论如何做好现代的档案保密工作

郭慧霞

（郭慧霞：河南省新乡市第一人民医院。）

档案工作是党和国家的一项重要工作，涉及政治、经济、军事、外交、科技等各个领域。长期以来，在传统观念影响下，档案工作中定密不准，保密范围过宽，密级偏高等问题没有得到妥善解决，既不利于国家秘密档案的保护，也影响了档案作为一种有价值的社会资源的开发利用。新的《保密法》的实施，为做好档案管理和开放利用中的保密工作提供了法律依据，正确处理好档案开放利用与保密的关系，做好新形势下的现代档案保密工作已成为档案工作的重要课题。

一、现代档案管理的概念与保密工作要求

现代档案管理，实质是利用高科技手段对电子网络各类文件进行有效的管理，人们在生产、生活的各项活动中会以电子芯片、磁带、光盘、U盘等化学磁性材料作为载体才储存文字、图像以及视频等相关材料。与纸质文件比较，电子文件必须利用现代化的装置才可以进行查阅，比如电子文件可以直接利用计算机进行各种修改以及传送，并且具有速度快、页面整洁，修改后还会有日期显示等效果。此外电子文件可以不受时间以及空间距离上的限制，也正因为如此，对于电子文件的保密要求与传统纸质档案的保密要求有很大区别。它对高科技管理手段的要求很高。因此，紧跟信息化发展的步伐，充分开发和利用档案信息资源，正实现档案管理的智能化、自动化，加强现代档案管理的必然要求。随着人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，人们对档案信息的单一需求必将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替，保密工作的任务越来越艰巨。保密部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务的同时，健全监管机制，并以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段，提升保密工作质量和管理水平，使档案管理中的保密工作与时俱进，紧跟信息化发展的步伐。

二、现代档案保密工作存在的诸多问题

近年来，虽然保密工作取得长足进步，但与新形势和新任务的要求相比，还存在着一定差距和不容忽视的隐患。主要表现为：

（一）保密工作前移，法律法规滞后

经济全球一体化的进程的加快，一方面使得我国对外开放程度的扩大，这其中涉及到境内外人员的流动更加的频繁，科技作为世界发展的喉结，对外接触的面积更加的广泛，逐渐形成“你我互通，你我交融”的局面。另一方面，一些敌对势力也会借开放的东风，通过各种渠道，采取各种方式，进行有关科技的情报搜集工作，这也必然对科研档案保密工作造成一定的影响。保密工作在长期以来社会主义的发展中扮演了重要的角色，但我国法律在保密工作中存在着严重的滞后性。再次，《保密法》中对于涉密计算机等相关现代档案保密方面的规定落后于现代网络以及计算机的发展速度。没有完备的法律作为保障，将会导致现代档案保密工作难以顺利进行，

（二）组织领导不力，工作缺乏监督

由于长期处于和平的环境，导致一些领导干部滋生了麻痹思想，对保密工作不够重视，工作落实不够到位。“保密工作无小事”，这些问题如果得不到及时纠正，就可能出大问题。因此，必须正视差距，克服不足，努力消除隐患，切实做好保密工作。不到位，有的单位保密工作缺乏监督，管理制度和各项制度措施不落实，重点涉密人员和涉密文件管理松懈，涉密计算机和网络防护薄弱。

（三）保密工作严峻，技术手段落后

随着高新技术在窃密方面的应用，导致现代档案保密工作局面十分严峻。首先，现代档案诸多利用计算机，网络等平台进行储存与传输，但是保密档案系统防御性不高，处在不设防的状态以及网络安全防护能力不足，都将增大档案保密的风险性；其次，我国网络管理相对滞后，责任不够明确，制度不够健全，保密技术、保密手段、保密装置等信息安全所必备的措施都没有及时的研制与应用。高新科技的应用，致使窃密的方式和手段更加难以捉摸，防不胜防，而与此同时反窃密的技术手段需要加强。

三、加强现代档案保密工作的建议

笔者认为，做好电子信息涉密档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面：

（一）领导重视，实现现代先进技术与设备对档案的管理

无论开展什么工作，都离不开领导的支持与鼓励。档案保密工作不同于经济工作，档案保密工作中的每一项工作都需要经济的支撑，而如果没有领导的支持，档案保密工作是无法进行的。一般各级、部门、各单位的综合档案室不仅保管着文书档案，还有科技档案、设备档案、基建档案、会计档案、音像档案和人事档案等。进行档案管理升级达标，是做好档案保密工作的的前提，计算机、档案库房、辅助设备等硬件都需要领导的大力支持。随着计算机的普及和信息技术的不断提高，计算机管理档案工作已是不争的事实。现代档案管理与传统档案管理之间的本质区别发生了很大的变化。由过去传统的手工收集文件变成了通过互联网络直接收集文件或通过光盘发送文件即电子文件，实现了现代先进技术与设备对档案的管理。而这些工作的实施都离不开领导的支持。而作为档案工作者也应该经常与领导相互沟通，取得领导的支持与帮助，这是实现现代化档案管理的关键所在。

（二）大胆谨慎，做好档案利用过程中的保密工作

正确处理档案保密与利用的关系。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保密轻利用的现象。为此档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。同时，做好档案开放的基础性工作，要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，提高开放档案案卷的内在质量，利用原有基础，进行系统整理，建立健全档案号，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求；另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失，对珍贵、重要的档案搞好档案副本备份，提高档案资料使用期限寿命，保证硬件安全。

（三）完善制度，建立现代档案保密工作的长效机制

首先要根据工作实际情况制定切实可行的档案保密制度，例如：《保密手册》、《现代档案保密工作制度》、《加密机使用操作规程》、《加密机设备维护制度》、《现代档案保密工作制度》等等，这些保密工作章程的制定，一方面可以完善保密制度的管理，另一方面也使得现代档案保密工作可以得到相应、细致的文献保障。为此，建立现代档案保密工作的长效机制需要做到以下几点：一是在对各类档案进行定密、传阅、使用、存放、归档以及销毁等各个环节时，必须严格按照管理责任度的各类规章按部就班的就行，严格依法治密。二是档案保密工作的巡查工作，应有专门的档案保密员来进行，定期、不定期的巡视检查，及时发现问题，第一时间进行上报，并提出相应的整改措施和手段，此外主管部门的领导也应定期对科研保密工作进行适时的监督与检查。三是对于涉密要害部门的管理工作应更加重视，领导积极部署工作，再由科研档案部门负责人对工作中涉及的档案、机要、传真等要害部位进行细致、紧密的安全专项检查，做到早发现，早纠正，从而有效的防治和杜绝泄密事件的发生。四是进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。档案管理人员是利用档案制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，要培养他们高度的政治责任心和热爱档案和档案事业可贵精神，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

（四）积极应对，对于现代档案的保密相关技术的防范以及管理的加强

在目前的档案保密技术的发展上，需要尤其注意网络信息的安全保密方面。而对于信息安全的保密管理上大体分为了法律、技术以及行政三个方面。其中法律包含了管理有关的法律、法规，能够约束并且规范信息主题以及外界的的相互关联。而对于其行政方面的管理，则主要存在以下几个方面：首先是涉及到保密信息的网络需要隔离于互联网，并且完善相关的保密制度，提高内部管理措施，增设相应的防范设备；其次，抓好防泄工作，坚持责任到人，“谁上网谁负责”的原则，定期检查网络上相关连的信息，确保涉及到保密信息的资源不传播到网上。再次是作为本单位的专职档案员，就要从档案保密的角度出发，想方设法实现档案信息化，实现目录的“双轨制”，如将文书档案、科技档案、设备档案、基建档案等目录录入到档案数据库并将目录打印出来，既能实行计算机查找档案，也能实行人工查找档案。同时，还应加强与信息技术部的联系与沟通，将能对外查阅的目录实行网上设定密码，既便于工作人员网上查阅，又能确保不失密、泄密，共同搞好档案的保密工作和信息化建设工作。

四、结语

总之，利用电子信息技术进行涉密档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。

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