探讨医院图书馆对数字声像资料归档的管理*

梁耀祥

(广州市精神病医院图书馆，广东广州510370)

探讨医院图书馆对数字声像资料归档的管理*

梁耀祥

(广州市精神病医院图书馆，广东广州510370)

数字声像技术是现代科学技术发展的一种产物，随着数字声像资料与日俱增。不少数字声像资料散存放在各部门，形成数字声像资料归档难、开发利用更难，造成医院数字声像资料失控或流失的混乱局面，严重影响了医院数字声像档案的永久保护及开发利用。针对上述存在的问题，医院图书馆就数字声像资料的归档管理进行探讨。

医院图书馆;数字声像;资料归档;管理

随着现代科学技术的发展，医院图书馆声像档案管理从最初的银盐感光材料胶质、纸质载体，经历了通过扫描设备转换为数字化管理的阶段，到目前通过数字摄影机直接获取的数字照片。录音、录像制品也从模拟的磁带方式过渡到数字化光盘或使用数字录音设备、数字摄像机直接生成数字录音、数字录像资料的历程，声像档案管理制度应随科学的发展增补“数字声像档案管理制度”。做好对数字声像资料的收集、归案管理与开发利用，是当今医院图书馆值得研究的任务之一。

一、制定医院数字声像资料归档管理方案

1．建立医院图书馆数字声像档案管理制度。医院要改变数字声像资料归档难的问题，首先争取主管院长的重视。医院领导重视是做好数字声像资料收集、归档工作的重要保证。只要有医院领导重视，才能调动起各级管理人员的积极性。由医院办公室主任、专职档案人员草拟修订《医院声像档案管理制度》方案，结合当今医院发展，在原有《医院声像档案管理制度》的基础上增补“医院图书馆数字声像档案管理制度”［1］。便于制度的落实，需医院办公室行文，建立制定一整套切实可行的工作细则，规范“数字声像资料收集、归档管理”方案。使各级执行人员有章可循，明确责任，依照规章制度管理，逐渐养成数字声像资料自觉归档习惯。

2．加大宣传力度，提高档案意识。医院图书馆数字声像档案要在院内部职工有共识，应该利用医院办公会议宣传，引起全院工作人员广泛关注，提高全院工作人员档案意识，特别是提高各部门主任和兼职档案人员的档案意识。医院的刊物、宣传栏是非常重要的窗口，要在固定的版面，定期更新、宣传档案知识。宣传医院整体建设情况，以大量素材充分展示医院发生的重大事件，医护人员在医疗、教学、研究等各项工作中所取得的辉煌成就，展示医院与国内外同行交流合作情况，展示具有历史价值的老照片，力求引起全院工作人员关注。要让全院工作人员认识到搞好医院数字声像资料收集、归档工作不仅是医院档案室的事，也是各部门的事，更是医院的大事，营造出良好的氛围［2］。专职档案人员与各部门兼职档案人员，要善于抓住机遇，结合医院和各部门当前的中心工作，开发利用声像档案材料，以生动的实例展示出来，发挥声像档案的自身宣传教育作用。

3．拟定收集部门对象，沟通收集渠道。要实现数字声像资料收集完整，就要结合医院实际情况，建立沟通收集渠道，由医院办公室协调各部门主任做好落实医院数字声像资料归档工作。采取多样性与广泛性的全面征集。(1)重点部门重点科室重点收集。就广州市精神病医院而言，医院办公室等各行政职能科室、神经(内、外)科、早期干预科、精神分裂症科、情感障碍科、医学心理科、睡眠障碍科、老年精神科、精神活性物质依赖科、精神病防治所、司法精神鉴定所等部门，为形成数字声像资料比较多和比较集中的部门，因此档案室的专职档案人员要经常深入到这些部门，及时沟通，对保存在各部门属于归档范围的数字声像资料要重点收集;(2)重点人物直接征集。对兼职档案人员(摄影、摄像人员)辅导业务，了解情况，多方协调，登门收集或征集;(3)广泛性的全院征集。对散存在个人(离退人员)手中、属于归档范围的数字声像资料，通过网络传输征集文件或实施登门征集等形式寻求，以无偿捐献为主，有偿征集为辅，两者相结合等方式广泛征集。

4．提供良好的保存环境，增强服务意识。专职档案人员要从长久存贮和开发利用考虑，医院档案库房不应设立在楼宇的顶层，要按数字声像档案要求，保证恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等，要努力营造条件，力求妥善保管，可参照《医院声像档案管理制度》规定进行归档、分类、组卷、编目，用数字声像档案专用的恒温、恒湿、防磁的箱柜存放，尽量延长数字声像档案的寿命。提供良好的保管环境，使立档部门觉得将数字声像资料放进档案室放心、省心，从而提高数字声像资料的收集率。专职档案人员要增强服务意识，消除立档部门不必要的疑虑——归档容易，借档困难［3］。不但要随时欢迎立档的各部门前来档案室查询、借阅，还要做好数字声像档案信息资源的开发利用，主动为各立档部门提供服务。

二、保证数字声像资料质量

为提高医院图书馆数字声像资料的归档质量，专职档案人员有计划地组织各部门的兼职档案人员进行摄影、摄像知识的培训，定期举办不同类型的数字摄影、数字摄像讲习班，聘请一些资深工程师、摄影师、摄像师讲授数字摄影、数字摄像技术等相关知识，其中包括:新闻摄影要素、采访技巧、数字摄影机、数字摄像机的结构与工作原理、技术操作要领、光学知识、构图技巧、数字摄影、数字摄像创作技巧、非线性编辑技术的应用、艺术作品的鉴赏等相关知识。同时举办各种形式的数字摄影、数字摄像讲座，使每位兼职档案人员都有一个展示数字摄影、数字摄像作品的平台拟促进交流机会，只有不断提高兼职档案人员的数字摄影、数字摄像技术和艺术修养，才能够提高数字声像资料的归档质量。

1．明确医院图书馆数字声像资料归案范围。熟悉医院声像资料归档的范围，提高医院数字声像归档管理意识，做好医院数字声像资料的归案工作并非只是档案管理部门或者专职档案管理人员的事，也是全医院乃至全社会的大事。而各职能科室负责人的重视、支持，是搞好数字声像资料归案工作的重要保障。所有在医院活动中生成，反映医院各项工作与重大活动，具有历史参考价值和开发利用价值的数字声像资料都属于收集、归案范围，包括如下几个方面:(1)医院各项建设，反映医院不同历史时期的院容院貌，国家重点文物建筑物，各个工程项目的奠基仪式，竣工典礼，医疗设备等的数字声像资料。(2)历届医院领导照片，反映历届医院领导的数字声像资料。(3)各种重大活动，反映医院召开的各类重要学术会议，重要会议、重要庆典活动、重大事件、重大科研成果、创新成果等活动的数字声像资料。(4)各种医疗护理业务，反映医疗护理活动，各级医疗护理查房、医疗护理质量检验等的数字声像资料。(5)各种理论学习，反映医院主办、承办、协办的全国、省、市各类的精神卫生和心理卫生学习班，神经、精神疑难病例讨论会等的数字声像资料。(6)各种对外交流活动，反映医院与国内、外知名专家、学术团体来医院访问、学术交流，以及医院领导、专家外出访问、交流等活动的数字声像资料。(7)各种精神康复活动，反映医院精神病患者参与康复治疗、音乐治疗、工娱治疗等精神康复活动的数字声像资料。(8)各种社区服务活动，反映医院各类社区精神卫生公益服务，精神卫生知识宣传、义诊、心理卫生咨询，送医送药，精神疾病调查活动等的数字声像资料。(9)各级领导视察参观，反映国家卫生部、省卫生厅、市卫生局等上级领导来医院视察、调研、检查等公务活动的数字声像资料。(10)各项文体活动，反映医院组织职工的各种文体、文艺汇演，调演等活动的数字声像资料。(11)各项荣誉称号，反映医院科研成果，各种表彰授奖及局级以上授予的荣誉、奖状、证书、锦旗等实物的数字声像资料［4］。

2．数字声像资料归档鉴定。对数字声像资料的鉴定包括质量、原始性和真实性的鉴定。数字声像资料比较容易被修改，这样使数字声像档案的原始性、真实性难以得到保证，作为专职档案人员或兼职档案人员应该有尊重历史、凭着对医院负责、对社会负责的档案职业道德。在收集数字声像资料时要做好查验工作，认真细致地鉴定每一份数字声像资料，鉴定数字声像资料是否经历过修改、添加、挖补、合成等技术处理，力求保证归档后的数字声像档案具有原始性与真实性。

3．提高数字声像资料的归档率。除了唤醒全院职工的数字声像档案意识外，还要加大宣传力度，加强对摄影、摄像人员的技能培训，提高数字声像资料质量。制定医院图书馆数字声像资料归案细则，各级责任人要职责分明，明确数字声像资料档案的内容、范围以及移交的方法，数字声像资料归档工作列入考核范围(科部主任、兼职档案人员、专职档案人员)。确保数字声像资料的安全性、原始性和真实性，规定归案期限，数字声像资料处生成起一个月内由部门宣传员送科部集中统一档案部门归案。专职档案人员除登录医院办公自动化系统，搜索医院、科部信息动向外，还要深入各部门协助兼职档案人员解决数字声像资料归档问题，有责任催促各科部把数字声像资料按期限归案，并办好移交归档手续，有效地提高数字声像资料的归档率。

三、医院图书馆数字声像档案分类

医院图书馆数字声像档案是使用数字设备，围绕着医院建设、发展具有代表性的事件，以客观、真实、直观、形象、生动的视听形成的数字档案，具有很强的资料收藏价值［5］。其主要划分为:数字照片档案、数字录音档案、数字录像档案三类。

(一)数字照片档案数字照片档案是由单张的或一组数字图像资料组成。数字图像资料又分为扫描仪形成的数字图像资料和数字摄影机直接生成的数字图像资料两种。医院图书馆数字图像资料主要来源于数字摄影机直接生成，其内容往往是医疗护理、科研教学、行政管理活动等的数字图像资料，是医院珍贵的历史资料和形象病例资料。是医院建设和管理等数字图像资料库，也是医疗辅助诊断的重要依据。

1．数字照片档案的整理可借鉴传统照片档案整理的方法。完整的数字照片档案主要由数字图像档案、数字纸质照片档案、以及数字纸质照片档案的文字说明三部分组成。(1)数字图像档案文件可以参照传统底片档案方法建立，可用一张光盘代替一册底片档案来整理，数字图像档案的编号对应数字纸质照片档案的编号，数字图像档案也按照一个事由或一个专题进行分类、分组，一组数字图像档案建立一个文件夹，并按第一个数字图像档案生成的时间(年月日)，然后加上事件或专题名称来命名。(2)由数字图像档案冲洗成的数字纸质照片归档整理。整理数字纸质照片档案的办法与传统纸质照片档案一样分类管理，生成数字纸质照片档案，每一案卷均按流水编号从1开始。为了方便查阅，数字纸质照片档案与数字图像档案的编号应该互相对应。(3)数字纸质照片档案的文字说明，其中包括总说明和分说明。总说明主要反映一组照片的活动内容，包括:案卷号、保管期限、年度、照片号(起止)、说明、摄影者、以及一组数字纸质照片档案张数。每一张数字纸质照片档案还需要有分说明，同样包括:数字纸质照片档案号、数字图像档案号、参见号、摄影者、说明。并且要注明数字图像档案文件大小(长宽的像素)和数字图像档案的格式等，主要人物还需要指明在数字纸质照片中所处的位置。

2．数字图像档案存贮归档整理后成为数字图像档案，使用计算机刻录成只读光盘，要切实执行脱机保存存贮。按照一张光盘只能存贮同年度的数字图像档案，光盘存贮满了可以后续，绝对不允许一张光盘存贮不同年度的数字图像档案。然后使用喷墨打印机，打印出光盘封面，内容包括:全宗名称、题名、全宗号、案卷号、目录号、起止张号、年度、保管期限的文字说明，装光盘盒子也要用打印机，打印上封面，全宗名称、题名、案卷号、目录号、起止张号、年度、保管期限的文字说明，装上盒子。说明的内容要与数字纸制照片档案内容一致。

(二)数字录音档案数字录音档案是由录音带播放设备和计算机进行连接，通过计算机的音频采集卡、应用软件对录音带播放出来的声音进行录制，转化为数字录音资料或是数字录音设备直接形成的MP3格式的数字录音资料，经过归档、整理形成的数字录音档案。医院数字录音资料的主要内容包括:松弛疗法、音乐治疗、心理治疗、病例讨论、康复随访、司法精神鉴定等的数字音频资料，以及不具备摄像条件下录制的数字录音资料。

1．数字录音资料技术要求。采样率:不低于44．1kHz;量化级:不低于16bit;通道数:以单声道(MONO)或以立体声(STEREO)采样。数字录音文件要求音质清晰，数字录音文件的首、尾应为空白无内容，时间过长的部分，应进行适当剪切，在声音开始前和结束后有5秒左右的无声效果即可。

2．数字录音档案存贮。数字录音档案以MP3、WMA文件格式存贮。数字录音档案以档案号命名。归档整理后成为数字录音档案，使用计算机刻录成只读光盘，要切实执行脱机保存存贮。按照一张光盘只能存贮同年度的数字录音档案，光盘存贮满了可以后续，绝对不允许一张光盘存贮不同年度的数字录音档案［6］。然后使用喷墨打印机打印出光盘封面，内容包括:部门名称、盘名、目录号、年度、案卷号、保管期限的文字说明，光盘盒子也要用打印机、打印上封面，内容包括:部门名称、盘名、目录号、年度、案卷号、保管期限的文字说明，装上盒子。

(三)数字录像档案是由录像带播放设备与计算机进行连接，通过计算机的视频采集卡、应用软件对录像带播放出来的录像进行采集，转化为数字录像文件或是通过数字摄像技术将运动着的视像和声音组成的数字录像资料，数字录像设备直接形成的AVI格式的数字录像资料转换为MPEG2、DVD等格式的数字录像资料，经过归档、整理形成的数字录像档案。医院录制数字录像资料一般记录了医院各项重大活动，各类型学术会议，医疗护理、科学研究、医学教育、教学查房、病例讨论、司法精神鉴定、对外交流活动和文体活动等。

1．数字录像资料技术的要求。采集格式为AVI格式，分辨率(像素):720X576;帧数:25帧/秒;视频速率:28800kbps;音频设定:224k/通道;音频速率:立体声(STEREO)、48KHz;存储格式为MPEG2格式;视频速率:9100kbps;制式:PAL。数字录像文件要求音质画质清晰，数字录像资料的首、尾应该为片头、片尾的内容，且时间过长的部分应进行适当剪切，在画面开始前和结束后有5秒左右的无声画面即可［7］。

2．数字录像档案存贮。数字录像档案存贮格式，以MPEG2文件、DVD文件等存贮。数字录像以档案号来命名。归档整理后成为数字录像档案，使用计算机刻录成只读光盘，要切实执行脱机存贮。按照一张光盘只能存贮同年度的数字录像档案，光盘存贮满了可以后续，绝对不允许一张光盘存贮不同年度的数字录像档案。然后使用喷墨打印机，打印出光盘封面，内容包括:部门名称、盘名、目录号、年度、案卷号、保管期限的文字说明，装光盘盒子也要用打印机、打印上封面，内容包括:部门名称、盘名、目录号、年度、案卷号、保管期限的文字说明，装上盒子。

3．数字声像档案管理要求。加强对数字声像档案管理，制定相应的管理制度。医院档案室存放数字声像档案应有专用库房，做到防火、防强光、防尘、防盗、防潮、防高温、防虫等。为了确保数字声像档案不被删改，建立档案后存贮要使用计算机刻录成只读光盘、要切实执行脱机存贮，绝对禁止使用软、硬盘或CF卡等作为数字声像档案的载体长期保存，刻录数字声像档案光盘必须一式三份，一份存在医院图书馆内保管，作为提供读者查阅使用;另一份封存在档案室内保管，作为复制备用;再一份作异地机密保存，作为防范档案室被盗、火灾或者洪水、风暴、地震等自然灾害。对备份数字声像档案定期检查，确保数字声像档案的安全、完整和长期可用。数字声像档案要按照不同类型、不同规格数字声像载体分别编制的档案号排架存贮。数字纸质照片档案库房应做到恒温、恒湿、清洁，保持温度15℃－25℃，湿度55%－65%。数字纸质照片档案如发黄、发霉、变质等现象，应及时采取措施加以补救。数字声像档案光盘绝对不允许裸露、触摸、擦洗、划痕、挤压、弯曲、摔打等非专业行为发生。数字声像档案文件光盘保管环境温度为17℃－20℃，相对湿度为35%－45%。防止数字声像档案文件光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射，远离热源、酸碱等有害气体和强磁场［8］。

4．定期检查与维护。对长期存贮或永久存贮的所有备份数字声像档案文件光盘，每4—5年进行一次有效性、安全性检查，并重新刻录、备份数字声像档案光盘。如原数字声像档案文件光盘运行的软、硬件平台出现变化，要及时转换数字声像档案文件光盘，同时做好数字声像档案文件光盘的备份工作［9］。做好数字声像档案文件光盘的检测与维护过程的登记，数字声像档案文件光盘检测时应说明检测方法、结果及处理措施，数字声像档案文件光盘转换时应说明数字声像档案文件光盘转换的原因及采取的转换措施、转换数字声像档案文件光盘的数量等。

四、医院图书馆对数字声像档案开发与利用

建立医院图书馆数字声像档案的最终目的是为了开发利用，发挥其潜在的社会效益和经济价值。因此，医院专职档案管理人员要树立服务意识，挖掘数字声像档案的现实利用价值，要多渠道、多途径地开发数字声像档案信息资源，使数字声像档案在医院发展中充分发挥它应有的作用［10］。从数字声像档案利用需求出发，促进其快速开发与有效利用。同时，为领导的决策提供参考作用，为临床医疗护理、科研教学以及医院的中心工作服务。要通过医院图书馆积极开展对信息进行开发、编写各种专题汇编，为利用者提供多渠道、有实效的信息［11］。利用数字图片档案文件、数字录音档案文件、数字录像档案文件，建立医院图书馆数字声像档案检索网站，提高医院图书馆对数字声像档案文件的开发利用效率，充分开发利用医院数字声像档案文件，使其更快捷、更便利、更有效地为医疗护理、医学教育、科学研究、行政管理等活动提供周到的服务，以及改善医疗服务质量，提高医院整体管理水平具有十分重要的意义。

五、结语

目前，医院各部门的数字摄影机、数字摄像机、数字录音笔等先进办公设备的普及和应用，形成的数字声像资料日益增多，但是，现有《医院声像档案管理制度》缺乏对医院图书馆数字声像资料的管理，使得不少部门对数字声像资料的归档管理工作无所适从，导致各部门积存的数字声像资料尚未归档，散存在计算机硬盘或软盘中，还有不少随个人行为导致流失在外。存在着归档、整理、保管、检索、开发利用等一系列困难问题。要解决医院数字声像资料的归档问题就要全院总动员，修订《医院声像档案管理制度》，才能扭转医院图书馆数字声像资料无章可循的混乱局面［12］。医院图书馆数字声像资料，是电子化、信息化发展的产物，是对医院综合档案管理工作新考验，也是医院行政管理工作的重要组成部分，在医院建设、发展中起着重要作用。要实现医院数字声像档案管理规范化，有赖医院各级领导的高度重视，各职能部门积极参与，互相支持。医院专职档案人员任重道远，要及时更新管理理念，从医院工作实际出发，尽早制定医院数字声像档案管理制度，使医院图书馆数字声像档案管理及早实现规范化，为医院建设和发展做出更大贡献。

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［2］刘承志，朱洁．医院声像档案的管理与利用［J］．中国病案，2010，11(4):55～57．

［3］周桁，杜德勤．医院声像档案的管理［J］．中国实用医药，2010，5(1):251～252．

［4］高艳艳．医院声像档案管理初探［J］．医学信息，2008，2l(l0):1 812～1 814．

［5］梁爽．医院如何加强声像资料管理［J］．中华现代医院管理杂志，2005，3(5):48～49．

［6］贺焰．重视医院声像档案管理［J］．现代医院，2011，11(3):140～141．

［7］高艳艳．医院声像档案管理中存在的问题与对策［J］．中医药管理杂志，2008，16(10):800～801．

［8］杜成华．完善院声像档案管理工作的几点思考［J］．现代医院，2008，8(1):143～144．

［9］徐晓凤，徐淳．对医院声像档案管理的思考［J］．现代医院管理，2009，(1):56～58．

［10］王恩汉，邓斐蔚．声像档案管理概论［M］．(第一版)．北京:中国档案出版社，2009．

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G276

A

1006－5342(2012)05－0090－04

2012－01－02

广东省文化厅2009年度科学研究基金课题(GDTK0942)