对高校实物档案管理的思考

蒋 娟

（重庆教育学院 四川 重庆 400067）

一、高校实物档案内涵及特征

高校实物档案，作为高校发展进程的历史见证，可以充分发挥档案的文化教育功能。实物作为一种特殊载体档案，真实地记载高校的教育教学活动，反映了高校的发展历史，是对文字、声像档案的有益补充，是高校档案不可以分割的重要组成部分。因此，要对高校实物档案进行有效的管理和充分的开发利用。

实物档案由于其表现形式的特殊性，特点一：直观性。它直接反映了高校发展的进程，具有较高的保存和利用价值。由于其以实物存在，实物档案有别于其它类型的档案而具有真实性、直观性和生动形象等特点。如一些名人的题词、书画，以及奖状、奖杯、奖牌等，都具有极强的直观性。正因为如此，许多高校为了达到教育的目的，把这些实物档案放在校史展览室、教学成果展览室等场所进行展览，发挥其教育作用。特点二：多样性。高校实物档案的内容是丰富多彩的，载体是多种多样的。高校实物档案主要包括这样五类：一是纸质类，名人来访的签名、题词及赠送的书画作品，学校师生员工奖状、著作等；二是木质、金属物体类，如印章、徽章、奖杯、奖牌等；三是布质物体类，如锦旗、重大活动的签名布等；四是公务活动的各种纪念品，如学生证、借书证、毕业证、学位证的样本，碑石拓片以及带有老校名印记的物品等；五是学校初期使用或制作的教具、仪器设备、模型等，以及学校认为有校史价值的其他实物。

二、实物档案管理存在的问题

由于实物档案直观性及多样性的特点，在收集、管理过程中存在一些问题，主要表现在以下四个方面。

1、实物档案形成时间的不确定性，决定了其收集的困难。实物档案中最多的表现形式为奖状、证书、奖牌，其反映了单位或部门所取得的工作成绩。成果的取得需要一个阶段，需要相应部门的肯定，因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案，因此难以及时准确地收集到所需档案。高校校际交流或名人、领导来访，也同样具有时间及所形成实物档案的不确定性，档案室也难以准确地收集所需档案。

2、实物档案保管的空间局限性。实物档案其载体多种多样，给档案库房的保管带来困难。一件实物档案小至一枚徽章，大至高颈花瓶。随着越来越多的实物档案被征集进馆室，保存空间的压力影响保管工作的顺利开展。

3、实物档案保管技术不太成熟。实物档案大小不一，载体多种多样，其载体可由纸质、玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成，并且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨法等多种表现形式。而各种材料的保存环境和保管方式也不尽相同。目前，保管技术的不太成熟成为制约实物档案保管工作发展的一个瓶颈。

4、实物档案备份困难。为了便于档案的利用，无论是纸质档案、声像档案还是电子档案，通常在保存档案原件的同时，相关部门还保留有档案备份件，而对于实物档案制作备份却有所不便。因此，实物档案的实体备份，并不能有效地解决档案长期保存的问题。

三、如何规范实物档案规范管理

1、统一保管，集中归档

实物档案具有较高的保存、利用价值及良好的社会教育功能，按照档案管理有关规定，必须实行集中统一管理。加强高校实物档案的管理，把实物档案的形成、收集、归档工作纳入院系的职责范围，单位和个人应将实物档案及时归档。对单位及个人移交的实物档案档案馆室要随时接收，登记造册，并建立相应的奖励机制，以激励人们对实物档案的重视。

因为实物档案的特殊性，在移交实物档案时，一般应有相应的文字说明或提供相应的文件材料，以保持实物档案的完整性。档案馆员要以高度的责任感和使命感，采取定期收集和随时收集，在特殊时期征集相结合的方法，注重对实物档案的收集。档案馆室对实物档案要采取追踪的办法，积极主动地参与学校的重大庆典、重大接待和展览等活动，及时跟踪收集具有保存价值的实物档案，以确保活动结束后实物档案及时归档。

2、规范实物档案保管的具体方法

（1）将证书、锦旗、奖状等，凡是能装入统一装具都直接逐一装入，然后分类编号，按档号、获奖题名、获奖级别、颁奖单位、颁奖时间、归档部门、载体性质、存放位置、保管人等项目逐一登记，使其外观整齐一致，放入专门存放实物档案的装具柜中;不能装入其装具的奖状、奖牌、奖杯等，对它们进行拍照，然后将照片与实物档案对应编号、登记，照片排序后，统一存档，将实物档案存放在实物档案装具中。通过照片与实物一一对应的管理方式，既方便了管理又实现了利用。

（2）作废印章的管理方法。对于过期、报废的印章，可用6厘米厚的档案盒作装具，盒内可用纸板隔成“井”字格，将印章编号后横躺放在内，周围用纸团塞紧固定位置，在盒盖内侧贴一张印章印模摆放示意图注明印章编号，根据印模编号所对应位置，可直接提取印章。

（3）将大型的，有特殊形体的实物载体档案进行拍照管理。奖杯、奖牌、校牌、高颈花瓶等这些体积庞大的，且有保存价值的及特殊意义的纪念品，保管起来比较复杂，排列不齐，存放地点不一，有的存放在办公楼大厅、有的摆放在教学楼大厅、有的陈列在学院校史馆，这些大小不一的实物档案，给管理和利用带来很大麻烦。我院档案室经过实践探索，将这些实物档案进行拍照，然后按发生的年代顺序逐次将其分类、编号、登记，使其照片与实物载体编号一一对应，这样大部分实物档案都能各居其位，既方便了管理又便于查找和利用，发挥了实物档案应有的价值。

3、加强实物档案保护技术的研究

档案馆员要注重实物档案日常保存环境的研究，必须特别关注实物档案展览时的技术保护及安全保护。这些要求对档案馆员的业务要求就很高了，需要我们平时多用心学习，了解相关业务知识。

4、强化档案管理员的保护意识，提高管理员的业务素质

首先要强化档案管理员的保护意识。作为一名合格的档案工作者，在精通业务知识的同时，还必须熟悉与档案相关的历史、文化等背景知识，有利于实物档案的开发与利用，体现其最大价值。

高校实物档案管理任重道远，档案馆员以高度的责任心，精湛的业务技能，按照实物档案的规范管理要求，就可以把该项工作开展得更好，充分发挥实物档案的作用。

[1]濮仁沛.实物档案的规范管理[J].北京档案，2006(3).

[2]李涛.高校实物档案管理和利用浅议[J].科技档案，2010(1).

[3]中华人民共和国教育部令第27号（《高等学校档案管理办法》）2008.