、工程结束以后抓档案”的事后控制，变为全程动态控制，有效促进工程档案与工程建设同步实施。项目建设单位档案资料的收集、归档工作紧扣工程同步推进，很好地解决了工程档案归档和质量控制的难题，同时也实现了为工程建设同步提供档案信息利用服务。

通过应用项目档案信息系统，档案的电子化管理贯穿于各参建单位项目建设的全过程，同步形成电子档案。各参建单位在工程标段实体交工前即整理出全部工程纸质档案和电子档案以及电子原文，进一步保障了项目档案纸质档案与电子档案的质量。

特殊载体档案是形象再现工程建设全过程的宝贵记录，特殊载体档案的收集与归档具有特殊性，所以要做到同步归档就更加困难。对于声像档案，一方面聘请专业摄影师跟踪记录工程建设实况，另一方面依靠建设、施工、监理等各方单位的自身力量收集第一手资料，双管齐下开展收集。在工程建设的不同时期和阶段请专业单位对工地进行航空拍摄，将收集到的音像资料分类归档保存，积累项目照片几千张，为工程音像档案资料管理提供了保障。

7 结语

大隆水利枢纽工程采用了先进的档案管理模式，确保了档案归档与工程建设同步，为工程竣工验收提供了可靠的保障，为申报“大禹奖”、“鲁班奖”创造了有利条件，实现了为“一流工程建一流档案”的目标。该工程获2008年度“中国水利优质工程(大禹)奖”，获2009年度“中国建设工程鲁班奖”。

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