地方高校教学档案信息化管理中存在的问题与对策

梅 琼

地方高校教学档案信息化管理中存在的问题与对策

梅 琼

高校教学档案是重要的信息资源，高校教学档案的管理是高校档案工作的重要内容之一，随着高校档案管理工作信息化的进程，教学档案的信息化管理是必然趋势。当务之急是就当前地方高校教学档案信息化管理存在的问题进行分析，并提出相应的解决对策。

地方高校；教学档案管理；信息化

随着信息技术的快速发展与广泛应用，我们所生活的环境都发生了巨大的改变，信息技术对人们的生活的影响也越来越深。档案管理要创新，要跟上时代发展的步伐，就必须要积极地采用各种先进的技术，推进档案管理的信息化进程，让档案事业保持可持续发展的势头。那么当下的地方高校教学档案信息化管理存在什么问题，又该如何进行解决呢？以下是笔者对这些问题的一些粗浅意见。

一、当前地方高校教学档案信息化管理存在的问题

（一）缺少信息化的教学档案管理方法、手段

网络、信息技术已经在如今科技发展的时代中广泛地应用于档案管理当中，而传统的档案管理方法已经逐渐退出了历史舞台。但是不少地方高校的教学档案的管理部门因为缺少计算机、扫描设备等现代化的管理用具，相应的管理软件没能够得到普及，再加之对于教学档案的查询、收集、管理仍然没有建立起网络化系统，导致目前地方高校的数字信息化的教学档案管理水平偏低，使得档案信息的开发也得不到深入。

（二）教学档案管理人员不稳定，没有足够的专业知识

受到许多因素的影响，部分地方高校的教学档案管理的人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学档案管理人员，基本上都是由教务、教学管理人员兼任教学档案管理一职，且变动非常频繁。正是因为身兼数职，才给教学档案管理带来了更多不利局面。

（三）缺少资金投入，各种硬件设施不足

档案信息化需要大量的资金来购入各种先进的设备，例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台等。这些先进的设备都需要很多的资金。然而很多高校的档案管理的资金主要依靠财政预算拨款，那有限的资金很难满足档案管理信息化的要求。硬件设施跟不上地方高校档案信息化管理的要求，使得地方高校教学档案信息化管理受到了严重的影响。

（四）教学档案管理信息化建设的局部规范化与整体的散乱状况并存,信息资源的共享性较差

地方高校内部档案管理存在局部规范化与全国整体的散乱、标准不一的局面。这反映到高校档案管理信息化建设上，就是在信息资源建设、应用软件开发、信息化标准规范建设等方面各自为政、自成体系，至今也没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法适应档案信息资源共享的要求。

（五）地方高校教学档案管理信息化建设的价值逐步得到显现,但是其网络信息安全的问题却日益突出

教学档案的生命力在于它的实用性。建立完整规范的信息管理系统后,档案信息技术给传统的档案文献服务带来了生机和活力。然而,随着档案管理信息化建设的深入,档案信息网络化发展所带来的安全威胁也不断增多。目前,许多高校教学档案管理部门还采用过去单一的安全管理模式,忽视了网络安全部署。另外,地方高校档案信息网络还面临着一些不容忽视的问题，如工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等一系列安全隐患问题。

（六）靠政策、少创新、重管理、轻服务等落后观念顽固存在,转变观念仍是信息化建设工作中的重点之一

许多地方高校对教学管理信息化的内涵和重要性认识不足,更多的是强调运用现代信息技术的教学过程改革而忽视了教学管理的现代化、高效化和智能化,在教学档案信息化建设上着眼局部,缺乏整体的规划,工作的积极性和创新性发挥不够,在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法,等、靠思想也十分严重。这些认识上的不足,导致教学档案管理信息化建设处于相对被动、滞后的状态。同时,重管理、轻服务的工作思想根深蒂固。

二、改善地方高校档案信息化管理的对策

（一）创新管理理念，树立全员档案意识，打破传统思想观念

学校领导和档案管理人员之所以缺乏足够的档案现代化管理意识，是因为他们没能明确档案信息化的最终目的。进行高校档案信息化，其最终目的是为了能够实现“信息服务学校、服务社会”的目标。档案信息化的推进是为了能够对大量的数据档案实现有效的存储与快捷的使用，并且能够方便的提供查询与统计分析。同时还必须要打破传统的观念，清晰的认识到高校档案信息化对档案事业发展的重要性。档案信息化并不能够仅仅从经济利益角度出发进行衡量，而是应该从多个方面出发进行衡量。

（二）尽量拓展资金来源

各种财政预算可以作为档案信息化建设的主要资金来源，但却不应该成为唯一来源，档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为档案管理配置各种能够适应时代发展的软、硬件设施，加快档案信息化进程，促进地方高校档案信息化管理。档案部门应该积极的将档案信息化工作纳入到地方信息化或电子政务建设规划中，以便于能获得更多的资金拨款，为信息化提供保障。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。

（三）创新信息化管理制度，完善教学档案管理规范化

随着教学工作的多样性，教学档案也日益复杂，因此，必须使管理制度创新走在实际工作的前面，来指导和约束管理行为。地方高校要依据国家颁发的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》要求，制定合理、完善、适合本校特点的教学档案管理规章制度。将全校教学档案分为学校、教务处、二级学院，并规定相应的管理范围。做到分工明确，克服和防止工作的随意性和盲目性，形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制，使教学档案管理做到“三纳入”、“四同步”。要制定明确的教学档案目标管理标准，积极开展档案业务培训，加强二级学院的教学档案建设，不断总结经验，加大规范化建设力度，实现教学档案管理的科学化和规范化，只有这样才能使档案管理工作步入规范化的轨道。

（四）创新信息化管理手段，实现教学档案的现代化管理

随着时代的发展，纸质教学档案逐渐数字化，而互联网的普及使得教学档案开展网络服务已成为可能。地方高校应加大教学档案现代化设备的投入，将计算机技术应用于教学档案的管理，建立教学档案管理信息化服务网络，通过信息网络手段实现对教学档案管理服务升级，充分利用校园网这个平台，积极推进教学档案信息资源共享。

（五）创新信息化档案管理人才培养，提高档案服务意识

管理人员的业务素质直接关系到档案工作的质量，因此，要加强对档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，在深入了解教学管理工作的基础上，不断提高档案业务管理水平。此外，还要认真做好档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力，成为既具备教学档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，使档案服务做到以人为本，由被动变主动，为广大师生提供不同形式、不同内容的服务，更好地满足师生员工对教学档案的使用需求。

总而言之，地方高校档案信息化管理是一项长期而又重要的任务，其中会有许多的问题需要我们去进行解决。我们所能做的就是做好各种预防措施，遇到问题时，积极的思考问题并进行解决，同时还要加大人才的培养力度，最终实现档案的现代化管理。

[1]张琼.地方高校档案信息化管理的创新[J].消费导刊，2009，(6)：135．

[2]宋宝英.档案管理现代化的几点思考[J].世纪桥，2009，（2）：155-156.

[3]杨剑，梁娟.刍议高校档案信息化建设中的问题与对策[J].科技档案,2009，(4).

[4]李兰英.高校教学档案管理中存在的主要问题及对策[J].经营管理者，2010，(10).

责任编辑：郭一鹤

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1671-6531（2012）04-0129-02

梅琼/湖北医药学院馆员（湖北十堰 442000）。