应用中文编校软件缩短志鉴编纂时间 提高志鉴文稿质量——哈尔滨市呼兰区志办应用中文编校软件心得

李 爽 翟建华 赵 禹

（哈尔滨市呼兰区志办 黑龙江 哈尔滨 150500）

在第二轮续修地方志以及近几年编辑年鉴资料的过程中，我办较多的使用了《编辑助手》、《黑马》等中文编辑和校对软件，收到了缩短编纂时间、提高志鉴文稿质量的双重效果。既提高了工作效率，又减轻了工作负担，是值得继续深入研究与坚持的好做法。

2006年初，我区第二轮修志工作进入关键的最后总纂阶段。160万字的初稿已经形成，认真修改、送审、复审、直至定稿出书，还有大量工作要做。而预计2007年底完成编纂任务的要求，时间又很紧迫。为了保质保量地按时完成任务，我们决定购买《黑马》软件，辅助进行志稿的修改工作。所以做出这样的选择，是因为我办在前几年续修县志收集、整理资料过程中，全体编纂人员都学会用计算机打字、编辑稿件，从而大大提高了工作效率，使我办续志工作进度由落后转为先进，尝到了应用计算机的甜头。与此同时，我办聘用的一名编辑，会一些编程技术，他搜集大量容易用错的词输入数据库，专门编了一个校对程序。把各篇章志稿粘贴到里面，由这个程序校对一遍，生成“勘误表”，再逐一进行手工确认修改。修改过程中发现机器没有查出来的新差错，及时追加到差错数据库里，以后机器也可以校对出这些差错了。由于这个校对程序是自己编制的，所以根据需要随时增加新的功能，满足工作需要。以后逐渐把条目筛查、姓名筛查、人名地名排序、索引生成、字典词典等功能追加进去，性能更加完善了。这个程序与《黑马》各有所长，又有互补性，我们总是用两个软件分别校对同一篇文稿，常常是各有所获，这样把差错控制在最低的限度内。我们给这个校对程序命名为《编辑助手》。在志稿修改过程中《黑马》、《编辑助手》成了我们离不开的好助手。

人（地）名库与人（地）名索引 人名索引是志书、年鉴等资料性书籍必备的内容，而编辑人名索引，在手工操作情况下，是比较费时费力的。有软件的协助，这一工作轻松多了。首先是把文稿中的所有人名输入人名库。输入分三种情况，一是人名比较集中的篇章，可以直接复制其中的若干人名粘贴到人名库中；二是使用《编辑助手》中“人名筛查”功能，逐篇文稿筛查一遍，人名就进入人名库了；三是那些分散的含有冷僻字的人名，在用《编辑助手》校对文档时，选用“自助”方式，这些人名就会出现在“待整理词”列表中，手工确认待整理词表中的人名、地名，点按相应的按钮即加入人名、地名库了。人名库输入完成，其实人名索引也就完成了，以下的工作是以分秒计算的，只需要手工选择“按拼音排序”、“按笔画排序”即可生成人名索引表。

人（地）名库还有个作用，就是输入的人名、地名按标准词对待，再出现相似的人名、地名，会报告疑似差错。例如：“张文斌”、“腰堡乡”输入人名、地名库，以后校对文稿时遇到“张文彬”、“张文宾”都会提示是否应为“张文斌”；遇到“腰卜乡”就会提示是否应为“腰堡乡”。同一个人，在不同部门提供的资料中有不同的写法。如闫志学、阎智学，李小峰、李晓峰，郑微微、郑薇薇等等。到底是同一个人，还是几个人，需要核对。地名也存在类似情况，比如张家窝棚、张家窝铺等。软件中“查找相近人（地）名”功能可以快速把这些相似人名、地名筛选出来，分别不同情况，与原始资料核对、到所在单位核对、甚至找到本人核对。这样在志书稿7000多个人名中，合并统一、改正用错的人名200多个、地名几十个，保证了人名、地名的唯一性和正确无误，为后人用志减少了许多麻烦。在以后编纂年鉴过程中，同样改正了许多用错的人名、地名。

某处发现差错，全文多处修改 用计算机协助改稿，比过去手工改稿方便多了，也省时多了。过去手工改稿，抄过来抄过去、贴贴剪剪、勾勾画画，在这过程中还会产生新的差错。现在用计算机，复制粘贴非常轻松。特别是遇到批量修改的内容，软件更是帮了大忙。我们把整个县志稿编辑成几十个WORD文档，当需要把各篇目中的“七区十二县”都换成“7区12县”时，先用《编辑助手》查一下哪几篇文档中有该词句，再打开各WORD文档用替换功能就很快就完成了。又如：发现某篇目中“五一”没有加引号、使用了“今年”、“去年”、“目前”字样等差错，用《编辑助手》很快锁定哪些篇目中有这些词，进而有的放矢地对各相关篇目进行修改。有些差错本是手工校对出来的，比如应该用“法定代表人”的地方使用了“法人代表”，对于这类差错软件还不能校对。但是可以用软件快速显示出各个文档中含“法人代表”的句子，手工判断哪里需要修改，加快了手工校对的速度。

两个校对软件互补 在使用软件校对的过程中，我们发现两个软件校对结果并不完全一致，存在少量的差异。经对这些差异之处进行认真核对，发现两个软件都有各自的长处，又都有误报或漏报。例如《黑马》对国家领导人姓名、职务、排序，对政治性错误特别敏感，《编辑助手》次之。《编辑助手》对该用“地”的地方用了“的”之类问题并不敏感，而《黑马》则几乎无遗漏地报告出来（标红）。《编辑助手》校对时有“自助”选项，可以随时方便的追加新词、人名、地名，不断提高差错检出率。还有索引生成、人名筛查、条目筛查等功能，这些又是《黑马》不具备的。又如校对志稿中一段碑文：“大清咸丰九年三月毂旦”，手工校对几次没有发现什么问题，用《黑马》校对时，只是标了粉色，并没有给出具体修改建议；用《编辑助手》校对，他与数据库内标准词“穀旦”(良辰的意思)对比，字形接近、字不相同，报告疑似差错。又经手工核对，更正了这处差错。有些字形非常接近的字：侯候、己已、未末、历厉、喧暄，出现混用的时候，手工校对很难发现。又如有些词专业性比较强：硅整流二级管、硅整流二极管、聚氨脂、聚氨酯、聚乙稀、聚乙烯，手工校对受编辑人员专业面的限制、注意力的影响，也很难全部发现纠正。用两个软件校对则一个不漏地显示出来，保证了书稿的校对质量。

顺便提一下，在两个软件出现差异时，我们除了查找词典等工具书寻求标准答案外，在网上查找、核实相关资料，是非常有效的选择。许多生僻的专业词汇，在网上找专业网站、找权威部门文件，都能得到确认或更正。此外网上还能搜索到许多难得的资料，核准了一些我们手工掌握的资料。如在编辑《人物》篇时，先是靠各单位提供相关资料，但是有些人离开呼兰时间较长，本地又没有亲属，相关资料找不到。于是就开始在网上搜，在“百度”或“Google”的搜索栏里输入“呼兰人”、“呼兰出生”等字样，一点搜索按钮，就会搜出许多相关内容，再根据其提供的信箱、电话等联系方式进一步联系到本人，这样我们找到许多原来不掌握的人员信息，还有一些珍贵的历史照片。也有些资料通过上网，得到核准。比如在“大事记”中记录一段关于吉林汪清深层地震波及呼兰的记述，时间是2002年6月29日凌晨1点零9分。后来在网上搜关于“吉林汪清地震”的信息，经过与权威网页的核对，这次地震的准确时间是1点19分，避免了出现差错。

条目名筛查与条目名修改 编制条目索引，需要先把各个条目名称集中起来。用软件完成这个任务是很轻松的，点一下“筛查条目”按钮马上即可完成。由于所有条目名都加了方头括号“【】”，索引筛查起来比筛查人名简单得多，不用手工干预，一次完成且没有误查、没有遗漏。在编制年鉴条目索引的实践中，我们还曾有意外的收获。当所有条目名筛查完成后，发现有许多相同名称的条目，如“【表彰奖励】”出现 2次、“【强化监督】”出现 4次、“【招商引资】”出现9次等等，手工审阅时，这些条目分散在各个篇章，并没有引起注意。出现这种情况，说明条目名的拟定还不科学，不利于资料检索的需要。之后调整修改了相关条目，增加了限制词，使条目名更具体了。如：【开发区招商引资】、【工商联招商引资】、【发改局招商引资】等。

标点符号校对，重复段落检查 两款校对软件都能对部分标点符号的用法进行校对，如：一个句子中的逗号过多（可以自行设置最低报告数），在文字中使用了半角标点符号，前后对应的标点符号“《》、（）、【】、{}、‘’”，漏掉其中一个、或一个用全角另一个用半角，两个标点符号连用，“，。/。！/；，”等等，都能给出相应的提示。《编辑助手》还能对文档中出现重复段落的情况，给出提示。重复段落的长度，由使用者自行设定。在用WORD文档编辑稿件时，常会根据需要将一段文字复制到另一处，难免造成大段文字重复的问题。在提供资料单位报来的原始电子数据资料、纸质资料中也有这种情况出现。手工审阅，由于重复段落并不相邻，也很难校对出来。我们在用《编辑助手》校对年鉴稿时，就轻松地发现更正了多处重复段落的问题。

双文比对适用方便 日常编辑工作常会遇到这种情况，一篇文稿经两人或多人分别校对修改后，形成两个WORD文档，内容大致相同，个别处有改动。如何把两篇文档修改处综合统一起来，手工操作需要以其中一个为基准，对照检查另一篇文档，有差异处进行修改，操作起来很费精力。《编辑助手》软件有双文比对功能，两篇文稿粘贴进去，逐一显示有差异之处，速度快，无遗漏。据网上介绍，新版《黑马》软件也有双文比对功能。

中文校对软件的不足，手工校对与软件校对合理分工 目前中文校对软件尚处于开发、成熟阶段，还有好多功能需要完善，不能完全替代手工校对。软件校对，对差错词、多次词、缺字词、异形词、错字（含应用简体而使用了繁体）等差错基本都能校对出来。而对文稿中的知识性错误、逻辑性错误、语法错误等，还很难校对出来。所以在文稿校对时，不能完全依赖机器校对，要有一个合理的“人机分工”，软件校对节省下来的时间、精力，要放在那些软件暂时还无法实现的方面，这样人机紧密配合，才能实现既速度快又质量高的校对效果。

（《黑马》网址www.bjhm.com.cn、《编辑助手》网址www.zjhsoft.com/bjzs.html）