高校教务档案电子文件管理

曹红英

高校教务档案电子文件管理

曹红英

高校教务档案的管理历来是一项重要的基础性工作。结合工作实际，探讨教务管理电子文件归档和管理，认为教务档案体现一所院校的办学能力、管理水平和社会价值。

教务档案；电子文件；归档；管理

随着计算机的普及，高等院校的办公自动化、标准化、网络化管理日趋完善，计算机在学校教学管理工作中得到了广泛的应用。校园网的普及，为高校各项教学活动提供了更为便利的网络环境，计算机也因此由辅助性的工具飞速发展成为一种在日常教学管理工作中必不可少的工作媒介。笔者结合工作实际，谈谈教务档案中的电子文件的管理与利用。

电子文件是通过对计算机的操作，按照工作要求生成并可在计算机或网络上传输或处理的格式文件。在高校日常教学活动中，电子文件的形成逐渐成为一种必不可少的工作手段，它能够真实地记录这些工作的进程，并且利用率较高，其最大优点在于不受时间和距离的限制，储存形式灵活。由于产生量较大，其中一些具有参考和利用价值的电子文件被作为档案保管起来，形成电子档案。

高校档案是学校教育活动、教学管理、科研建设及学生学习等活动凝聚而形成的具有保存或参考价值的记录资料，包括行政档案、教务档案、人事档案及基建档案等等。教务档案是高校档案工作的重要组成部分，是一项重要的基础性管理工作。教务档案直接记录学校的教育制度、科研教学、师资队伍、实习实验、教学管理和教学基本建设等等，体现学校教学管理水平，反映高校发展历程。因此，做好高校教务中电子文件归档管理工作十分重要。

一、电子文件归档与利用

高校电子文件主要来源于院校各职能部门，如教务类电子文件主要来源于教务处及各系（部）办公室、教研室及任课教师等教学、科研活动。在这些活动开展进行的同时，不可避免地产生了大量的纸质文件和电子文件，对于其中的具有查考、利用价值的各类型文件进行收集保存。电子文件具有和纸质文件相同的功能，因此，电子文件归档范围参照纸质档案归档范围确定。教务档案中电子文件归档主要有以下几个方面：

1.文本类文件。文本类文件主要经由计算机文字处理技术而形成的文字文件和表格文件，这类文件以Word(.doc)、Excel(.xls)、PowerPoint为主，是学生学籍管理、教学计划制定等教务活动中最普遍的文件类型。这些电子文件中，许多都具保存价值，例如在学生学籍管理中的《高考电子档案》《学生成绩单》《毕业生档案转寄单》，教学计划中的《专业教学进程表》《专业教学计划》，科研工作中的《教育教学科研项目立项、揭题报告》《高等学校优秀科研成果获奖情况》及《专利的申请取得情况》等电子文件。

2.图像类文件，包括图形文件和影像文件。这类文件是采用计算机软件、多媒体等辅助工具而完成。各系（部）因教学需要，由任课教师根据专业课程教学的需要，制作完成的多媒体课件、Flash制作以及Auto CAD文件等等。这些图像类电子文件辅助任课教师授课内容形象生动、清晰透彻，同时也将学生难懂的专业知识变得直观易懂。如建筑工程技术专业理论知识比较抽象难懂,要求学生具有抽象的空间想象力，教师在口述讲解难度大。电子课件在课堂教学中起到事半功倍的作用，同时也弥补了传统课堂教学的不足。

3.数据库类文件。它是指计算机系统在进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等，通常以DBF、XLS文件为通用格式。在学生学籍管理中，这种类型的电子文件作用尤为突出。高校招生时，被录取学生的所有信息以数据库的形式，被一并转入录取学校的学生学籍管理系统，它包括学生高考号、姓名、性别、身份证号、政治面貌、通讯方式、户籍所在地、高考各课分数、外语情况等诸多信息。各教学部门在实际教务工作中因某种需要，可将数据库中的各类信息进行组合，加工制作成自己所需要的信息产品。数据库的建立，使得各类数据“数出一门”“多人共用同一文件”，打破了纸质文件使用传统，开阔了利用空间，达到资源共享的目的。电子文件归档后，使档案信息资源的需求得到了很大程度的释放，拓宽了档案信息领域，提高了档案信息编研和深层开发的能力，继而有效地促进了档案资源的横向联合开发。

二、归档后的电子文件的管理

档案的利用功能是档案价值实现的前提，也是它存在的意义所在。而电子档案具有的共享性、交互性、复用性、多样性，是传统纸质档案所无法比拟的，同时对电子文件及档案的管理尤显重要。

（一）建立归档电子文件和电子档案管理工作制度

学院档案管理部门对包括教务档案在内所有类别的电子档案实行全程的指导、监督及管理。具有保存价值的教务管理电子文件由电子文件形成部门（如各教学系（部））筛选、整理后利用网络技术向上级主管部门——教务处转输，教务处将各系（部）上报的电子文件，经过审核、汇总，按院档案管理规范要求的统一格式加工、编目整理后，形成电子文件的逻辑归档，再通过信息管理网络传输到学院档案管理部门，由档案管理部门保存到存储介质上，形成电子档案，实现其物理归档。

（二）建立计算机网络技术支持与运行维护环境

电子文件从生成、传输到存贮都是通过计算机系统实现，它对计算机设备及网络、多媒体技术具有很强的依赖性。各类型的电子文件必须有与其相适应的软件格式系统相支持。例如文字类文件一般采用WORD、EXCEL、TXT格式， 图像类文件采用 JPG、PNG、GIF格式，视频类文件采用MPEG、RM、AVI格式，等等。这些格式的统一，使所形成的电子文件能够在现有的计算机软件及网络环境支持下，进行无障碍地运行。

烟台职业学院专门成立了电教网络多媒体中心。该中心负责校园网及电子档案管理中的技术支持和运行维护工作，配备了综合素质高的信息技术人员及先进的电教设备，以保障校内信息传输线路的畅通。教务处开通了由正方软件支持的“教务管理系统”，该系统由教务处统一管理，各系（部）由教务档案管理人员专人专机使用，电子文件的形成具有统一的格式、类型要求，该系统登录窗口具有特定的密码口令等，这些措施无疑为学院的教务、科研管理电子档案提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。

（三）加强对电子档案管理人员的素质培养

档案信息顺利进入社会交流系统并发挥档案的作用，关键在建设一支高素质的档案管理队伍。日常教学工作中一份电子文件的起草、修改及生成取决于相应的工作需要，但是，把电子文件最终划归为电子档案，档案管理人员则起举足轻重的作用。

烟台职业学院由教务处牵头，档案部门及各系（部）选用素质高的档案专业人员有针对性地进行轮训，培养他们对计算机、网络及教务管理系统的操作能力和运用能力，使其通过学习能够熟练地掌握对计算机及网络的操作技术的驾驭能力，全面地提高他们的电子档案管理技能和素养。

高校教务电子文件的归档实质上是档案管理系统工程的缩影。电子文件的收集、整理直至成为电子档案是一项长期、细致的系统工作。对于高校来说，教务档案能够体现学校的办学能力、管理水平和社会价值。学校的日常教学、科研管理工作成果及大学生在校期间的一切学习活动都在教务档案中被详细而长久地记录，因此，做好教务电子文件的归档管理，对于整个高校档案工作起到了至关重要的作用具有深远意义。

[1]张新宏.高校电子文件的形成与归档管理[J].西安建大科技,2006(1).

G473

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1673-1999（2012）04-0193-02

曹红英（1972-），女，山东烟台人，烟台职业学院（山东烟台264670）建筑工程系助理馆员。

2011-12-16