商务英语函电写作中的失误分析及对策探讨①

南京工业职业技术学院外语系 何正英

全球经济一体化以来，我国对外商务活动日益频繁，商务英语函电已成为商务交流活动中最常用的工具之一。商务英语函电又称外贸函电或商业书信[1]，是贸易双方进行信息交换的重要工具，对贸易活动的成功与否起着重要作用。商务信函代表企业形象，商务信函中一旦出现偏差，很容易导致贸易双方产生误解、摩擦，甚至合作失败。随着信息技术的发展，商务英语函电已经不仅限于纸质信件，电子信件亦已成为商务英语函电的主要形式。商务英语函电是贸易双方合作过程的重要凭证，也是企业形象的展示，交易的成功与否很大程度上依赖于商务英语函电。本文着重研究商务英语函电写作的特点和技巧，归纳其常见错误，探讨提高商务英语函电写作水平的方法，以期为商务活动者提供参考，促进我国经济国际化进程。

1 商务英语函电的特点

1.1 格式正确

商务英语函电是特定商务活动中使用的一种文体，有其自身的格式规范。商务英语函电具有专业性和行业性的特点，其行文有一些约定俗成的规范。商务函电的发送形式多样，包括电子邮件、传真、快递等，不同的发送形式对格式的要求也有所差别，这就要求商务信函写作者能够掌握正确的行文格式。

1.2 词汇准确

商务英语函电中经常会涉及诸如经济、法律、财务、货运等专业学科领域，因此商务英语函电在词汇的选择上务必力求准确，并且具有专业性。商务信函中，用词不当很容易造成分歧和误解，造成不必要的麻烦。同时，一些在普通英语中使用的词汇，在商务信函中也常用来表示专业的意思。例如，“balance”一般表示“平衡”，但在商务英语中却表示“差额、余额”的意思。商务英语函电处处反映商务活动的内容和特点，应避免说外行话[2]。所以，商务信函必须保证词汇的准确性和专业性，避免使用晦涩的语言，以免造成歧义或误会。

1.3 内容明确

商务英语函电中，应明确让对方知晓信函所要表达的真实意图，信息内容的不完整或者多余都会造成信函接收方的迷惑或误解。而且所说的话要有依据，确保内容的真实性。所表达的内容应与信函的主题相关联，逻辑清楚、结构清晰，冗余的信息不应赘述。话语应清楚明了、言简意赅。在经济节奏加快发展的今天，商务函电在书写中往往开门见山，使阅读者能够快速的了解函电内容。

1.4 文体得当

商务信函的撰写除了要注意格式外，还要注意文体，要运用恰当得体的文体。可运用一些常用的套语，同时注意口语和书面语的差别。在交际中，我们有时虽然使用了语法正确的句子，但违反了某些社会规约、人际规范或者不符合说话时的时间、空间、对象等语境，这种失误也应避免[3]。

2 商务英语函电中的失误分析

语言交流中出现的差错、误差、错误等现象统称为“失误”[4]。为了收集商务英语函电写作中的常见失误，笔者对2008年6月高等学校英语应用能力考试(Practical English Test for Colleges，以下简称PRETCO)中的原始写作材料进行了收集整理。PRETCO是专门针对高职高专学生开展的国家级考试，写作部分主要考察学生运用英语进行涉外信函写作的能力。笔者参加了2008年应试作文的阅卷工作，收集了大量第一手写作材料。2008年6月份的PRETCO作文题要求为：“假如你是新帝服装公司经理丁志文，根据下列内容，给客户Mr. John Smith写一封信函，写信日期2008年6月28日。内容包括：(1)告知因原材料价格上涨，产品价格上调；(2)原定货物仍维持原价；(3)希望今后继续向本公司订货；(4)随函寄去调整后的价目单；(5)表示歉意，敬请谅解。

笔者从收集的学生作文中，选取了100篇应试作文稿进行了整理、分析。这一百篇作文中，每篇作文的平均字数为81.6个单词。总分15分的作文学生的平均得分为7.1分，得分偏低，作文中的错误也比较多，主要归纳为四类。

2.1 格式错误

在外贸函电的格式上，很多学生套用中文的写作习惯，往往把写信日期写到正文下方，而英语信函的习惯是把日期写在正文的上方。另外，很多学生把“丁志文”的姓名写成“Dingzhiwen”或者“Ding Zhi Wen”，这都是受中文的影响，正确的写法应该是“Ding Zhiwen”，而且最好姓氏大写，写成“DING Zhiwen”，这样外国人能够很容易的辨认出“DING”是姓，“Zhiwen”是名字。

2.2 词汇偏差

在词汇层面，学生受中文思维的影响，往往在自己的英语词库中寻找与中文对等的英文词汇，然后再组成句子，导致在词义、词类以及搭配方面产生偏差，下面结合学生作文中的实例进行分析。

第一类为中英词义内涵不同造成的失误。我们在学习单词时，有时会将某个英语单词和汉语词汇进行一一对应，而汉语词汇与英文词汇完全对等的情况很少。例如，学生作文出现用“old customer”来表示“老顾客”、用 “old price”来对应“老价格”的情况，恰当的说法应分别是“regular customer”以及 “original price”。实际上，英语单词和中文词义完全对等的情况很少出现，而中国学习者在进行外文写作时，往往进行汉英直译, 这样容易造成母语负迁移的错误。

第二类为词性混淆造成的失误。有些同学在词汇的使用上面，没有注意单词的词性，造成误用。比如上“价格上涨”，很多同学说成“The price will up”，把“up”用成了动词。另外，英语中有一些特殊的词类如冠词，在汉语中是一个空缺，所以中国学生的英语作文中常常出现漏用、误用冠词的现象。又如汉语中的某些词类如量词，英语中没有对等的词类，这也给学生造成了困难。

第三类为搭配不当造成的失误。英语与汉语有不一样的搭配规则和习惯，例如有同学把“确保质量”翻译成 “make sure our products’ quality”，正确的表达方法应为“ensure our products’quality”； 又如“寻求帮助”，有同学译为“search help”，应说成 “ask for help”更妥当些。中国学习者往往根据汉语的词汇搭配习惯来“造句”, 容易生成不恰当的英文表达。

2.3 内容含糊

商务信函要求内容层次清楚、主题突出，避免含糊和费解。需要选取适当的词汇来表达自己的意图，要言之有物，明确向对方提出要求或回答对方要求。部分学生在商务信函写作中不明确提出自己的要求，让人不知所云，内容含糊，目的不明确。商务信函中务必要避免这一点，使对方能够一目了然。

2.4 文体不当

英汉两个民族不同的思维习惯和文化背景造成了不同的表达习惯。比如在作文的结尾部分，中文提示为“表示歉意，尽请谅解”，所以有些学生写道“I’m sorry for this news, please forgive us”。学生将汉语写作中的结尾方式直译到了英文中，很严肃的表达了歉疚之情，这与英美人的写作方式有所不同，因为英语为母语的人在信函结尾时不像中文写作中那么严肃[5]。在遣词造句上, 英文函电的语言要求简洁明了，而汉语语言则往往带有主观性和感情色彩。所以在商务信函中，要充分考虑话语的对象等语境因素，合理运用恰当的文体。

3 避免商务英语函电写作失误的对策

3.1 增强跨文化交际意识

在笔者随机抽取的100份实例中，大多数的错误是由于汉语语言对英语的负迁移造成的失误，所以商务活动者应加强跨文化交际意识。中西两种文化差异较大，英语学习者在学习语言时，要增强对文化差异的敏感性。在选取的学生的作文中普遍缺少过渡词，学生往往直接把一些短句罗列在一起，给人不连贯、不流畅的感觉。英语句子之间是一种形和，语篇之间通过连词、代词或者副词等手法来保持句子间的连贯，而汉语句子之间是意合，主要通过语义取得语篇的连贯[6]。并且，语言交际总是在一定的文化环境中进行，要保持对文化差异的敏感性。在国际商务活动中，尊重文化差异，避免文化禁忌，主动学习西方文化背景知识，并将之与汉语文化进行对比，掌握两种语言之间的差异。语言是文化的载体，学习语言知识的过程实际也是了解文化的过程。应该加强不同文化的差异对比，增加语言文化信息的导入，最大限度地减少由于文化差异导致的语言交际失误。

3.2 注重商务英语知识的学习

跨文化商务交往涉及两种不同文化之间的交流，商务英语学习者应掌握大量的商务礼仪知识和专业术语。商务礼仪及人际交往的规范，是国际商务交往中不可缺少的一部分，是不同背景的企业能否建立良好关系的基础。一些专业词汇也是商务英语函电写作中的重点和难点，英语学习者应多了解英汉词汇的不对应现象。平时学习英语词汇时，多看英英解释，挖掘词汇背后的文化内涵，以便能够理解并把握其含义、搭配以及用法。可以进行有意识的预言输入如阅读或者背诵，积累商务英语函电写作必需的语言知识及专业知识，摆脱汉语参照体系, 以便更好地用英语进行交流。

3.3 加强外贸函电写作实践

所学得的知识只有在不断的写作实践中才能被强化。学习者应该运用一切机会实践自己所学的书本知识，多与本族语者交流，多学多看，将一些典型错误进行归纳总结，并最终避免这些错误，掌握外贸函电写作技能。现代信息技术为我们进行外语语言实践提供了条件，我们可以利用QQ、MSN等交流软件直接和英语本族语者进行交流，学习领悟他们的写作特点和风格，进行模仿。现代英语教学软件也提供了模拟商务交际场景，可在模拟场景中进行仿真操作，以获得真实深刻的学习体验。还可以仿照范文进行写作练习, 学习范文的格式规范和表达技巧。写作中很多错误如单复数、时态、人称的一致性等，学习者大都知道其用法，但实际写作中还是经常犯同样的错误，主要原因是实践机会少，所以应充分利用各种机会来进行外贸函电写作训练，最终提高商务英语函电写作水平。

4 结语

总之，商务英语函电写作有其自身的特点，函电写作中应尽量避免上述各种失误，商务英语使用者应该增强跨文化交际意识、注重商务英语知识的学习，并加强外贸函电写作实践。商务活动者应充分发挥商务英语函电在贸易合作中的作用，树立企业良好形象，促进贸易双方的有效沟通和交流，实现互惠双赢。

[1]王方路.外贸函电特点与翻译刍议[J].中国科技翻译，2005(1).

[2]柳仕超.外贸函电语用失误的案例评析[J].长春理工大学学报，2011(6).

[3]钱冠连.汉语文化语用学[M].北京：清华大学出版社，2002.

[4]胡庚申.“国际交流语用研究”内容综观[J].外语研究，2000(3).

[5]蔡基刚.英汉写作对比研究[M].上海：复旦大学出版社，2001.

[6]俞理明.语言迁移与二语习得——回顾、反思和研究[M].上海：上海外语教育出版社，2004.