论高校人事档案管理如何实现多媒体网络化

陈 莉

（河南师范大学 档案馆，河南 新乡 453007）

论高校人事档案管理如何实现多媒体网络化

陈 莉

（河南师范大学 档案馆，河南 新乡 453007）

近几年来，随着计算机网络技术的广泛应用以及我国高校的教育教学和人事制度改革的不断深入，我国高校人事信息档案管理也随之进入现代化管理的先进行列.由于高校人事档案管理工作是高等院校组织工作的重要组成部分，对于促进高校教育和管理发挥着极为重要的作用，为了建设更加科学、规范的高校档案管理制度，进一步充分发挥档案工作在当今网络信息社会中的重要作用,更好地为各项工作服务.从现在起，我们必须加强高校档案管理的信息化建设，积极地将先进的网络信息技术与传统的档案管理技术结合起来,更好地促进我国高校人事档案的网络化管理.本文主要叙述了传统的高校人事档案管理过程中存在的不足，并进一步阐述进行网络化管理的必要性，重点论述了实现信息网络化管理的途径与方法.

高校；人事档案；网络化；途径与方法

目前，随着我国社会经济的快速发展，众多人才的频繁流动以及网络化技术的普遍应用，现代化的网络管理方式为许多高校的人事档案信息管理提供了必要条件，对高校教学建设与发展提供了重要保障.传统的、旧的管理模式和方法已不能适应目前形势下的新的管理要求，因此，高校人事档案管理工作就遇到了新的挑战.为了解决这一问题，提高我国高校人才的利用率，应充分了解人事制度改革的需要，根据有关部门的相关规定，及时有效地实现高校人事档案的网络化管理，改善管理条件，加强档案管理人才的培养，提高管理水平和服务质量.用现代化的管理方式代替以前落后的管理模式，使我国高校人事管理制度更加规范化、科学化，为进一步推动我国高校教育的蓬勃发展提供良好的基础保证.

1 传统的高校人事档案管理过程中存在的弊端

1.1 机械化的手工管理

众所周知，目前,在我们的日常人事档案管理工作中，存在着大量的人事信息，这些信息绝大部分都是用手工管理的.档案管理人员常年忙于一些机械的、大量的、简单的、重复性的活动，如材料的登记、入袋、整理、拆线、分装、密封等，这样一来，根本没有足够的时间和精力使得档案管理人员考虑开发档案的内在信息.同时，档案的移交过程非常复杂，一份档案从进入学校开始,一般经过好几道程序才能到达它最终的目的地——人事档案室,档案在这个传递过程中,免不了会受到各种外界因素的干扰,对人事档案的有效管理与利用很不利.而现在大多数高校的人事档案管理也主要是以这种陈旧落后的手工方式进行,因此,就不可避免地造成不同管理部门之间的信息分离,使信息内容不规范、流程不科学,不利于优秀人才的发掘和培养，降低了人力资源管理的效率，不适应当今信息化时代的要求.

1.2 人才观念意识淡薄

随着我国社会主义市场经济体制的改革，人才流动更趋于普遍，流动方式也更加灵活.但是就目前来看，还有部分高校毕业生就业时，由于种种原因，档案并没有随人走，学历档案和工作档案是分散保存的，导致档案残缺不全.高校作为一个国家的人才聚集地，人力资源相当丰富，而当前人力资源的开发已成为衡量一个国家科技进步和促进经济发展的重要因素，我们必须通过人事档案，充分意识到高校中这些高学历、高水平人才的档案所具有的不可估量的价值，要有强烈的信息意识和勇于创新的精神，充分发挥高校人才的优越作用，提高其利用率，为社会经济的发展贡献微薄的力量.

1.3 管理队伍力量薄弱

目前，高校的人事档案大都以纸质档案为主，工作量很大，一般都是由学校综合档案室的专门负责人进行管理，而某些学校为了节约资金，每个档案室只有很少的几个管理人员，面对如此大的工作量，他们只是为了应付各种档案材料的收集、整理、装订，根本没有时间和精力进行档案材料的深度研究，这样往往导致新得到的人事档案材料残缺不全,达不到收集标准,并且不能及时完善已存档案的信息，由于人手不够，对于一些最新的应该收集的人事档案材料也不能进行及时归档.另外，对存档人员信息的采集，大部分也只能靠记忆和印象，如果不熟悉详细情况，就会致使档案材料所反映的信息无法发挥最大效率，更别说是高校、科研单位之间进行信息的交流沟通了.

2 高校人事档案进行网络化管理的必要性

当前,为了适应新的信息时代发展的迫切需要，我们所面临的各种竞争也越来越激烈,衡量一个国家或一个地区现代化程度的一个重要标志就是社会信息化水平的高低.所谓人事档案是记录个人参加各种社会活动的文件，即广大教职工个人经历、学历、思想道德水平与工作业绩的真实记录，它不仅是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的重要依据，同时对学校考察和选拔优秀干部人才，加强高校师资队伍建设具有重大作用.毫无疑问，人才的优势在很大程度上决定了信息时代高等院校教育教学工作的开展.因此,对开发和利用高校人事档案资源的工作迫在眉睫,一定要适应教育发展的需要,加快高校人事档案信息化管理的步伐.近年来，为了适应信息化建设的需求,国家档案局花费大量人力、物力开展档案网络化建设.其原因主要有以下几点：

2.1 高校人事档案网络化管理是顺应时代发展的客观要求

随着计算机网络技术的不断应用以及高校信息化、数字化、网络化教育的不断发展，只有运用现代网络技术对人事档案信息资源进行开发与研究，实现网络环境下的人事档案管理,这样才能更加准确、快捷和高效地实现高校网络环境下人事档案的管理，才能使高校人事档案管理做到与时俱进，跟上信息化时代的步伐.

高校人事档案资源是一种重要的信息资源，是高校领导做出重大决策的重要信息依据.面对纷繁复杂的信息和瞬息万变的环境，我们只有实现人事档案的网络化，通过分析、比较、综合、整理等一系列程序，筛选出有价值的信息，才能及时准确地做出科学的决策.而目前我们大部分的高校人事档案工作仍靠手工方式管理，有时候甚至要在成千上万的档案里面一个一个地排序、比较、统计,这样既费力又费时,而且得出来的结果不一定是准确可靠的.因此，对高校人事档案管理实现网络化管理是一项艰巨又伟大的任务.

2.2 高校人事档案自身发展的必然要求

我国社会主义市场经济与信息技术的迅速发展对高校人事档案管理产生了极大影响，当前，人们的社会活动记录不仅仅是局限在传统的纸张形式上，各种电子文件、压缩文件、图像文件等新型载体与记录方式也陆续出现，这必然对传统的高校人事档案管理形成巨大的冲击.随着高校各种分配制度、教学科研等多种改革工作的进一步深化，人事档案的利用率也越来越高，对档案的查阅也逐渐频繁，利用范围不断扩大，深度不断加强，对利用时效的要求也越来越高.面对如此复杂的人事档案材料只，有计算机网络技术才具真正实现档案的收集齐全、管理规范与信息共享等要求，从而为高校人事管理工作提供及时而高效的服务.

3 实现网络化管理的途径与方法

3.1 加强网络基础设施建设

信息网络建设作为基础设施建设的中心环节，依靠计算机系统强大的存储、检索、汇总、统计等功能实现人事档案信息传送、交换与资源共享，而所需要的软硬件基础设施，作为人事档案信息化建设的必备条件,是人事档案信息资源开发利用与信息技术应用的重要基础.一定要选择一套设置科学、管理规范的档案网络系统,建立完整而准确的人事档案信息通用数据库.各高校应积极加大人事档案信息化建设和网络基础设施建设的资金投入力度.配备最先进的计算机等硬件设备,采取积极有效的措施，构建通信稳定、数据传输快速、可靠性高的校园局域网，建立人事档案信息网络；保证计算机硬件及软件系统的更新换代.从而为档案系统中数据的快速处理、图片扫描及声像资料的录入、网络系统建设等提供必要的物质保障.随着新信息的不断产生, 档案信息库也随之发生变化，因此，人事档案管理人员一定要及时更新档案中那些发生变化了的数据,从而确保档案信息的准确与真实.

3.2 增强网络化管理意识

在信息化时代，增强档案管理的现代化意识、科技化意识、网络管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机网络化管理的转变工作中是至关重要的.从古到今，人事档案工作者向来都是默默无闻、无私奉献，传统的观念意识较强，适应新事物的能力较弱，要想改变这种局面，我们就要不断更新观念、勇于进取，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型转向开放型.而网络信息技术在为档案管理提供高效、快捷的方法的同时，也给档案管理带来了不必要的麻烦.人事档案信息网络主要是为用户查询人事档案信息服务的，不言而喻，人事档案信息网络服务平台就应安全可靠，必须具备用户身份验证与权限限制等功能，而目前一些高校在进行档案网络化建设时，安全意识远远不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来了巨大的损失.因此，人事档案管理人员一定要认真做好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整.

3.3 培养专门的档案管理人员

随着信息时代的到来，对每个人的工作业务都提出了更高的要求，高校是人才汇聚的地方，管理人员的素质也相对较高，对于高校人事档案工作者而言，在业务素质上的要求更高.这就要求管理人员通过培训，一定能很好地使用新设备、新系统，快速掌握现代信息技术.由于人事档案工作人员在档案建设和管理中扮演着十分重要的角色，因此，我们急需引进网络技术和信息化应用的专业人才，不断加强档案管理人员的政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟和坚定的社会责任感.档案工作人员素质的提高和网络环境下工作意识的培养是档案管理实现网络化的关键所在，这就需要培养一支专业化管理队伍，在加强专业知识学习的同时，学习计算机网络知识，不断拓宽自己的知识面，掌握现代信息管理技术，学习让人事档案管理软件方面的知识，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的复合型人才.

3.4 提高人事档案网络化管理的法律意识

在人事档案网络化管理建设的过程中，要不断完善人事档案信息的安全保护措施,从而防止人为的破坏与泄密.另外，政府也要制定与完善人事档案信息网络化过程中各环节的一系列制度,从而规范人事档案管理,并将人事档案纳入到法制化管理的新轨道.目前形势下，随着某些高校扩招、合并等制度的变化，人事档案在政治、社会等方面的作用越来越重要，高校的规模开始逐渐壮大，人事档案的数量不断增加，档案的利用率也更高，档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护.要经常组织有关工作人员联系实际学习相关的法律法规，充分认识档案工作在高校管理工作中的地位与作用.才能真正发挥档案的作用，使其成为高校实施“人才战略”的重要支撑.

社会的发展离不开科学技术的进步，而科学技术的进步又取决于人才的素质，因此,作为人才信息“缩影”的高校人事档案，在开发人力资源方面起着积极的作用.现代信息社会，传统的手工管理已不能适应现代人事档案工作的需要.然而，计算机多媒体技术与网络技术的结合，恰好为人事档案社会化管理提供了基本的技术保障，而网络技术则为人事档案的发展与优化管理提供了良好的基础.

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G271

A

1673-260X（2012）06-0129-03

河南省软科学研究计划项目（112400450413）