论档案馆与图书馆信息资源的综合开发利用

陈丽娟

（池州职业技术学院 图书馆，安徽 池州 247000）

论档案馆与图书馆信息资源的综合开发利用

陈丽娟

（池州职业技术学院 图书馆，安徽 池州 247000）

图书与档案是最为基础的社会信息资源。档案馆资源优势在于拥有政务信息，具有信息的垄断性、封闭性；图书馆资源优势在于知识信息，具有信息的共享性、开放性。两者在信息开发利用上进行协调合作，必将优势互补，发挥更大作用。

图书馆；档案馆；信息利用

信息、能源、材料是当今人类社会的三大资源。未来学家阿尔温托夫勒说过：谁掌握了信息，谁控制了网络、谁就掌握了整个世界。图书与档案是最为基础的两大信息资源，重视图书、档案信息资源的开发利用，尤其是两者信息资源综合开发利用，必将促进社会经济的更好更快发展。

1 档案信息与图书信息的特征

1.1 档案信息典型特征

原始记录性是档案信息的本质属性。档案信息是社会信息中最为基础的部分，档案馆既是永久保存档案史料的基地，也是提供档案信息为社会服务的中心。档案信息本身所具有的原始性是区别于其他文献的标志。档案信息具有原始性使它成为各种信息的源头和基础，档案在真实性、可靠性方面是任何其他信息无法替代的。

档案信息具有凭证性。档案信息是人类社会实践的产物，是历史的真实记录，它的原始记录性决定了它具有凭证价值。档案因为有原始性、真实性和凭证性，所以可作为法律凭证，可成为各种争议的裁决凭证和公断依据。档案信息的凭证性是其它信息所不具有的独特价值，图书信息不能作为法律证据。

档案信息具有知识性。档案、图书在历史上本是同根生，出于同一体，相互之间存在着必然的联系，它们都是存储和传递人类知识信息。知识是人们在社会实践中积累起来的经验，是人类认识自然和社会的成果和结晶。档案是人类社会实践活动的直接记录，是人类文化的伴生物，具有知识的本源性。但是，美国国会图书馆馆长詹姆斯认为，知识是经过加工和分析处理后的信息，必须经过整理和开发，才能变为知识。因此档案信息具有知识性，但同图书信息相比较而言，图书信息的知识性特征更为突出。

档案信息具有垄断性、封闭性。档案工作是一项服务性的工作，各级各类档案馆通过提供档案信息为社会服务，成为社会信息服务体系的有机组成部分。档案是社会记忆，但是档案是有选择性的记忆，在面对浩如烟海的文件下，档案管理者只能选择一小部分文件保存，谁能被保存，谁能被记忆，档案是权利选择的结果，因而档案信息是权力取舍的反映。几千年来，历代统治者不准公民随意查看档案，所谓“三百年不得一窥”[1]。即使在今天，档案开放仍然有许多限制。档案信息开发是以档案为基础的，一般档案满三十年后才对外开放。另外，一个档案馆的档案馆藏是按行政区划分级管理的，具有明显的区域性特征，其内容反映的只是某一特定区域的社会活动信息。

1.2 图书信息的典型特征。

图书信息具有知识性。图书馆是知识的宝库，图书馆经过长期的积累，保存着人类几千年科学文化知识的结晶，图书信息的知识性是其它信息所不能比拟的。

图书信息具有信息的开放性，信息内容的广泛性。图书馆收藏的图书主要是公开发行的各种类型文献，收集强调数量和类别的广泛性，可通过购买实现资源的扩张。图书馆只要条件许可，可馆藏海内外任何图书，并向读者开放。图书资源购买不受时空限制，不受地域限制，可广泛提供公众利用。档案信息在这一点上与图书信息相比较来说其开放性、广泛性明显不足。

2 档案馆与图书馆信息资源开发利用的优势与障碍

2.1 档案馆信息开发利用的优势与不足

档案馆信息资源的优势在于拥有政务信息。档案馆是政府信息资源的管理机构，档案工作历来是从属于统治者的主流意识，档案及其管理活动是一个权力场所，传统的档案馆其职责为主流文化和当权者服务，让官方记忆占主导地位。从国家档案馆的馆藏资源来看，主要是官方的文件。档案馆作为政府信息资源的管理者，有着丰富的政府信息资源。信息专家认为，国家信息资源80%在政府，而政府信息的60%在档案馆，档案馆聚集了大部分政府信息资源，是档案信息资源的特色和优势所在。在当今信息自由化和社会民主化发展的背景下，档案信息资源就成为公众最渴求的宝贵资源。

档案信息资源开发利用的另一大优势是政策保障、国家支持。档案馆所拥有的政务信息公开是社会发展的必然趋势，政府信息流在实际工作中多表现为文件流，政务信息公开，最重要的现行文件的公开。我国现有国家档案馆都设立了现行文件阅览中心，为社会提供现行文件的利用服务，成为信息公开的窗口。现行文件中心实现了政府信息公开的固定化，实现了政务信息的整合，满足了广大公众利用政务信息的需求，得到了国家的政策鼓励，资金投入和技术支持。

档案信息公开利用的存在的主要问题是档案信息开发利用的垄断性，档案部门依靠“原件效应”搞信息垄断，档案开放的范围很小，开放的档案不能适应社会需求。档案馆为政府信息管理机构，衙门作风明显，利用手续繁杂，阻碍了公众利用档案信息。档案内容表现为单一性，档案信息多为政府信息，缺少社会记忆，满足不了科学研究、生产建设、个人查证等各方面的需求。利用者多为政府部门，公众很少想到利用档案信息。档案馆信息服务手段落后，档案馆是坐等利用者上门，缺少主动服务的精神，缺乏档案信息利用的针对性、正确性[2]。

2.2 图书馆信息资源开发利用的优势与不足

图书馆信息资源开发利用的优势在于信息来源广。图书馆是图书信息的集散地，图书馆藏有各种门类的图书，图书馆信息资源具有资源的丰富性、系统性、完整性。图书馆信息知识面宽，几乎覆盖所有学科专业。

图书馆信息资源在开发利用中的优势是具有高度的共享性，图书资源不受地域限制，信息通用性强，利用手续简单，受限制利用范围小，可广泛提供公众利用。特别是随着电子出版物的出现，数字资源逐渐成为图书馆的主体，它打破了利用者时间和空间的局限，使信息利用变得更为便捷，使图书资源共享进一步提升。

图书馆信息资源在利用开发中的另一个优势在于广大用户资源。图书馆是提高民众素质、传播知识信息的文化事业机构，开放的、无障碍的服务使得图书馆有较高的公众认可度。在当今知识经济时代，知识已成为社会重要的战略资源，知识改变未来，书籍是进步的阶梯，图书信息对于所有大众来说都是必不可少的资源，可以满足利用者的不同需求。

图书馆信息资在开发利用的劣势主要有如下几个方面：（1）图书馆信息利用中服务模式落后。坚守的是“闭馆自守”的封闭服务模式，坐等读者上门服务，其特征是被动的阵地服务和以提供文献个体为单元的个体服务，所提供的文献信息服务多限于馆藏，没有体现 “以人为本”，没有重视读者个性化、特色化的信息化服务，没有实行开放性服务。（2）图书信息资源开发深度不足。传统的图书馆文献信息开发主要是对文献进行一次加工，只著录书名、著者、出版社、版本，立足于文献的外部特征来揭示馆藏资源，没有揭示文献的内容，缺乏对文献信息资源的深加工，没有开发出二次文献、三次文献。（3）图书馆信息资源也存在信息利用范围的局限性，虽然没有档案信息资源受开放期限的制约，但是其开发在一定程度上受著作权法等法律制度的约束[3]。尤其是针对数字图书馆信息资源的开发的著作权保护更为严格，要施行授权许可证制度，这在一定程度上制约了图书信息资源的开发利用。

3 图书馆与档案信息资源开发利用中优势互补、合作、交流

档案馆与档案馆信息资源在信息资源开发利用中互有优势。档案馆拥有政府信息，但是开发利用受档案开放期限制约，档案信息资源具有单一性，信息利用者中公众人数较少，档案信息利用方式落后，缺乏针对性、主动性。图书馆信息资源比起档案资源来说具有信息资源的广泛性、通用性和高度的共享性，有广大受众用户资源。但是图书馆资源也受著作权保护制约，未能进行图书馆信息资源的深度加工，存在封闭服务模式。图书馆与档案馆作为社会两大重要的信息机构，各有优势，如能做到资源互补，技术共享，联合开发，必将提升图书、档案信息对社会经济发展的贡献能力，发挥应有的作用。

3.1 档案馆与图书馆信息资源利用协作

在档案馆、图书馆馆藏资源储存上，存在相互争抢的局面，一张纸，一本资料进了图书馆就是图书，进了档案馆就是档案。有些信息资源既是档案也是图书，按照“自行管理”的原则，谁先得到谁就保管。如珍贵的家谱、报纸、期刊等。图书馆、档案馆都具有存贮、提供知识信息的职能和承担知识信息的服务工作，二者之间相互交叉、相互渗透，就会出现相互之间信息资源隐瞒和利用信息时相互推诿的情况。由于二者之间缺乏相互间联系和协作，存在馆藏信息资源的重复和浪费，不利于资源的收集、共享和开发利用，不能适应现代社会信息纵横交流的需要。必须开展信息资源利用方面的协作。首先，相互间要交换重份件，除原件外，还可以相互交换复制件。其次是交流目录，交换各自馆藏资源目录，就可以相互了解馆藏资源情况，为利用者提供查找线索，达到资源共享的目的。第三是提供网络服务，档案与图书都是信息与载体的统一，在信息化时代，信息会与载体分离，信息会独立于载体而存在，建立网上档案馆或网上图书馆，各自拥有的信息将失去其封闭独立环境而存在，只要将双方馆藏资源公布于网络，二者之间可随时获取另一方的信息资源。

3.2 图书、档案信息服务工作一体化

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，我国已提出加快国民经济和社会信息化发展战略。图书、档案是整个社会最基本的信息资源之一，发展高新技术产业、建设国家创新体系都离不开图书、档案信息资源，为了促使档案、图书信息资源最大限度地为经济和社会发展服务，图书、档案信息服务工作一体化是时代的要求。图书、档案是关系十分密切的姊妹学科，他们都是以文献 （图书、档案、资料）为工作对象，都使用分类、编目、检索等技术和方法，都有一个共同的目的——利用知识成果，都以社会需要（各方用户）为服务对象，从而推动科学技术和社会的进步。当今人们信息利用需求广泛而强烈，要求能方便的从多种信息资源中获取所需。电子计算机、互联网等先进科学技术的应用与推广，促使图书、档案之间的差异和界限日益缩小，对电子计算机而言，图书、档案都是一种信息，可以转化为代码，提供各种信息服务。现代社会需求与科学技术大大促进了图书、档案工作的一体化，并使一体化成为可能。实行一体化，便于统一规划和协调，避免信息资源建设重复浪费，提高工作效率，可以产生更好的总体社会效果。在新时代，图书、档案信息服务工作一体化势在必行[4]。

3.3 共建信息服务平台

《中华人民共和国政务信息公开条例》明确规定了各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民获取政府信息提供便利。在开展政务信息服务方面，档案馆作为政府文件的保管机构，有明显的资源优势，受到国家政策扶持和技术支持，是大众认可的政务信息权威服务窗口。而图书馆在中国提供政府信息服务方面至今仅存在字面上，图书馆要想真正实施提供政务信息服务，困难较大。但是图书馆有比档案馆更为广泛的用户资源，有明显的读者优势。同时作为公共阅读场所，还有明显的场地优势。因此双方可在提供政府信息服务上进行优势互补，开展合作，共建政务信息服务平台，集中政府信息资源开展一站式服务[5]。这样图书馆可以利用读者优势广泛传播政府信息，成为政府信息阅读场所，档案馆可以利用图书馆的信息服务平台，宣传档案工作，提升全民利用档案信息的意识，双方合作共赢，成为政府信息公开服务的主导地位。

3.4 共同合作进行信息资源深层开发利用

国家档案局长杨冬权于1994年首次提出 “大编研”之概念，大编研的思路，就是以档案馆馆藏资源为基础，多方吸纳文化资源，借助社会力量，走合作开发之路。档案馆与图书可以开展联合编研，借助双方资源、人才优势，开发出更多切合社会实际需要的信息产品，满足社会各界对档案、图书信息多样化需求。如：在历史研究方面，史志、古典文献是图书馆的优势资源，而档案馆的档案具有原始性是研究历史的第一手材料，因而在地方史研究、地方文化研究、地方志编写等方面，两者可以开展联合编研。总之，图书馆与档案馆信息资源开发利用的合作可实现优势互补、强强联合，可以扩展选题选材范围，探索多样化的成果形式及传播渠道，编研出更多符合时代特点与公众需要的文化精品，更好的为地方经济、社会发展和弘扬社会主义先进文化服务。

[1]汪孔德.基于社会记忆理论下档案与历史的关系[J].池州学院学报,2008(1)：98-93.

[2]徐婧.档案信息资源开发利用中的存在问题与对策[J].档案与建设，2011(12):61-62.

[3]肖宏志.图书馆应当享有明确的著作权使用权[J].图书与情报，2006(5):102-105.

[4]王娟.网络环境下公共图书馆信息资源的开发[J].内蒙古图书工作，2010(3):10-12.

[5]张慧.政务信息公开与档案信息开发利用[J].科技档案，2010(2):21-23.

G270

A

1674-1103(2012)03-0122-03

2012－02－27

陈丽娟（1973—），女，安徽桐城人，池州职业技术学院图书馆馆员，研究方向为档案学、图书馆学。

[责任编辑：胡惠芳]