高校重点项目建设档案管理的研究

张忠良

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州 450052)

近年来，随着我国高等教育事业的快速发展，高校的基建规模逐步扩大，有些高校的新校区工程项目建设还是国家级或省级重点项目建设，新校区的建设使高校档案管理面临越来越大的挑战。在新校区项目建设的档案管理中，如何适应当前高校的新变化，搞好新校区重点项目建设档案归档和管理工作，是当前需要认真研究的课题，同时也是高校档案工作者义不容辞的责任。河南省发展和改革委员会公布的2011年河南省第一批重点项目建设名单中，我院新校区建设榜上有名。研究高校重点项目建设档案管理对促进我院做好新校区重点项目建设档案管理工作，对提高我院档案管理工作水平、促进档案管理发展、规范档案管理制度有着重要的意义。

一、充分认识高校重点项目建设档案的重要性

国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，重点项目建设档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经重点项目建设档案验收或重点项目建设档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，重点项目建设档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权。此外，重点项目建设档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响新校区建设项目发挥最大效益。

二、如何做好高校重点项目建设档案管理工作

1．首先要将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，与项目建设同步管理。工程项目从立项开始，新校区项目建设单位就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，并制定相应的岗位职责，成立新校区建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案管理人员网络体系，明确各自工作职责。如我校新校区档案管理，设在新校区建设指挥部，新校区建设指挥部入驻新校区临时办公棚房后，就专门设立一间档案资料室，并由专人负责新校区建设档案的管理工作。

2．加强高校新校区重点项目建设档案管理制度建设。新校区建设项目由于规模大、工期分期多、形成材料多，特别是由于其所涉及的设计单位、施工单位、监理单位众多，所以要想在项目建设档案管理中做到规范化、标准化，就要加强和完善有关的制度建设，这是做好项目建设档案管理工作的根本保障。

3．充分理解高校重点项目建设档案的实质和内容。高校重点项目建设档案不能只把单一的基建施工档案做为档案收集内容，它包含着诸多分类，与新校区建设相关的文书、基建、技术、声像、会计等资料，都在收集整理内容。包括项目建设从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料;项目建设前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议;一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带，等等。

4．高校档案部门要及时介入。国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定重点项目建设验收要求:项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。为保证工程顺利竣工，高校档案部门要及时了解、跟踪项目建设进度，及早介入，对项目建设档案工作进行业务指导，并对有关人员进行档案业务培训。

5．高校档案部门在新校区项目建设档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验、自验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验、自验中发现的问题，要及时解决。在对照验收标准上，要坚持高标准、严要求，确保项目建设档案的质量。

6．新校区项目建设档案整理工作要前移。做好项目建设计划立项、勘察设计、施工、竣工验收四个阶段的资料的收集整理工作，档案部门要参与各个阶段项目建设档案的验收。

7．把握好新校区项目建设电子档案与纸质档案同步移交。建议新校区项目建设的高校档案部门，在纸质档案移交的同时要同步移交电子档案，对竣工后的项目档案目录要及时进行录入，对工程合同、竣工验收的纸质档案要进行数字化转化。

三、做好高校新校区重点项目建设档案归档管理应注意的几个环节

1．新校区重点项目建设档案的归档管理。根据项目建设的特点，严格执行相关档案管理办法，把新校区重点项目建设档案归档与工程保证金捆在一起，采取按工程项目的不同阶段进行归档，这对保证新校区重点项目建设档案归档管理是一个行之有效的办法，也是项目档案顺利移交一项有力的控制措施。我院2007年制定的《郑州铁路职业技术学院档案管理办法》明确规定:学院从基建总投资中扣留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。

2．与学院各相关部门相互配合、相互协作，做好新校区建设档案管理工作。除新校区项目建设单位领导重视外，还必须得到校内相关单位的支持，如财务处、基建处等单位的大力支持和协助。这样重点项目建设档案归档管理工作执行起来更为顺利，档案管理人员才能对所归档案严格把关，从根本上杜绝重点项目建设档案归档存在的漏洞。

3．学校档案管理人员必须熟悉档案管理工作，不怕麻烦，要有高度的事业心和责任感，做好新校区建设档案管理工作。新校区重点项目建设档案的归档管理，会在一定程度上增加归档的工作量、复杂性和难度。如，一个工程项目在没有完成最后归档前，对按合同项目归档的档案，还要分类登记建账，管理好按合同项目归档收集的各种资料，待全部项目完工后统一整理归档。只有档案管理人员有了高度的事业心和责任感，档案管理工作才能避免发生工程建设项目资料出现混乱的状况。

4．根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，重要建设项目竣工验收以后，建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目建设档案。为落实此项工作，既要保证重点项目建设档案向市城建部门的报送，又要保证重点项目建设档案的原始、完整、准确和清晰，为学校今后使用这些档案提供保证。此项工作重点应从项目建设招标时就做起，档案部门首先与学校新校区建设指挥部协商，在重点项目建设招标时就在标书中规定资料归档的套数基础上增加，并要求交学校归档的资料必须清晰、完整、准确，原则上必须是原件。而对于原件只有一件的部分档案原件，在向市城建部门移交之前复印，并加盖“原件在城建档案部门”的印章(便于将来使用时对原件的查考)，整理后归档。