高校二级学院科研秘书工作探微*

郭锦榆

(福州大学，福建 福州 350108)

高校二级学院科研秘书工作探微*

郭锦榆

(福州大学，福建 福州 350108)

高校二级学院科研秘书不仅是联系学校科技处的重要纽带，更是沟通学院领导和其他教职工的润滑剂，发挥着承上启下，举足轻重的作用。本文通过分析二级学院科研秘书的工作职责及特点，提出其所应具备的素质，并就如何提升科研秘书工作能力的途径进行深入探讨。

科研秘书;科研管理;二级学院管理

在科学技术突飞猛进的时代，高校科研工作在我国科学技术研究工作中占据了重要地位。国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006－2020年)指出:大学是我国培养高层次创新人才的重要基地，是我国基础研究和高技术领域原始创新的主力军之一，是解决国民经济重大科学问题、实现技术转移、成果转化的生力军。很多高校都积极推进校、院二级科研管理机制，进一步深化内部管理科研管理机制体制改革，优化科研资源配置，提高科研质量以及科研管理效率，以便建设高水平研究性大学。在这种管理机制下，高校二级学院科研秘书不仅是联系学校科技处的重要纽带，更是沟通学院领导和其他教职工的润滑剂，发挥着举足轻重的作用。因此，准确理解二级学院科研秘书的工作职责及特点，积极探讨提升自身工作能力的途径，具有重要的理论意义和现实价值。

一、科研秘书的工作职责

二级学院科研秘书作为高校科研管理队伍中的基层群体，其职责一方面是辅助领导并根据领导的授权安排，做好对科研人员和科研项目的管理;另一方面是积极主动为科研工作创造条件，协调各方面的关系，及时报告协调情况和协调内容［1］。具体来说，可分为以下四个方面:

1.日常工作

(1)组织学院各类科研项目的申报工作。实时关注和了解学校科研处有关各类科研计划项目申报事宜的通知，通知相关教师，提供有关申报所需的指导性材料，并积极协助院领导组织和协调各类科研项目申报工作。

(2)协助做好立项项目的组织实施和管理工作。熟练掌握和运行各科技项目计算机管理系统和申报软件。建立各类立项项目的技术档案，做好技术档案资料的管理工作。

(3)适时督促、检查项目计划执行情况，对于执行和进展异常的项目，要及时向分管领导报告。

(4)及时督促到期科研项目的结题工作，并现场查看项目完成情况，审查项目是否符合结题条件。对于申请延期的项目，要督促项目负责人及时联络各级项目管理部门在规定期限内办理延期手续。

(5)积极组织科研人员做好成果鉴定、专利及各类科研奖项的申请申报工作。

(6)负责学院教师科研工作量的统计与津贴核算工作，以及各类科技奖励津贴的核对发放工作。

(7)负责学院学科建设与科研工作的校内外宣传与报道。

2.文字工作

(1)协助院领导制定本学院科研工作发展规划、各类科研相关工作的文件，规定与办法。

(2)协助院领导制订学院学科建设发展规划、各类重点学科建设规划、学位点建设与申报工作。

(3)认真做好年度工作总结报告和统计年鉴工作。

3.外联工作

(1)协助院领导，做好各方面的联络工作，保障科研项目顺利开展。

(2)协助院领导开展学术交流活动。

4.突发工作

完成科技处和院领导交办的其它工作。

二、科研秘书的工作特点

1.复杂性

科研管理工作内容繁多，涉及项目、成果、学术交流、考核奖励等。科研项目根据来源不同，可分为国家级项目管理、地方政府项目管理、校级项目管理和企事业单位委托项目管理;根据经费来源渠道不同，可分为纵向项目管理和横向项目管理;根据项目进展的不同阶段，可分为项目申报管理、项目进展管理、项目变更管理和项目结题管理。不同类型的项目其科研内容、管理规定均有不同，因此其科研管理过程也不同，这决定了科研秘书工作的复杂性。

2.辅助性

学院领导既承担行政工作，又承担教学、科研任务，工作不可能做到面面俱到。这就要求科研秘书不仅要及时完成领导布置的工作，还要积极主动深入基层调查了解，收集整理资料，提出预选方案，为学院领导提供决策依据，并及时督促、落实和反馈工作中的问题及基层反映情况，做到:不是领导，贴近领导，不在其位，参谋其政，不管也管，办事超脱，没有权利，辅助权利。

3.服务性

科研秘书作为基层管理人员，其主要任务是为一线科研人员提供科研服务，积极为他们提供科研政策解释、质疑，如查阅相关文件和资料，向有关部门咨询相关政策;及时传达各种项目申报、科研奖项申报等科研信息并协助做好项目申报工作;了解项目执行中存在问题，及时协调各方面以便帮助科研人员解决问题;协助科研人员做好项目结题、资料提交工作。

4.保密性

科研秘书在日常工作中不仅要办理相关工作文件，还要管理档案，常常接触大量的内部信息和文件，而且参与科研人员的项目申报，涉及到科研项目的秘密成果等。这就要求科研秘书要严格遵守保密法纪，做好保密员的角色，严守国家秘密和个人隐私，对保密事项要做到能说的说，不能说的一字不吐［2］。

5.重复性

科研秘书的许多工作都是日常重复性工作。如每天上班都得查看学校通知，然后将科研信息短信或邮件通知给相关教师;撰写工作计划、总结等等。

三、科研秘书的素质要求

1.过硬的政治素质

过硬的政治素质是科研秘书工作的本质要求。科研秘书作为领导的助手，肩负着上传下达的职责，其政治方向、政治立场、政治纪律、政治敏锐性不仅影响学院的方针政策，还影响学院的形象和威信。只有拥有丰富的马列主义理论，才能够在工作中做到理论联系实际，才能够在工作中不断进取，与时俱进［3］。科研秘书要善于从政治上分析问题，自觉从先进世界观的角度把握事物的本质和发展方向，通过正确的途径和方法解决工作中遇到的问题。

2.优秀的精神素质

优秀的精神素质是科研秘书工作的基本前提。科研秘书的日常工作往往比较繁杂和琐碎，且所做的工作也大都是默默无闻。因此，要胜任这项工作必须具备优秀的精神素质。一是乐于奉献的敬业精神。科研工作大都具有很强的时间性，如项目申报、结题等工作必须在一定时间内完成，这就需要科研秘书在工作中保持清醒的头脑，按照时间节点做好每一项工作，甚至需要加时加班，赶工完成。二是开拓进取的创新精神。科研秘书必须按领导的意图办事，但不意味着只是普通的“传话筒”，要积极主动思考问题，勇于创新、善于灵活应对，根据不同的形势、任务、要求的新变化，大胆改革创新。三是协同合作的团队精神。科研秘书是行政办公室的成员之一，应该从学校、学院的整体工作出发，以高度的责任心、团结合作的工作态度，齐心协力完成各项工作。

3.良好的业务素质

良好的业务素质是科研秘书工作的重要保证。在很多人观念中，科研秘书不过是跑跑腿，传达信息，做些不起眼的小事，任何人都能担当这项工作。其实不然，科研秘书不但要具备秘书必备的业务能力，如较强的文字处理能力、语言表达能力、档案管理能力等;还必须具备本学科的专业知识。由于科研秘书的服务对象是学科领域中学历层次高、知识范围广的科研人员，只有熟悉本学科甚至其他相关学科的科研情况以及本学科在国内外所处的水平、地位以及今后发展方向，才能够与科研人员深入沟通，了解他们的工作状况，对科研中出现的问题做出正确判断和有效处理;才能够在起草相关的科研工作文件时游刃有余，使领导和教师满意［4］。

四、科研秘书素质的提升途径

1.加强学习，提高自身素质

罗曼·罗兰说:“成年人慢慢被时代淘汰的最大原因不是年龄的增长，而是学习热忱的减退。”面对日新月异的信息时代，科研秘书只有从看、听、读、练、写上下工夫，不断加强政治理论学习，刻苦钻研业务知识，努力改进工作方式方法，才不会被时代所淘汰。具体而言，就是多看别人的工作方式方法，深入分析、系统学习上级、平级、下级、年轻、年长的秘书的理论观点、语言表达技巧等，通过了解他们的成长过程，扬长避短，让自己少走弯路;多听别人的意见、建议和心得体会，从中借鉴成功的经验，丰富工作阅历，增长实践才干;多读国内外有政治影响的理论、思想及讲话，去粗取精，活学活用，增强认识问题、分析问题和解决问题的能力;做到勤练脑、勤练身、勤动手、勤练口，通过严格的自我训练加强自身内在素质;在看、听、读、练的基础上，不断总结实践活动，形成思维上的灵活敏捷、认识上的条块结合、能力上的巩固提高。

2.重视培训，提升工作能力

《诗经》上提到:“他山之石，可以攻玉”。作为科研秘书，要不断吸收外校、外单位科研管理中的精华，丰富自己，使自身的科研管理水平不断提高。而培训则是提升科研秘书工作能力的重要途径。学校应采取多种途径有计划地开展岗位培训，对内可举办项目申报、科研奖励申报、专利申请等专业培训班，对外可提供进修深造的机会与条件，参加由主管部门、行业协会等主办的秘书短期培训，以此加强校内、校际科研秘书之间的交流，开拓视野，增长知识，提升其工作能力。

3.完善制度，激发工作热情

规章制度是衡量工作规范化、科学化的重要指标之一，将直接影响科研秘书工作程序、质量和效率。二级学院应从工作职责、应有权利及享受待遇等方面建立完整的规章制度，以发现问题、解决问题、促进学科发展为目的，以奖优罚劣为手段，建立一套促进科技管理良性循环的激励机制，最大限度地激发科研秘书的工作热情，促使科研管理向着规范、科学、高效的方向发展。

总之，随着社会的不断进步、高等教育的不断发展，高校二级学院科研秘书将面临着新的挑战和机遇。这就需要科研秘书在充分认识和正确定位的基础上，有意识地提高自身素质和工作能力。这样才能为学校、学院的科学发展、跨越发展提供全面而优质的服务。

［1］蒋宇.浅谈高校二级学院科研秘书的工作定位［J］.教育与人才，2011，(18):91 －92.

［2］张妍勤.论高校二级科研管理中科研秘书的素质建设［J］.理论与当代，2008，(5):44 －45.

［3］易丽丽，杨云芳，楼笑梅.高校二级学院科研秘书应具备的素质［J］.高教研究，2006，(10):30－31.

［4］蓝蔚青.高校二级学院科研秘书管理方法工作探析［J］.科技创新导报，2010，(4):236 －237.

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