优抚医院档案管理存在的问题及对策

◎ 庞秀云

优抚医院档案管理存在的问题及对策

◎ 庞秀云

随着医疗事业的进步和科学技术的迅猛发展，各级医院对档案管理的要求也越来越高。优抚医院是专门为荣复军人服务的医疗机构，其档案管理水平不但影响着优抚对象的服务质量，也直接反映医院的整体管理水平。针对档案管理中存在的问题，研究探索有效解决途径，促进优抚事业的可持续发展是档案管理者面临的重要任务。

一、优抚医院档案管理现状

据不完全统计，全国优抚医院有近百所，大都建立在解放战争和抗美援朝战争期间，分布在全国各个省市，主要收治伤残军人，是党和国家对伤残军人进行关怀体贴的窗口，由国家全额拨款。长期以来，优抚医院由于服务对象和管理体制特殊等原因，形成了半封闭局面。在档案工作中，无论是创新意识、管理模式，还是硬件设施等方面都与医疗事业迅速发展的形势有一定距离。主要表现在：

（一）档案意识不强，档案利用率不高。档案管理对医院各项工作的开展具有十分重要的利用价值，但医院在全面建设发展中，对档案重视程度不够，存有“重医疗、轻档案”的思想，认为档案管理是医院的辅助性工作，只要做好收集、整理、收藏工作即可，这使得医院档案资源开发不足，利用率不高。

（二）档案管理机构不健全，管理不规范。一是优抚医院档案工作大多没有独立部门，往往挂靠在行政科室，由工作人员兼管，库房拥挤，设备陈旧，工作条件只能满足于收受管。二是档案收集不系统、不规范。医院档案综合管理部门一般只负责医院的文书档案、科技档案、音像档案等，而病历档案、会计档案、医疗影像档案等由各业务科室分头负责，形成了多头无序的管理局面，而医院又没有一套科学统一的管理要求，致使医院档案管理水平参差不齐，管理制度不规范。

（三）档案管理缺乏远景规划，不能与医院发展同步。医院管理是运用现代管理理论和方法，对人、财、物、信息、时间等资源，进行计划、组织、协调、控制。优抚医院会定期制定适合自身特点的发展规划、发展目标和年度实施计划，一般会对医院规模、重点建设、人才培养、技术创新等临床医疗方面有明确的发展目标、实施步骤、保障措施等做出要求，但涉及档案管理建设的内容往往很少，致使档案工作随意性强，发展缓慢，管理人员安于现状，缺乏创新和活力，造成医院档案发展不能与医院全面发展同步。

二、加强优抚医院档案管理的对策

根据上述档案管理的现状，笔者提出了加强优抚医院档案管理的几点对策：

（一）提高科学理念，充分认识优抚档案工作重要性。优抚医院肩负着全心全意为荣复军人康复治疗服务的办院宗旨，具有其特殊的政治使命。其档案信息既是这种具有特殊服务性质的优抚医院发展的真实记录，又是研究这个特殊服务对象群体生理和心理变化的第一手资料。做好优抚医院档案工作，不仅仅是优抚医院加强和改善优抚服务质量，推动优抚事业科学发展的需要，更是加强军政、军民团结和巩固国防、稳定社会不容忽视的政治任务。作为优抚医院档案管理者，要充分认识档案管理的重要性，转变思想观念，加大宣传力度，争取领导支持，提高现代化服务意识，树立以档案促发展的科学理念，使档案工作逐步由封闭到开放、由被动到主动、由后台到前台，主动将工作重点转移到为医院建设服务，为提高医疗质量服务，为优抚对象服务方面上来。

（二）健全档案制度，拓展档案归档范围。建立科学档案管理体系，健全档案管理制度，是档案管理的重要基础。科学技术在不断发展，档案管理手段和水平也在更新和提高，必须不断充实完善适应医院自身发展的档案管理制度，促进档案管理工作的制度化、程序化、规范化。一是建立完善档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有明确的制度约束。二是建立档案收集制度，拓展档案归档范围。根据医院持续发展需要，不断调整和扩展本单位档案资料的接收和收集范围，把具有保存价值、应当归档的文件资料及时收集归档，尤其是那些对医院持续发展具有潜在价值的重要文件，在提高档案信息的收集与保管基础上，强化开发利用观念。三是根据医院档案发展需要，设置专门的档案管理部门、配备与之相适应的档案专职人员与硬件设施，将医院各个门类、不同载体的档案资料统一收集、统一管理，改变过去多头无序的管理局面。

（三）建立长效机制，促进档案管理与医院发展同步。医院档案管理是医院管理的一个重要组成部分，要积极探索符合优抚医院档案管理特点的可持续长效机制，促进档案管理与医院发展同步。一是要建立健全领导分工责任制，定期组织研究档案工作，解决档案中遇到的实际问题，保证档案管理水平和综合实力与医院业务发展相适应。二是要将档案管理工作纳入医院建设总体规划、制度体系和工作流程，建立档案工作管理组织和制度落实的约束保障机制。三是建立档案信息平台，创建收、管、用并重的档案工作链条。通过信息加工、数据分析、报道交流、技术咨询等方法，让档案管理在医院的业务建设和医疗活动中发挥跟踪服务和超前服务的积极作用。四是建立档案队伍培养激励机制。档案管理人员的综合素质，直接影响到档案管理水平。加强档案队伍建设，创新人才激励机制是提高档案现代化管理水平的重要条件。

山东省荣军总医院)