科研企业财务管理信息化建设与ERP应用

中国石油化工股份有限公司石油勘探开发研究院 曾涛

企业信息化程度反映了企业管理水平的高低和竞争能力的强弱。财务信息化是企业信息化的核心，其重要性和战略性已被越来越多的管理者所认同。为了应对日益变化的环境给自身生存和发展带来的冲击，我国科研企业也加快了财务信息化建设的步伐。

1 科研企业财务信息化现状及发展趋势

1.1 财务信息化的内涵

财务信息化是企业整体信息化的一个部分，是指利用计算机、网络和通讯等现代信息技术，对传统的财务管理模式和流程进行重构，建立技术与会计高度融合的、开放的现代财务信息系统，对财务核算、管理和决策等进行支持工作，以提高财务信息在资源优化配置中的有用性。财务信息化不等同于简单的会计电算化，是财务管理理念更新和变革的过程。

1.2 我国科研企业财务信息化的现状及发展趋势

20世纪90年代以来，我国企业财务信息化经历了会计电算化、计算机财务一体化、财务管理信息化三个阶段。目前，国内大部分科研企业也基本完成了由手工核算向计算机进行会计数据处理的过渡。随着科技体制改革的深入，政府对科研企业的投入力度加大，科研立项的规模和数量不断扩大，经费逐年增加，开发创收呈多样化，科研企业的管理环境发生了很大的变化，除保持原有服务性和公益性的特点外,还有经营性的特点。这就要求科研企业的财务信息化建设应当走适合科研业务特点的信息化建设道路，由原来单纯的会计核算型向更高层次的管理分析型和信息系统集成型转变。为适应新形式的需要，企业资源计划系统(ERP)已逐步在我国推广应用，并将成为我国科研企业财务信息化发展的新趋势。

2 科研企业财务管理信息化建设与ERP应用中存在的问题

ERP(Enterprise Resource Planning的简称)，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它将信息资源进行充分整合，以实现集成管理，为决策者提供全方位的信息支持，体现了先进的财务管理思想。ERP技术的应用使科研企业在会计核算、成本管理、课题管理、预算管理、采购管理、资金支付方式等方面发生了较大的变化，提高了工作质量和效率，但同时我们也看到，内控环境的缺失、信息集成程度较低、财务数据共享有限、复合型专业人才短缺等问题也随着财务管理信息化的过程日益突显。这些问题困扰着科研企业的管理，制约着科研企业的发展。

2.1 ERP环境下的内部控制制度不健全

内部控制环境的好坏是企业能否实现财务信息化的重要因素。科研企业实施ERP后，内部控制的方式、对象和范围发生了较大变化，财务部门的组成人员也从原来的仅由财务专业人员组成，扩大到由财务人员和计算机管理人员及专家共同组成，原有的内控程序在ERP系统引入后无法适应其需要，出现新的控制风险。面对这一变化，有的科研企业没有及时采取相应的措施建立和完善内部控制制度，造成管理人员权责不分，财务核算和控制流程混乱，数据的安全性降低，各科研部门、管理部门和财务部门未能形成相互制约机制，费用支出的合法性、合规性控制较差等问题层出不穷，内部控制制度流于形式，严重地影响了财务管理信息化的效率。

2.2 会计流程存在缺失

ERP的应用改变了原有组织和管理体系的信息基础，使传统的财务流程无法满足和适应新的信息技术条件下的财务工作和会计信息使用者日益增长的信息需求。一些科研企业没有充分发挥ERP系统的技术优势来重构财务核算流程，只是简单地照搬原有管理体系下的会计电算化流程，无法实现财务与业务一体化，更不能实现财务数据与业务数据的实时传递与共享。此外，由于财务人员对系统操作的熟练程度不高，使财务管理信息系统所反映的信息滞后于其他业务信息，这种滞后性影响了财务信息的质量，降低了财务数据的相关性，从效益的角度对科研管理活动进行实时监控变得更加困难。

2.3 信息集成程度不高，财务部门成为信息化中的孤岛

ERP最重要的特点就是集成，涉及多个部门多个模块的集成操作。目前我国已实施了ERP的科研企业，大多启用了财务模块(FI/CO/TR)、采购模块(MRO)和项目模块(PS)，财务模块是ERP系统的核心。财务部门与其他职能部门的业务联成一体，需要各模块协同合作、环环相扣，才能成为一个主动控制的循环系统。但在科研企业ERP实际应用中，财务部门与其他职能部门间问题协调解决机制存在问题，一些关键核心业务的管理还是使用各自的信息系统，比如人力资源管理、科研课题管理、审计(AIS)等信息系统各自为政，没有和ERP系统很好的结合，在一定程度上导致了内部工作协调不当、部门之间相互推诿的现象，信息孤岛、资源浪费和重复建设等弊病日益严重。

2.4 财务管理软件与财务人员信息化技能之间的矛盾

通过实施ERP系统来推进企业的财务信息化建设，需要既懂财务管理知识又熟悉计算机的综合型人才。目前，一些科研企业尽管拥有信息技术专业知识和技能的计算机人才，但这些信息化内部实施人员大多没有财务管理方面的经验，在软件应用培训、业务问题处理，以及系统日常运维管理等方面不是那么得心应手。另一方面，财务管理人员学历不高，财务管理的能力和理念往往不能适应现代企业管理的需求，多数停留在会计电算化水平上，缺乏信息化管理能力及思想，一定程度上制约了ERP系统的深化应用，减缓了财务信息化推进的步伐。

3 加强科研企业财务信息化建设和ERP应用的对策及建议

如何结合科研企业自身特点进一步提高ERP应用的水平，以应对新时期财务信息化带来的机遇和挑战，推动科研事业单位财务信息化的改革和创新，成为我国科研企业面临的重要课题之一。

3.1 领导高度重视，推动财务管理信息化建设

科研企业和一般意义上的企业相比较，由于组织性质不同，在财务管理目标、管理方法等方面有较大差异，导致财务人员甚至单位负责人长期以来形成了一种错误的观念：科研企业业务单一，会计核算简单，会计工作只是简单的记账，重核算、轻管理的现象很普遍，认为实现会计电算化就是财务管理信息化的目标。科研企业的负责人应当转变观念，正确认识当前信息化发展的形势，加大财务管理信息化建设的政策支持和资金投入。ERP的实施是一项“一把手工程”，企业高层领导应全力参与和支持，因为只有高层领导的积极参与和充分理解，全体财务人员才能全身心投入到信息化建设中去，才能创造出良好的财务管理信息化的环境，不断地推动财务信息化建设迈向新高度。

3.2 完善ERP系统下的内部控制制度

为了减少实施ERP产生的新的控制风险，必须使ERP与内控管理充分结合，建立完善的内部控制制度。首先，对现有的各项财务管理办法进行全面梳理，制定严格的财务管理制度，把财务管理的重心从原来的以会计核算为主，转移到以管理、分析和决策为主上来；其次，对部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等，按ERP环境下的要求进行重新设定，对人员操作的业务、核算的内容进行规范，以达到相互制约、减少舞弊的目的；此外，利用风险评估手段重新确定ERP系统下的关键业务流程和关键控制点，与相关业务负责人进行沟通、确认，并形成控制备案文档，保证会计核算系统的保密性和安全性。另外需要说明的是，内部控制应当随着科研企业内外部环境的变化而变化，只有这样，才能持续稳定地保证ERP系统的应用效果。

3.3 建立财务业务一体化信息处理流程

流程重组是实施信息化的基础工作。只有对不适应新的信息环境下的内部会计流程做出评估和改进，进行财务流程的重建，才能确保企业有一个科学、规范和严格的管理。下面以国内某石化科研单位差旅费报销为例，说明实施ERP后进行会计业务流程重组的必要性和重要性。

该科研单位由于业务性质特点，科研人员需要经常出差，差旅费占全部费用的比例相当大。原有的差旅费报销流程为：员工手工填写差旅费报销单后，由各部门单独设立的报账员拿原始单据按内控权限找各相关领导进行签字审批后，统一交由财务报账，同时建立费用报销台账定时与财务系统中的数据进行核对。整个报销过程少则三五天，多则十天来，工作量大，报账效率低。随着研究院规模的扩大，结合信息技术进行报销业务流程重组成为当务之急。该科研单位利用原有OA系统的财务报账模块，由报账人员在该系统中录入信息，系统自动生成差旅补助及费用总额等信息，相关领导在OA系统中完成审批，财务审核人员对原始单据审核无误后，通过事先定义好的业务性质、费用科目与会计凭证映射关系进行实时触发，将OA中的费用报销信息自动生成ERP中的会计凭证，实现了差旅申请与报销管理业务流程在OA系统与ERP系统间的有效集成。通过上述业务流程的重组，利用信息化手段简化线下操作流程，使费用报销周期大大缩短，财务人员的出错率和工作量大大降低，把财务人员从繁琐的日常核算中解脱出来，将更多的精力投入到对数据的分析和管理中去。同样，在资金流转、成本控制、物资采购、信息传递等方面都可以采用同样的方法对原有的流程进行变革和扬弃，因为只有建立财务与业务一体化信息处理流程，才能真正的提升科研企业的竞争力。

3.4 消除信息孤岛，推进财务信息化模式创新

财务管理信息化建设是项系统工程，其基本中心思想是协同集中管理。科研企业在实施ERP的过程中，涉及到财务部门、信息部门和其他部门的共同协作，在与其他部门取得充分沟通的前提下，实现与其他管理信息系统的全面对接，这样才可以尽可能多的获取信息，发挥财务管理系统信息集成功能。同时，通过信息资源的有效整合，不断地推动财务信息化模式的创新。科研单位可以结合自身的特点和需要，以ERP为核心系统设置一个中心数据库(BW)，各个职能部门的子系统与中心数据库相连。当物资采购系统(MRO)、项目计划系统(PS)、科研管理系统、人力资源系统(HR)等发生变化时，中心数据库自动收集信息并传递给财务系统(FI/CO/TR)进行动态核算，再把处理完的会计信息传回中心数据库，这样，决策系统和监控系统可以随时调用中心数据库的信息进行决策分析和预算控制，其他部门也可以享受财务信息化管理所带来的成果，整个科研单位的科研经营活动就全部纳入了信息化管理之中，各部之间协作监督，解决了信息“孤岛”问题，真正实现了信息集成和资源共享。

3.5 加强科研课题信息化管理

科研课题的管理和核算的工作量几乎占到了科研单位所有财务工作量的一半以上，是科研单位财务管理的重要组成部分，将信息技术引入到课题管理具有很重要的意义。科研企业的课题一般分为纵向、横向和其他三大类型课题，每个课题涉及的成本费用项目繁多，有的甚至达到了20多个，每个课题不仅实行分类核算，而且在开题、中期、结题阶段都要对课题的预算、核算执行情况进行持续的跟踪和管理，随时为内外部提供精准的财务数据，如此庞大的数据信息，在ERP系统中采用CO模块的订单进行核算，可以代替手工台账的方式将众多课题进行分类、多层面管理，使所需数据快速高效生成。但对于预算控制较严格的课题，如国家重大专项课题，仅通过订单来管理，对预算的控制力度比较弱，在课题中期审计或结题前进行查询时发现偏差再进行账务调整，无形中给财务部门带来较大的工作量。通过对ERP系统财务核算和相关业务的调整优化，目前已有部分科研单位对国拨类型的课题启用PS模块的WBS元素代替订单进行课题核算和管理，取得了较好的效果，费用超出预算时，系统立即报警，形成了对国拨课题预算、核算有效地在线控制和监管机制。将此核算方法应用到其他类型课题中，能够大大地提高科研企业课题的信息化管理效率。

3.6 加大财务管理信息化的人力资源投资

ERP应用是一个知识更新、管理不断进步的过程。因此，科研企业在引进高级人才的同时，也要持续地做好用户的培训工作，才能保持ERP系统的高效运行，为提升管理、降本减费提供很好的支持。首先，要抓好应用层面的用户培训，提高ERP的应用层面水平，使ERP系统数据仓库的强大功能得以进一步的应用，从而提升财务管理水平；其次，随着ERP应用的深化，关键用户掌握的ERP知识也必须不断地丰富、更新，才能满足ERP应用不断提升的要求，因此，抓好关键用户技能提升的培训，确保该群体始终保持技术领先，不断地指导财务ERP应用工作；此外，对在财务管理信息化建设中起重要作用的业务骨干，应该实行短期激励与长期激励相结合的机制，采取有效措施防止人才流失。

4 科研企业财务信息化建设任重而道远

从成功实施了ERP的科研企业来看，尽管ERP是一个适合于科研企业进行信息化建设的管理软件，但不是实施了ERP就可以解决所有的管理问题，我们必须清醒的认识到，现阶段我国科研单位ERP的应用水平普遍较低，存在着许多应用方面的死角和盲点，我们要重点关注这些薄弱环节，运用ERP系统中包含的先进思想，构建适合科研企业发展的信息化管理体系，提高精细化管理水平，将科研企业的经营管理推上一个新台阶。

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