青山水库除险加固工程档案管理

占康英，蔡红娟

(1.富阳市场口镇农业技术服务中心，浙江 杭州 311411;2.杭州市青山水库管理处，浙江 杭州 311305)

0 引言

杭州市青山水库除险加固工程总投资1.158亿元，工程自2002－09－20开工，2005年12月竣工验收.作为杭州市重点水利工程项目，从项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行、交付使用等过程中，形成了大量的文字、图纸、图表、声像等不同的档案资料.做好这些资料的收集与整理，对促进工程建设，保障水库工程今后的安全运行与管理，具有十分重要的意义.

青山水库除险加固工程档案管理建立专门档案室，设专人按档案专业的管理要求将技术资料收整归档，同时还利用档案管理专用软件进行计算机的系统管理，实现档案管理的自动化、现代化［1］.

1 建章立制，确保档案管理规范化、标准化

1.1 领导重视、组织有力

多年来，青山水库管理处领导对档案工作十分重视，单独建立了综合档案室，对档案实行了集中统一管理.管理处领导亲自分管，办公室主任主管，并配备了专职档案员.

青山水库除险加固是一项庞大的系统工程，每个环节都要严格把关.处领导充分认识到档案在工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的独特作用，从一开始就把档案工作纳入到工程建设的总体计划中，明确指出要建立文件、资料内部管理制度，确立了建设文件资料的收集和管理以水库管理处为主，施工档案以施工单位为主，监理档案以监理单位为主，最终归档以水库管理处档案室为主，各建设、监理和施工单位配备专人负责资料收集和整理的档案工作原则，明确指出要强化工程原始资料整理，对工程原始资料、设计资料、试验资料、工程联系单等工程资料及时汇总和整理，并安排专人负责.

1.2 健全制度，依法治档

为规范青山水库除险加固工程档案资料的管理，根据国家《档案法》、《水利基本建设项目档案资料管理规定》等有关法规，制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案鉴定销毁制度》《档案保密制度》等规章制度.针对青山水库除险加固工程项目投资多、建设内容多和分级管理的特点，适时出台了《杭州市青山水库除险加固工程档案管理暂行办法》，对青山水库除险加固工程档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格的规定.并认真、严格地加以贯彻实施，使工程档案管理的整个操作流程都有法可依、有章可循［2］.

为了提高工程档案管理水平，采取走出去、请进来的办法，专门派人员参加档案管理员培训，派档案员到兄弟单位学习档案管理经验，组织各参建单位参加档案业务培训，并请档案业务专家指导、帮助建档立册.

1.3 抓业务建设，规范档案管理

工程档案的管理有着严格的行业标准和规范.根据水利部《水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》《水利工程建设项目档案管理规定》《浙江省重点建设项目(工程)档案管理暂行办法》的精神，遵照《水利工程建设项目文件归档范围与保管期限表》，结合除险加固工程的实际情况，对档案从收集、整理到鉴定、保管、统计的每一个环节都严格把关，确保档案收集基本齐全完整，案卷质量达到组卷合理、标题简明确切、保管期限划分合理、装订结实美观、排列编目规范有序的要求［3］.

在档案的硬件建设和现代化管理方面，由于领导的高度重视，较早地为档案室配备了计算机、空调、扫描仪、照相机、温湿度计、灭火机、缝纫机等设备，并对档案库房进行了装修，添置了档案箱20套，落实了防火、防尘、防盗、防潮等“八防”措施，还配备了杭州市政府、市档案局开发的管理软件，对包括除险加固工程档案在内的所有已归档案进行了条目著录，极大地方便了档案检索，提高了档案利用效率［3］.

2 青山水库除险加固工程建设资料的收集

青山水库除险加固工程建设资料，从项目提出到竣工验收等阶段，时间跨度大，涉及内容多，我们根据除险加固工程建设的实际情况，采取多种措施将资料收齐、收全.

2.1 资料收集范围

(1)综合类文件资料

包括领导及上级机关对青山水库除险加固工程的指示、讲话、决定意见、审批文件等指导性文件;重大技术问题的请示报告及批复文;以及重要会议文件材料等.

(2)设计基础资料

包括为青山水库除险加固工程建设所做的勘察设计、勘察报告、勘察记录、试验报告;重要地段工程地质、水文地质设计基础资料.

(3)规划设计成果资料

包括青山水库除险加固工程的项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、施工图设计报告、设计图纸等.

(4)工程管理类文件资料

包括青山水库除险加固工程的承发包合同及协议书(包括设计、施工、监理);招标、投标有关文件;各标承建单位的施工执照、开工令;重要协调会与有关专业会议文件;工程建设大事记;工程建设监理材料.

(5)施工文件资料

包括各标的开工报告、工程技术要求、技术交底图纸会审纪要;施工组织设计、施工计划、方案、工艺、措施;施工记录、施工大事记，施工过程中的来往函件;隐蔽工程交工验收记录，各标单位工程中间验收记录;单元、分部、单位工程的质量检查、评定材料;施工总结、技术总结等.

(6)竣工文件资料

包括各标各项目竣工验收申请、批复及竣工验收会议文件材料;各标各项目的竣工报告、竣工验收报告;全部竣工图;各标各项目的质量评审材料;竣工验收委员会会议记录;竣工验收鉴定书;竣工财务决算、审计结论等.

(7)其它重要文件资料

在资料收集工作方面，青山水库除险加固工程管理部制定统一的资料收集方案，明确收集的内容，组织协调有关方面的关系，各有关单位指派专门的档案人员负责收集除险加固工程形成的工程档案.

2.2 除险加固工程档案主要内容

(1)前期的安全鉴定材料，可行性研究报告、项目建议书，地质勘察等设计基础材料、工程初步设计材料，工程项目概算调整、资金调拨文件、工程验收的请示、报告及资料汇编.

(2)在除险加固应急工程、防渗墙工程、大坝和坝下工程、大坝安全自动化监测系统改造工程、泄洪放空洞工程、南干渠坝段改建和电站改造土建工程、泄洪渠右堤整治工程、机电设备安装工程、下游供水工程、绿化工程、防汛仓库和管理用房建筑工程、下游河道整治工程等工程中形成的招投标文件、施工合同、开工报告与批复、施工方案、各类试验报告、质量评定表、施工记录与大事记、施工联系单、施工总结、施工图、项目竣工验收报告、竣工图、验收签证、验收会议文件、工程概算、预算、决算材料，在工程监理中形成的招投标文件、监理合同、监理规划和实施细则、监理活动记录、监理日记与报告等.

(3)在防渗墙工程、大坝安全自动化监测系统改造工程中产生的设备合格证、使用说明书、安装规程等，在水轮发电机组及其附属设备、泄洪闸计算监控系统、电站监控保护及视频监视系统、中控室改造和软件集成系统等硬件和软件设备的采购、安装和使用中形成的招投标文件、设备合格证、使用说明书、安装规程等.

(4)在工程建设中形成的反映领导视察和工程风貌的照片;

(5)参与工程投标却未中标的单位的投标文件.

3 除险加固工程资料的立卷归档

3.1 分类、组卷、排列、编号

除险加固工程档案总体分为综合类和工程类两大类.综合类档案主要是指工程前期的综合性管理文件，包括可行性研究报告、项目建议书等;工程类档案以各项子工程为单位成套整理，主要的子工程有除险加固应急工程、防渗墙工程、大坝和坝下工程等.

组卷以“遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，便于保管和利用”为原则.

综合类档案按问题组卷，案卷按问题结合时间排列;工程类档案中，每个子工程内的案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计材料、工程施工材料、工程监理材料、工程竣工验收材料、设备材料的顺序排列;各个子工程之间按工程开工的时间先后结合工程之间的内在联系排列.在卷内文件的排列上，管理性文件按照问题、重要程度结合时间排列;工程文件文字材料在前，图样在后，纯图纸的按照原图号顺序排列.

综合类和工程类各编一个大流水号，构成档号，除险加固工程档案共计647卷(综合类35卷、工程类612卷)，排架长度10.1 m.

3.2 档案鉴定

综合档案室严格依据《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》对除险加固工程档案进行鉴定，剔除了无需归档的部分文件，对归档文件按其价值大小划分为永久、长期、短期三个保管期限［4］.

青山水库除险加固工程的有关文件材料归档前，依据各专业的技术管理要求和工作大纲进行审查、验收，由项目负责人对成果进行鉴定，填写鉴定表，与成果一并归档，所有归档的文件材料一式三份，按分类、组卷、编目等进行系统管理.青山水库除险加固工程档案编号采用字头拼音字母加数字编号的方法.

3.3 工具的配备

为改善档案保管条件，我们注重加强档案室建设，配备了铁制橱、灭火器、吸尘器、空调、裱糊等一系列设备，保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等六防要求.同时，还配备了计算机、摄像机、数码相机等现代化管理设备，基本上实现了档案管理与利用的现代化，使各类档案资料条目清楚，存放有序，管理规范.

4 利用计算机及档案管理自动化系统进行管理

为了便于青山水库除险加固工程资料保管、查阅，达到档案管理的自动化、规范化，采用档案管理软件进行计算机的系统管理，以更好地确保资源共享［4］.该软件应具备的硬件设备包括:一台 PⅢ、20G硬盘、128M内存以上配置的电脑、一部数码相机、一台扫描仪、一台光盘刻录机.

青山水库除险加固工程档案管理自动化系统主要有收发文库、工作库、管理库、基础库四部分，辅助有查找文件、全文索引、系统设置等部分组成.收发文库主要提供本单位收发文有效管理应用的功能库;工作库主要是进行档案文件的归档，进行电子文件接收、整理操作;管理库主要是完成整理后的档案信息在此处进行保存、管理及利用;基础库主要是建立分类方案，进行温湿度记录、库房安全检查记录，提供利用大事记、组织机构、全宗介绍等功能操作.

图文表数据的录入与编辑工作主要有:将收集的文字叙述资料用文字处理软件(Word2000、WPS2000)输入电脑;用AutoCAD2000绘制除险加固工程竣工图纸;将一些有价值(主要是指见证性)的原始图文资料用扫描仪直接输入电脑;用用数码相机拍摄反映大坝、溢洪闸等水工建筑物面貌及相关设备的图片，直接输入电脑;用Photoshop 6.0对数码相片和扫描图片进行预处理，将图片尺寸调整到所需大小;对输入电脑的工程资料和工程图纸进行校核，确保其准确无误.将上述信息输入电脑后，根据档案管理系统的步骤和要求对输入信息进行编辑.完成全部编辑工作，经反复校对确认无误后，将全部信息刻成光盘，用于保存、查阅和交流［5］.

5 结语

青山水库除险加固工程档案管理，不仅建立专门的档案室进行管理，还注重从计算机管理入手，利用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数据库，逐步实现档案管理的自动化、现代化，提高存档质量和工作效率.实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，在档案的利用与服务中体现档案价值，确保水库的安全运行.

［1］李海仙.试论档案工作的信息化［J］.科技情报开发与经济，2002，12(5):74 －80.

［2］周 虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化［J］.科协论坛，2011(9):141－142.

［3］王元庆.规范管理开发利用达标升级［J］.北京测绘，1998(4):41－43.

［4］李永强.水利工程档案管理手册［M］.北京:中国水利水电出版社，2001.

［5］孙 涛.加强电子档案管理之我见［J］.海洋信息，2004(1):12－15.