关于企业档案管理工作中的几点认识

王丽华

(哈尔滨市群力投资有限公司)

关于企业档案管理工作中的几点认识

王丽华

(哈尔滨市群力投资有限公司)

结合企业档案管理工作的实际情况，从企业档案管理工作存在的问题入手，着重分析加强企业档案管理的若干措施，对企业档案管理工作有着一定的参考借鉴价值。

企业;档案管理;问题;措施

1 企业档案管理工作存在的问题

1.1 档案没有正确划分信息的范围

在企业档案管理工作中，出现很多范围模糊的档案管理情况。部分档案按照企业工作内容来进行划分，部分按照时间段来进行划分，或者按照作者来划分，由于划分的要求不同，导致一些档案出现了重复录入的情况。企业档案存放的时间越久，档案的划分范围就越混乱，在需要的时候，无法及时调出相关档案，严重影响企业工作的进展。

1.2 部分档案缺失序号、目录或页码

由于长时间不规范的管理，企业档案中出现了很多档案序号缺失的情况。部分档案由于年代久远，档案序号已经模糊，无法辨识，甚至序号发生丢失现象。管理人员没有及时对残缺的档案进行整理和恢复，导致现象愈来愈严重。一些案卷没有卷内目录，引发无法检索现象;一些案卷没有标全或未标记页码，在使用中丢失部分页码也很难发现，这严重影响和制约企业档案管理水平的提高。

1.3 档案的存放、标题、装订方式不规范

存放现象混乱是目前企业档案管理工作中非常普遍的一个问题，档案存放的划分方式有以下几种：时间、职能部门、管辖权限、文种等。但是管理人员在存放档案的时候，没有将其放置在正确的范围之内，多次随意放置导致了严重的混乱现象;管理人员在撰写案卷标题时候的随意性较大，没有按照规范的方式进行撰写，撰写出来的标题没有贴合主体内容，或者标题缺失基本要素;采用的装订方式不适用，部分页码出现脱落、丢失。

2 提高企业档案管理水平的措施

2.1 树立档案规范化管理的正确理念

正确的管理理念在实际工作中起着引导的作用，能够有效推动企业档案管理工作走上可持续化的发展道路，提高企业档案管理的整体水平。管理理念是企业档案管理工作的核心，其理念正确与否将直接决定档案管理工作的水平及质量高低。企业档案主要管理者应该设置适当的管理岗位，正确划分各个岗位的工作内容及范围，实施岗位责任制，让每一个档案管理者在实际工作中都能做到有法可循，让企业档案管理工作逐渐呈现井井有条的局面。在档案管理工作中，主要管理者应该广泛采纳意见，制定各项最佳的规章制度，以规范实际的管理工作。

2.2 加强档案的基础管理

档案管理对企业各项工作有着非常重要的作用，科学的档案管理可以促进企业各项工作的顺利进展，为企业提供一定的参考借鉴价值，但由于各种原因，企业对档案管理工作的重视不够，企业档案库房通常比较简陋，经常出现档案丢失或者档案损坏的现象，严重影响企业档案管理工作的顺利进展。对此，企业应加强档案的基础管理，改善档案的库房环境。在档案日常管理工作中，应注意档案库房内的卫生，保持档案库房的整洁干净，同时注意防虫、防潮以及防火等事项，当出现地震或者洪水等灾害时，应将档案资料送往安全的地带，确保档案资料不受损坏。在档案基础管理工作中，还应加强档案的储存工作，确保档案储存的安全，避免出现破坏或者盗窃事件。

2.3 提高档案管理工作者的素质及能力

档案工作人员的管理意识对整体管理工作水平及质量产生着非常深远的影响，因此在实际操作中，要求工作人员具备较高的能力及素质，以饱满的热情投入到工作中。如果管理人员没有具备强烈的档案意识，在实际工作中很难全面掌握档案资料，或者不能正确进行管理工作。管理人员所掌握的档案法制知识、留存档案手段都是非常关键的，只有具备这些必要的管理知识及手段，才能在顺利开展档案管理工作。

2.4 制定适用有效的奖惩制度

组建并持续完善相关的档案管理奖惩制度，并确保能够切实贯彻落实这些制度，从源头抑制一切影响正常档案管理工作的因素，保障档案的全面性及完整性。依据制度中的相关标准，定期检查管理人员的工作绩效，并将其日常工作详细记录起来。在档案管理人员的考核中，要严格按照奖惩制度来要求其工作内容及范围。契合管理职员工作性质的奖惩措施才能起到根本的作用，把工作核查制度摆到与其他管理工作同等的位置，这样才能引起管理职员的重视，在保存收集相关美术档案材料的时候，才能做到仔细认真。

2.5 提升工作人员使用计算机的能力

近几年来，随着信息化时代的快速发展，企业一些落后陈旧的档案管理方式已经无法满足新时期的工作要求，原有的档案管理方式既不能契合现代化档案管理的发展步伐，也无法适应计算机网络化管理的根本要求。计算机网络化管理模式具备迅速处理分析杂乱庞大信息和数据的能力，是一种先进的现代管理手段。但是如果想要正确应用计算机来处理分析数据，其使用人员应该具备充足的电脑知识及能力，确保录入计算机中的每一项原始信息及数据都能具备高度的准确性。档案管理现代化的前提条件是具备高素质的管理人员，才能做好信息和数据的收集、整理、输入等一系列工作。所以企业应该鼓励档案管理人员积极参与各种计算机培训班，掌握先进的计算机管理技术。

2.6 强化档案信息的网络建设

信息科技化逐渐涵盖人们的日常生活，网络信息已经成为人们工作生活中的好帮手。网络信息的覆盖范围非常广，传播速度超越了空间和时间的限制，使信息的时效性得到了充分的利用。在全球信息化的浪潮的促进作用下，信息资源共享也面临着更为严峻的考验，企业应该持续强化档案信息网络的建设，结合先进的网络手段及时收集、整理相关的档案。企业档案信息能够让利用者在较短的时间里快速查阅、检索、下载资料，并能快速整合分散的档案信息，满足广大员工的潜在需求，达到充分共享档案资源的目的。如果企业不具备全面的档案网络管理，将会与信息时代的发展速度脱节，无法实现先进文化体系的要求，档案的信息资源也无法有效贯通。

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