浅谈如何做好水电工程建设项目档案工作

徐 莉 郭惠民（华东宜兴抽水蓄能有限公司，江苏宜兴，214205）

抽水蓄能工程建设具有规模大、周期长、参建单位多等特点，为工程建设档案的收集、整理、保存直至归档带来一定难度，面对这一特殊情况，笔者结合整个工程施工与管理的实践，试对相关单位在工程档案管理，特别是在工程建设期如何做好参建各方工程档案管理工作谈几点想法。

一、水电建设工程档案管理现状与存在问题

近期以来，水电建设项目发展较快，流域或区域性开发的工程项目不少，工程建设多采取“小业主、大监理”的建设管理模式，工程建设中参建各方由于忽视档案方面的管理，存在的不足与问题确实不少，常出现工程建完了，竣工资料却寥寥无几、迟迟归不了档的现象。主要表现在：

1.建设单位专业人员不足或跨行业管理，工程建设单位开始往往不重视档案，不知如何管理，甚至无人过问，建设过程中没有真抓实管，使得建设单位对于档案管理工作要么被动应付，要么抓而不紧。

2.工程监理单位现多由设计等单位组成，人员又多是从社会招聘或学校新分配的学生。由于原单位所从事的工作性质或经历不同，对工程竣工资料收集整理方式方法理解不一，管理方式也不一。更突出的是监理单位力量不足，人员素质参差不齐，管起来或不到位或流于形式，没有很好履行监理的督促审查职能。

3.施工单位一是有经验的技术人员不足，或是流动性大、资料管理人员经常调换，影响竣工资料收集、整理及归档工作；二是一些低资质包工队或层层分包带来对竣工资料整理不重视、不及时、不规范或管理工作跟不上，以至资料可能存在失真现象等等。

二、加强水电建设工程档案工作的对策思考

1.各级领导重视是前提

这里说的各级领导是指工程建设各参建单位主要领导、分管领导、相关部门负责人；足够的重视是指不但要言论上经常讲，而且个人对此项业务要知晓。特别是分管领导和部门负责人，既要真抓实干，又要勤督促检查，决不能只是说说了事，要善于发现问题并及时加以解决，解决不了的要及时汇报。工程建设过程中，每时每刻都在产生着大量的资料，发现问题不及时解决，可能致使施工单位的一些档案资料存在缺陷；如果是监理单位没有正确掌握要求，可能是几个承包商的阶段性资料存在问题；如果是建设单位没有把握好规则制度方面的要求，那可能出现的是已完成资料存在大量问题或者须进行返工处理的局面。所以说各级领导对竣工资料管理工作要有一个正确和足够的认识，要将档案工作与工程建设同步进行，在工程项目报批开始，建设单位领导就要有档案管理意识。

2.档案人员尽职尽责是关键

一个水电工程竣工资料的形成是参建各方许多人员共同努力的结果，需要参建各方工作人员积极配合，尽职尽责。

一是工程建设单位工作人员（包括工程技术人员及专兼职档案员）。他们承担着本单位档案的编制以及对各参建单位竣工资料收集整理的指导、督促、检查职能，因此必须深刻领会档案工作的重要意义，热爱档案工作，熟知档案管理工作业务知识，按照“统一领导、统一管理、统一规格、统一标准”的原则，在竣工资料收集、整理、归档过程中各负其责。

二是监理单位工作人员。要按照“小业主、大监理”的工作模式，各级监理人员应认真履行对施工单位竣工资料的监督、审查，对监理自身形成资料的收集、整理、归档职责。

三是施工单位工作人员，包括施工单位的基层技术人员、质检人员、试验人员、物质管理人员等。施工一线形成的原始记录、质量检查形成的记录表格、各种试验的检测成果、会议纪要、设计图纸、批复报告等，都是他们通过日常的收集整理而形成的竣工资料。这些人员除要有一定的专业知识外，更主要的是要具备一种尽职尽责的精神，要熟悉业务流程，要细心认真、勤奋务实、持之以恒，要经常深入现场了解工程情况。总之只要有高度的责任感，其主管范围内的资料管理工作才能真实、齐全。

3.规章制度与工程项目划分有机结合是重点

对于建立健全各种规章制度，各单位都有较为成熟的做法与范本，但对于一个水电工程的工程项目划分和档案管理制度，则可能因工程建设前期工作千头万绪或人员不到位，承包商、监理乃至建设单位往往忽视了这两项工作。工程项目划分与档案管理制度应该是制定的越早越好、越细越好。

对于工程项目划分，常规水电工程已有相关规定，只需结合工程具体情况进行明确即可。对于抽水蓄能电站，虽无统一规定，但许多已建和在建工程的经验可以借鉴。这里关键是一个早字，在前期工程刚开始就由监理组织研究商定，由建设单位明文下发，使各参建单位在工程开始就按项目划分进行分类整理，对整体的工程记录填写、对竣工资料的整理是大有益处的，避免了今后的返工。

对于档案管理制度，项目建设单位要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成一般要求》和《归档文件整理规则》的要求，在工程建设初期就制定档案分类表和档案管理制度，并下发各单位执行。除明确归档资料的项目、类别、内容、要求与标准、数量与时间外，还应细化到记录表格的统一、每份资料装订顺序的明确、台账的形式、不经常发生性记录的填写，以及设计监理、环保资料与监理、征地移民资料与监理、设备监造监理等过去不经常发生而现在大量进行，但相关规定不甚明确的资料归档等。使各参建单位归档工作有章可循，归档工作不重复不反复，以保证建设资料收集及时、准确、系统，组卷合理有序、规范统一。

为避免出现“制度不合理、制度不执行、制度天天换”现象，建设单位还要针对工程建设具体情况在工程实践过程中逐步对制度加以修订和完善。同时建设单位档案人员要对各参建单位档案人员进行档案管理制度的解析和培训，以加强对制度的理解与执行到位。另外，建设单位还应经常组织各参建单位档案人员进行岗位及档案专业知识的培训。

4.加强日常管理是保证

一个水电工程建设历时数年，竣工资料整理也是长期而繁琐的工作，档案管理是长期系统工程，如果仅靠领导会上讲讲，主管部门发个文件就能做好竣工资料管理和顺利归档工作，那是不可想象的，不仅专项验收和达标投产检查时难以过关，而且可能影响工程资料的真实、完整和可追溯性。要实现竣工资料的真、全、好、快归档，加强日常管理，开展多种形式的检查、交流与及时纠偏工作是必要的。

各参建单位内部要有明确规定，定期、逐项进行检查，特别是工程建设初期或某一工程部位、某一工序刚刚开始施工之初，先在技术交底时讲清要做哪些检测项目、要填写哪些表格及怎么填写、哪些记录归档等，然后在施工过程中按要求做好检查工作。

监理单位除现场工程师要清楚竣工资料相关规定要求外，应设置一名或多名全面负责竣工资料管理的专业人员，除做好本单位竣工资料工作外，还应配合现场工程师就各施工单位资料管理各级责任人到位情况、相关制度落实情况、现场原始记录填写、收集与整理情况、竣工图修改、试验检验资料保存等工作进行定期全面检查，目的是把问题消灭在萌芽之中，避免同类问题重复发生。另外，监理单位组织每个分部或单位工程验收，对其工程竣工资料的完整和真实性是一次很好的检查机会，发现问题及时进行协调或通报，并要求施工单位限期整改。

建设单位更要将档案管理工作深入到工程建设的各个层面和环节，将档案管理工作纳入工程建设计划和各级领导责任制中。工程建设之初，可以成立以工程各参建单位负责人组成的档案管理领导小组，负责档案管理工作的领导和协调。成立由各参建单位档案人员及工程技术人员组成的档案工作组，负责竣工资料收集、整理、检查、归档的具体工作。工作组应每月开展互查活动，重点检查各参建单位档案工作开展情况、试验检验项目开展情况、质量评定情况、各种原始记录的真实性及资料收集整理的完整性与及时性，以及检查监理工程师的履职情况。检查时不但档案管理人员要参加，而且专业技术人员也要参加，二者的紧密配合对保证竣工资料的齐全、完整、真实尤为重要。同时由于资料检查中发现的工程管理问题及时得到反馈和解决，又反促了工程建设的质量、安全、进度管理。

另外，建设单位档案人员要对各参建单位的档案工作及时进行指导，帮助协调解决问题，如若施工单位对档案工作不重视，档案人员开展工作不力，建设单位应主动了解情况并帮助协调解决。

5.做好竣工资料归档前的复查工作

当工程建设期间没能对工程资料进行很好的日常检查、当工程建设后期一些参建单位由于人员变化而影响竣工资料整理、当相关检查验收发现工程资料存在较多问题时，监理或建设单位组织一次竣工资料详查是有必要的。

组织竣工资料系统复查一要有计划安排，二要有各专业人员参加，三要有固定的时间地点。复查时被查单位相关人员也要参加，小的问题当场解决，大的问题做好记录并交代清楚。复查结束提出问题清单交被查单位限期整改。

6.利用档案管理软件，实现双轨制

为方便今后档案的查询利用，工程建设初期，建设单位不仅要抓纸质档案的管理，同时还应重视电子档案的管理，档案管理目标是实现纸质和电子档案双轨制。建设单位应安装档案管理软件，并为各参建单位安装档案管理软件，要求各参建单位移交的档案必须是纸质与电子档案一一对应。建设单位档案人员通过动态监控档案软件可以实时掌握参建单位日常归档情况，能对归档进度和出现的问题及时督促整改。通过紧跟归档进度，实现工程建设与归档工作同时进行，保证工程档案的真实、齐全、完整、准确。