浅析高职院校人事档案管理的创新思路

程 苑

（无锡市广播电视大学 江苏 无锡 214021）

高职院校人事档案是在人事管理活动中形成的，真实地记录和反映教职员工个人经历、政治面貌、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料，具有重要凭证和参考的作用，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。高职院校人事档案管理工作的好坏直接影响到人事工作的质量，涉及到每个教职员工的切身利益。随着高职院校人事制度改革的不断深化以及信息技术的广泛应用，学校人事档案管理的内涵也发生了变化，传统的人事档案管理模式与高职教育的快速的发展已逐渐不相适应。如何提高人事档案管理水平，充分发挥其职能作用，使之更好地为学校教育事业发展服务，已成为摆在高职院校人事档案工作者面前的新课题。

一、当前高职院校人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理工作缺乏足够的认识

长期以来，一些高职院校的领导和人事部门的同志对人事档案管理工作缺乏足够认识，片面认为人事档案管理只要做好收发、抄写、粘贴、装订、保管等工作，保证资料不失密，能应付日常查档、外调就行了，忽视了人事档案管理的重要性，致使一些应归档的材料不按规定要求整理归档，造成人事档案材料缺漏和不规范，给人事管理工作带来了极大的不便和麻烦。

（二）人事档案管理人员业务素质偏低

人事档案管理具有较高的专业性，它要求档案管理人员能熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理以及档案的利用、保管保护等技能。目前大部分高职院校的人事档案管理人员都是兼职管理，他们把主要的精力都放在其他工作上，造成人事档案工作兼而不顾，常常出现整理归档不及时，档案管理工作处于被动应付的状态。另外还有一些人事档案管理人员业务不熟，没有经过专业的档案知识培训，对人事档案材料的收集、鉴别、分类、整理、归档、装订等业务知识掌握不系统，不能熟练运用现代化技术手段来管理档案，这在很大程度上影响了高职院校人事档案管理水平。

（三）人事档案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高职院校的人事档案管理仍以手工管理和经验管理为主，人事档案的收集、整理、保存、检索、利用仍沿用传统的手工操作，致使人事档案管理的效率低下，不能满足现实工作的需要。随着信息技术的不断发展，人事档案信息管理系统虽已得到普遍采用，但一些学校只是将个人信息、档案目录输入到计算机，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，还不能实现数字化管理，从而制约了人事档案工作的发展和创新。

（四）人事档案审查把关不严，内容失真

真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础，没有真实性，人事档案也失去了利用价值。然而一些学校在审查鉴定材料时，由于各种因素把关不严，使一些虚假材料进入个人档案。例如，少数教职工在填写出生年月、参加工作时间、文化程度等方面信息时，内容前后不一致，给人事部门计算工龄、核准退休时间、晋升工资、评聘职称等带来很多问题。

（五）人档分离的现象时有发生

随着聘用制、人事代理等新的用人制度在高职院校的全面实施，人档分离、弃档不用的现象时有发生。一些高职院校为了引进高层次人才，可以不要人事档案和组织关系，采取先进人后重建档案的做法。重建的档案主要由本人回忆或参考一些证件填写，缺乏原始材料和必要的监督，使得这些重建档案的真实性得不到保障。

二、高职院校人事档案管理的创新思路

（一）增强档案意识，提高领导对人事档案管理重要性的认识

高职院校要利用各种渠道积极宣传档案工作，深化全校教职员工对人事档案工作的认知程度，进一步增强教职员工的档案意识，提高领导对人事档案工作重要性的认识，使他们充分重视人事档案管理工作，及时解决人事档案工作中遇到的问题，在人力、财力上给予大力支持，从而保证人事档案管理工作能够顺利开展。

（二）加强业务培训，不断提高人事档案管理人员素质

人事档案管理人员不仅要具备较高的政治素养、良好的工作作风和服务意识，还要具备深厚的档案专业知识，掌握现代化的管理方法和先进的操作技术。学校应定期组织档案专、兼职人员进行档案业务知识培训，让他们系统掌握人事档案材料的收集、整理、归档规定和程序，学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，不断提高档案管理水平。

（三）健全档案管理制度，扎实做好人事档案管理工作

建立健全档案管理制度，使人事档案管理有章可依，有规可循，避免了盲目性和随意性。高职院校应结合学校实际情况，制定人事档案管理制度，在现有的《收集归档制度》、《借（查）阅制度》的基础上，继续制定完善《鉴别归档制度》、《转递制度》、《保管保密制度》、《检查核对制度》等人事档案管理制度，努力形成一个完整的规章制度体系，从根本上杜绝断档、弃档等现象的发生。人事档案管理人员应严格按照各项规章制度对档案进行日常管理和提供利用，认真细致地做好人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用、转递等工作，重点做好“三龄一历”人事档案的审核工作，发现问题及时更正，严防出现内容失真、涂改的人事档案材料。

（四）创新人事档案管理模式，提高信息化管理水平

随着信息技术在高职院校的不断应用和发展，学校人事档案管理的重点应从实体管理向信息化、网络化管理方向转变。为此档案人员要创新工作思路，运用现代化管理手段来制定人事档案管理工作发展规划和管理模式，不断改变陈旧落后的管理方式和手段。首先要创新管理方式，要选用适合本校人事档案管理系统的软件，建立人事档案信息库，按照人才队伍建设的需要，录入能反映教职员工历史和现实状况的信息，重点建好校系两级后备干部、市级以上优秀教师、学科带头人、骨干教师、高级职称专业技术人员的个人科研课题、科研成果、优秀教学成果等信息库，定期跟踪更新人事档案信息，为学校培养、选拔人才提供准确、可靠的信息。另外高职院校还要建立人事档案全文数据库，把部分纸质档案转化为数字档案信息，通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取，从而实现无纸化阅档，更加便利、快捷地提供利用。其次要创新管理手段，工作中要注重培养创新能力，改进立卷、装订的工作方法，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤，尽可能缩短立卷归档周期，提高工作效率。

总之，随着社会经济和高职院校教育事业的快速发展，人事档案管理既要正确认识目前面临的新问题和新挑战，也要更新观念，创新工作方法，实现人事档案管理的制度化、规范化和信息化，把高职院校人事档案管理工作水平提高到一个新层次，更好地为教学、科研服务。

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