浅析档案信息服务的作用

刘凤武，索晓丹

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

浅析档案信息服务的作用

刘凤武，索晓丹

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是知识的一种载体，是知识的一种存在形式；是信息的一种载体.是信息贮存的一种手段.开辟新的服务领域与手段，加强档案信息服务工作是现代档案管理的重要课题.

档案；文献资源；开发；利用；信息服务

国民经济的快速发展，赋予档案事业新的使命．即在信息服务中求得发展.档案馆(室)在改革开放中日益活跃的参与能力，越来越体现在不断地向社会传递各种信息的职能.日益受到社会的重视.近些年来，我国各级档案馆(室)以开发档案文献资源，为社会主义经济建设服务为宗旨，根据我国经济高速发展带来的大量信息需求，从加强信息服务职能入手，积极为经济建设主战场提供信息服务，得到了社会的极大关注和充分肯定，取得了较好的社会效益.在新形势下，如何发展档案的信息服务作用，这是档案界日益关注和值得探讨的问题.

1 信息服务的任务与作用

1.1 为经济建设服务是时代的要求

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是知识的一种载体，是知识的一种存在形式；是信息的一种载体，是信息贮存的一种手段.近年来，随着我国社会主义现代化的进程，人们越来越认识到档案信息工作对于经济建设、科技进步、科学决策以及各项事业的发展都具有重要的作用.江泽民同志曾经说过：“四个现代化哪一化都离不开信息现代化”.邓小平同志关手“开发信息资源服务四化建设”的指示，为档案文献信息工作指明了方向.国民经济建设需要各种档案文献信息，为国民经济建设服务是档案馆(室)义不容辞的责任，是档案文献信息服务的主要方向之一.档案馆(室)为经济建设提供档案文献信息服务，是时代的迫切需要，大有可为.目前档案馆(室)“重藏轻用”的观念还没有完全消除，一些档案馆(室)的服务方式、管理方式仍然受这一观念的影响和束缚，没有从如何方便利用者，提高档案利用率，如何开发档案文献的信息资源考虑.相当多的档案馆 (室)仍然是被动的封闭的“藏案楼”.这一状况与现代化建设需要相距甚远，必须尽快扭转.档案馆(室)要大力推广开放式服务，把方便利用者，提高档案利用率，开发档案文献信息资源放在首位，使为利用者服务工作和开发档案文献信息工作真正成为档案馆(室)工作的中心和重点.不断拓宽服务领域，深化服务内容，发展档案信息业务，正是曼案信息服务于经济建设的实际体现.

1.2 为市场经济发展服务是客观要求

我国建立社会主义市场经济体制，势必将企业彻底推向市场，使企业置身于激烈的市场竞争机制之中.企业面临的将是人才竞争、信誉竞争、商品竞争、流通竞争、服务竞争、经营竞争和信息竞争.企业无论是人才的挖掘，还是新产品的开发和新技术的引进，哪一方面的竞争都迫切地需要得到及时准确的信息资料，企业越发展，信息的需求量会越大，这就为档案馆(室)开展信息服务创造了一个极好的机会.从我国市场经济发展的趋势来看：(1)市场经济科技化，即发展以科技为支柱的社会主义市场经济.(2)市场经济协作七．即随着市场经济的发展，各种新的、更高层次的协作和联合将会得到进一步发展，企业集团、跨国公司将成为经济活动的组织者之一.(3)市场经济国际化，即随着我国社会主义市场经济的发展，我国经济将进一步向国外拓展，走向世界，参加国际分工，到国际市场上竞争.这种高科技、开放式、网络型的市场体系强烈地需要商情、金融等方面的信息，以促进市场经济的发展.同时市场经济需要政府转变职能，主要是加强宏观调控，搞好统筹计划，掌握政策，组织协调，提供服务和检查监督，这些都在客观上要求档案信息服务为其提供真实、可靠、新颖的信息资料，为政府部门做出宏观决策提供理论依据.

1.3 抓住机遇，强化服务，是档案事业自身发展的要求

社会主义市场经济的发展，为档案事业的发展提供了机遇也提出了挑战，机遇是各行各业按照市场经济发展的需要，改革运行机制，需要大量各种各样的信息，为档案馆(室)发展信息服务创造良好的市场条件.但目前档案馆(室)面临着许多困难，如经费严重短缺，全国绝大多数档案馆(室)都是“贫困户”，经费不足严重地影响了馆藏建设.又如社会对档案的信息作用认识逐渐加深，对信息的需求日益强烈，高科技、高质量的信息服务系统——信息高速公路的应用与普及等是今后几年我国信息产业发展趋势.而目前档案馆(室)本身服务能力、服务水平都不高.目前档案馆(室)面临的种种困境，迫使我们必须考虑新的生存和发展道路.档案事业的发展和繁荣是建立在社会的需求和对信息需求的满足基础上的，所以档案馆(室)要努力加强基础建设(包括馆藏建设、馆舍、设备、人员等)，同时要以信息服务为宗旨，带动其他各项工作.只有多样的、及时的、方便有效的信息服务，才能充分满足社会的需求，并激发、引导社会的信息需求，以此扩大档案馆(室)的影响，提高其地位，从而在档案馆(室)内形成强大的动力机制，增强档案馆(室)的活力，推动档案事业向前发展.

2 广辟服务领域开展多元化信息服务

随着社会的迅速发展，档案馆(室)一些被动的服务方式已不太适应广大利用者对信息知识的渴求，这就要求档案馆(室)改变以往的服务方式，积极开辟新的服务领域.

2.1 编辑报道情报信息

档案馆(室)拥有丰富的科技档案资源，利用分类与文摘技术从不同学科、专题，荟萃报道各种信息，这些新信息对于领导的决策，科学技术的推广，社会经济的发展和知识的普及都会发挥重要作用.

档案馆(室)还要掌握社会经济发展动态，市场行情及用户需求挖掘馆藏，进行专题报道，报道内容应圈绕当前经济工作的热点问题，利用信息过滤技术进行档案信息的搜集筛选，分析编成信息通报、综述、述评等.还要根据市场需要为企业的产品开发、技术攻关服务编印各种科技专题、目录、信息卡、信息小报等，定期为企业提供服务.

2.2 广泛开展信息咨询服务

我国档案馆 (室)参考咨询工作有着悠久的历史，进入21世纪以来，档案馆(室)的参考咨询服务有了很大的发展，已从一般的参考咨询逐步转向信息咨询.档案馆(室)必须加强档案信息的传递作用，为社会提供信息咨询服务，因此档案馆(室)的咨询机构可以凭借齐备的检索工具、丰富的档案信息资料以及雄厚的人才优势，依靠长期积累的实践经验和先进的信息处理技术，积极为我国政治、经济、法律、科技和社会生活的各个领域提供各种类型的信息咨询服务.

2.3 积极举办信息交流活动

根据新时期的用户需求和档案馆(室)的实际，在实践中努力探索，创造新的服务方式，组织参与信息交流活动.近些年来，一些档案馆(室)，利用本馆(室)的服务设施，定期召开信息发布会，举办科技成果交流会，各种实用技术培训班．开展咨询、科技信息发布、现场咨询答疑等服务活动，扩大档案馆(室)信息活动，取得了较好的社会效益，这些活动值得倡导.

3 如何加强档案信息服务工作

3.1 提高人们的信息意识

所谓信息意识，就是人们意识到信息对生产、生活的重要作用，认识到迅速取得信息的必要性.现在从用户方面看，我国有13亿人口，90%以上的人尚缺乏自觉的信息意识.许多科技工作者缺乏利用档案获取文献信息的动机和能力；多数利用者只把档案馆(室)视为阅览室，这种状况制约了档案馆(室)信息职能的发挥.

作为信息服务过程第一阶段的信息需求，是人们对信息需要的明确化、具体化.信息需要来自社会生活中的许多人，这些人不一定都能意识到自己的需求.我们经常看到这样的情况：有些利用者对档案管理信息机构提出自己的某种信息需要，但又一时无法表达清楚.这一方面可能是由于不熟悉周围信息环境，或者自己的知识水平较低造成的；另一方面可能由于信息意识淡薄.这就需要档案信息机构利用自然语言理解技术，引导和方便用户使用复杂庞大的网络资源与服务，当利用者一但认识到自己的信息需要，其信息要求程度就会自觉提高.

我们要利用一切机会和现代化的工具 (如广播、电视、报刊等)，大力宣传信息在社会生产、生活中的地位和作用，逐步培养人们的信息观念，提高人们获取新需信息的能力.对于不同类型、不同层次的人员，档案馆(室)可定期举办的专题讲座、报告会及文献检索技能提高班等’，逐步增强他们的检索技能，强化信息意识.

3.2 加强人才培养，提高人员素质

发展档案信息服务，开拓信息市场，需要一支高质量的专业情报人员和精干的信息经营人员组成的信息服务队伍.现在档案信息工作力量薄弱，主要表现在档案管理人员结构不合理，工作人员自身知识结构不完善，信息意识不高，掌握先进信息技术能力差等方面，这直接影响了信息服务的深度、广度和速度.因此要在档案界广泛普及新的科学知识，加强信息教育，加强对信息输入技术、模糊检索技术、分类与文摘技术、信息过滤技术等新的信息技术的理解与掌握，提高档案工作人员的综合素质，要大力培养既懂档案业务，又能掌握运用信息技术的新型人才，为档案馆(室)参与和服务于社会经济活动打下坚实的基础.

3.3 建立健全专门的信息机构和严格的保密制度

档案馆(室)开发档案文献信息资源为发展经济服务，只靠其自身的力量是不够的，必须成立联合机构，组织信息协作网.其形式可以有两种：一种是档案馆(室)之间的横向联合，即馆(室)之间合作；另一种是档案馆(室)与政府办的信息机构及对口主管部门主办的学会、协会、研究会、咨询机构之间的纵向合作.做到有组织、有计划地开发信息资源，有的放矢地向广大用户传递信息.在开发利用档案信息资源的同时要依据《中华人民共和国档案法、保密法》所规定的保密原则，建立切实可行的保密制度.在档案文献提供利用的同时要正确处理利用与保密关系,国家保存的档案目的是为了提供使用，假若长期把档案“禁固”起来不准使用，就失去了保存档案的意义.应指出的是．档案中有一部分是党和国家的机密，提供利用时要注意保守机密，这是关系到党和国家安危的大事，所以既要积极提供档案信息为社会主义经济建设服务，又要坚持保密原则.只有把保密和利用关系处理好，才能更好地发挥档案的信息作用，为社会提供快、精、准的信息服务.

3.4 充分利用现代化服务手段

信息服务手段现代化是现代科学发展，特别是新技术革命发展的必然.新技术正开拓着新的信息服务工作的时间和空间，改造着旧意识和旧环境.信息高速公路的出现在改变着计算机“计算”的面貌，进入信息高公路的一个用户面对的是一个巨型的信息资源——服务系统..随着信息高速公路在我国的应用与普及，将彻底改变档案事业的落后面貌.我们必须促进这一进程，进行有目的、有组织、有计划、有重点地逐步实现档案信息手段现代化，这是档案馆(室)改革和发展信息服务的当务之急.

当前档案馆(室)传统的工作方式已经远远适应不了社会进步和经济发展的速度，档案馆(室)要积极组织资金和技术力量，利用现代化技术，更好地为情报信息用户服务.如充分利用录音、录像、录像制品在传递情报信息方面的重要作用.同时，计算机、光盘、信息高速公路等为改变档案馆(室)文献开发工作，提供了重要技术条件.建立现代化检索服务系统，可以加快情报信息的流通，随着现代化技术的发展，档案馆(室)应注重加快新技术的应用，为用户提供高层次的情报信息服务.

总之，档案馆(室)信息服务方兴未艾，为“科技兴国”开展服务大有可为.面对改革大潮的冲击，档案馆(室)应走出封闭的大门，积极地投身到为经济建设服务的主战场上来，通过主动服务，开辟服务领域，不断深化信息服务.

〔1〕包金春，黄玉竹.档案人员上岗必读[M]．北京出版社，1992.

〔2〕国家档案局.档案管理学概要[S]．中国人民大学出版社，1987.

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