人事档案在高校人力资源管理中的作用

赵群

(右江民族医学院人事处,广西 百色 533000 E-mail:40230701@qq.com)

人事档案是高校管理中人员信息的重要载体,是高校人力资源管理中最为重要的组成部分。科学有效的人事档案管理能够促进高校人力资源的顺利开发和有效利用,但是当人事档案管理不能够适应高校人力资源管理的发展需求时,就会对高校的人力资源管理产生一些负面的影响。因此,人事档案管理作为高校人力资源管理中最为基础和重要的一个方面,在高校的人力资源管理工作中起着至关重要的作用,只有明确其作用,才能进一步地做好人事档案管理,确保高校人力资源管理工作的顺利进行,同时也帮助相关工作人员在人事档案管理工作的过程中尽可能地规避管理风险以及对人力资源开发产生的负面影响[1]。

1 人事档案为人力资源管理提供信息依据

人事档案为人力资源管理提供信息依据,主要体现在信息辅助人事决策、信息保证制度适用及信息保障人力资源开发与合理利用等三个方面。

1.1 信息辅助人事决策 当今,是一个信息发达的社会,随着经济社会发展的要求,管理工作在各行各业中日益凸显,人力资源管理工作也愈来愈受到重视,高校的人力资源管理工作同样也不例外。而要想做好人力资源管理工作,首先就是掌握全面而准确的人事档案,这是人力资源管理工作的基础。一般,全面的人事档案信息主要包括:①履历材料;②自传材料;③鉴定、考核、考察材料;④学历和评聘技术职务材料;⑤政审材料;⑥加入党团材料;⑦奖励材料;⑧处分材料;⑨任免、工资、出国、退(离)休等材料;⑩其它类等。当然,在此,我们需要强调的一点是在这里所指的“全面的人事档案”并不是绝对的,需要根据个人的人生经历而决定,诸如,有些人没有出过国,在人事档案中当然就没有与出国相关的材料。而准确的人事档案信息就是指工作人员在收集人事档案时在收集源头上要遵循真实、客观、原始的原则,收集过程中要确保人事档案信息的准确性,收集上来后要注意妥善保管、做到不随意乱仍、不因私人利益而篡改。全面而准确的人事档案真实而完整地记录了一个人从高中到现阶段的成长过程、学识水平、德才表现等,是一个人的真实记录,是最原始的材料。从档案的本质属性来看,信息真实性强,可靠性高,具有重要的参考价值和凭证价值。在高校,当人力资源部门领导者在决定是否录用这位教职工,会对其进行政审这就需要查阅其人事档案;正式录用该教职工后,职工职务晋升、申报职称、因公出国政审、年休假期核定、继续深造及退休审批等都需要查阅人事档案。由此可见,人事档案提供了一个人完整的背景资料,它是领导作人事决策时一个强有力的重要依据。如果没有人事档案,管理者就很难全面掌握各个人员的背景资料,难以在人事决策中作出正确的选择。而一旦人事档案中出现不准确的信息时,就会给管理层提供错误的信息,导致决策错误。所以说,人事档案的准确性是相当重要的,是管理层了解工作人员的重要途径,也是管理者对工作人员作出判断的重要依据。

因此,人事档案管理人员从最初的档案收集工作开始,就要从源头上,仔细、认真、耐心地做好收集工作,以敬业的工作态度及专业的水准尽可能地避免错误的档案信息出现,从而确保全体教职工的合法权益,做到公正,公平,为本校的人力资源管理工作打下良好的基础,最终为管理者作决策时提供高效、全面而准确的人事档案信息。

1.2 信息保证制度适用 制度的存在,本身就是为了人类社会而服务的,所要面对的对象也是人类自身。所以也只有收集全面而准确的信息,才有可能为制度的制定提供强而有力的依据。“闭门造车”异想天开、是不切实际的。只有从制度所服务的对象中收集到足够的准确信息,所制定出的制度才有可能真正地满足管理的需求。

高校人事管理的各项规章制度所要面对的是高校的工作人员,而要制定出更加符合人事管理需求的各项制度,首先就要全面了解掌握高校工作人员的各项信息。毋庸置疑,高校全面而准确的人事档案信息恰好满足了这一条件。所以说,人事档案的完善为高校制定相关的各项规章制度提供了必要的条件[2]。管理决策层只有掌握了全面而准确的人事档案信息,才能结合高校的实际管理需求,作出最切合实际、最为准确的判断,从而制定出符合高校管理工作需求的各项规章制度,保证高校教育事业健康稳步的发展。只有依据人事档案信息这个必要前提条件所制定出的规章制度,才有可能真正地调动起高校教职工的工作热情,提高他们工作的积极性和主动性,高质量高效率地完成本职工作,也才能真正地促进教职工在自己的工作岗位上不断地进行自我创新,使学校蓬勃发展。高校作为思想最为活跃的地方,只有在积极的管理制度中,才有可能保证这份思想的活跃能够朝着长久健康的方向发展[3]。

1.3 信息保障人力资源开发与合理利用 作为高校人力资源管理工作中最为基础性的工作,人事档案的完善和利用不仅能够为高校的人力资源管理工作打下良好的基础,而且有利于挖掘高校教职工的潜能,使得他们的能力得到最大的发挥,也有利于高校管理层合理地配置人力资源,使得教职工都能够在合适的岗位上进行高效的工作和进一步的创新。

1.3.1 人力资源是无形资源和有形资源的结合 人力资源在生产力的诸要素之中处于第一要素的位置。一般都普遍认为,人力资源和资金一样同属于有形资源。但是细分来看,人力资源在很多方面还是与这些所谓的有形资源存在着很大的差别。人力资源在资源属性上存在着双重性,是有形资源和无形资源相结合的。人力资源在数量、年龄结构、性别等指标上来看是有形的,但是人力资源的内在价值,在智慧以及人力资源所创造的以知识形态方式所存在的资产则是无形的。人是知识产权、技术秘密等无形资产的载体,人类大脑中有着极其丰富的无形资产,这一点往往被人们忽视。人在生产实践中不仅是能够运用自然资源的劳动力,而且能够发挥自己的主观能动性,创造无形的财富,也就是无形资源。所以人力资源的管理当然也就包括了对人力资源有形资源和无形资源两方面的管理。

1.3.2 人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据 人事档案既存储了组织人力资源信息,又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映[2]。唯物论提出,世界上的万事万物都是处在不停的变化发展之中的,人每天、每时、每刻都在经历着不断的变化发展,对于一个人的过往,管理者只能从一个人的档案信息中看出他的经历和成就,也能为“人的管理”提供一定的依据,对于教职工的基本认识一般都来自于人事档案,在实际的考察认证过程中,人事档案也会提供极大的参考信息。因为人事档案提供了一个人完整的背景资料,记录一个人从高中到现阶段的成长过程、学识水平、德才表现等,是一个人的真实记录,是最原始的材料,从档案的本质属性来看,信息真实性强,可靠性高。当领导者决定对某个职工作出某种人事决策时,如果通过查阅其人事档案,进行相关的判断、考核、鉴定,那么就相对地能够保障把这个职工放在最合适的位置,做到人尽其才,最大限制地发挥其作用,充分为学校服务。由此可见,人事档案信息可以保障人力资源的开发与合理利用。

2 人事档案管理不足对人力资源管理的负面影响

由于人事档案管理工作的不细致、不认真或工作人员的主观故意,经常会产生一些完全可以避免的错误信息,诸如没有及时地更新干部职工的个人信息,有些同志已经由群众转为正式党员,可是却没有相应的收集整理相关的党组织材料,导致相关人员在制作教职工名册中,还误认为是群众;有些同志通过自己的努力已经获得职务提升,可是在人事档案中并没有体现出来等等。这些错误信息往往会给人力资源管理工作带来一定的负面影响。具体来说,人事档案管理不足对人力资源开发所产生的负面影响,主要体现在以下三个方面:

2.1 虚假现象阻碍了人力资源的合理配置 人事档案中不实信息产生的原因很多。归结起来主要有三点:一是,个人或相关人员在最初填写人事档案信息的时候,不认真或歪曲事实,填写虚假信息;二是,人事档案管理人员工作不细致,导致人事档案在最初收集的过程中出现了信息的偏差;三是,相关工作人员为了谋取私人利益,主观故意地弄虚作假。不管是哪种原因,人事档案一旦出现了虚假信息,就会导致决策者作出错误的判断,阻碍人力资源的合理配置。

虚假信息的出现,不仅使管理层作出错误的判断,也让相关的工作人员失去了一个公平成长的环境。而所产生的严重后果就是工作人员的工作积极性和主动性将会降低,创新能力也得不到很好地发挥,对于工作所产生的抱怨和抵触情绪会增加,良好的工作氛围也将打破。这种情况一旦出现在高校的人力资源管理工作中将会一个特别严重的问题。教职工如果受到这种不良情绪的影响,很有可能会将这种情绪带到工作之中,而高校的教职工所要面对的工作对象是千千万万的学生,这种情绪所带来的恶果将会直接地呈现在学生身上,后果也将会是十分的严重。

2.2 简单雷同化,降低了人事档案对人力资源开发的参考价值 由于人事档案管理工作是一个极其枯燥机械的工作,而人事档案所蕴涵的信息不管是在内容上,还是在格式上一般也都极为的相似。千篇一律的人事档案当然在人力资源管理中的参考价值会降低,人事档案的简单雷同化是人事档案管理工作中的一个硬伤。如何使得人事档案能够更加体现出人文特色,能够给决策者提供更多的参考信息是人事档案管理工作改善所要考虑的一个重要问题。只有有特色、有重点的人事档案才有可能为决策者提供人力资源管理的有效信息,帮助决策者作出准确的判断,从而提高人力资源管理的效率,并且使得整个人力工作环境都呈现出一个良性的发展过程。那么,什么是有特色有重点的人事档案呢?有特色也就是具有自己独特风格,有重点则应该是指针对某些特殊的干部,他们有突出的才能,卓越的品德,杰出的贡献。一般,人事档案是保密性很强的一类专门档案,不是随意可以查阅的,只有个人或一些特殊部门在特殊需要时,在办理好相关的手续后才可以查阅。通常,人事部门在进行人力资源开发时就需要查阅人事档案。因此,人事档案管理人员可以适当地编研检索工具,这样就可以方便、快捷地为管理者提供有特色有重点的档案。

2.3 个人材料分散,破坏了人事档案的有机整体,降低了人力资源效力 人事档案管理工作的纷繁复杂和枯燥乏味是档案管理工作所无法避免的问题[3]。而人事档案管理的不细致则很有可能造成个人材料的分散。个人材料的分散主要指因收集不完整,有些个人材料分散在个人手中,有些在办事的过程中分散在一些部门手上,导致不齐全。不完整的个人档案则完全破坏了人事档案的有机整体,降低了人力资源管理的效率。个人的人事档案不仅要求尽可能的准确,不能掺杂错误信息,而且也要求能够尽可能的全面,最好能够让管理者从人事档案中基本上了解工作人员的过去经历和能力表现,能够使管理者在心里对个人产生一个基本、清楚的认识。从而能够帮助管理层能够在短时间内对个人作出准确判断,这样不仅能够有效地降低人力资源管理的成本,而且能够尽可能地提高人力资源管理的效率。

3 改善人事档案管理,促进人力资源的开发

大量调查结果显示,我国的人力资源的现状是:结构性短缺与总量过剩并存,这就对人事档案管理工作特别是高校人事档案管理工作提出了更高的要求。针对当前高校人事档案管理工作中的不足,可以从以下几方面来改善人事档案管理。

3.1 加强和改进人事档案的信息收集工作肯定能够极大地改善人事档案管理在高校人力资源开发中的作用。收集工作是档案工作中的基础,人事档案有无价值,在很大程度上取决于档案中是否有丰富的信息内容,只有全面收集个人的不同阶段的信息,人事档案资源才有可能得到充分的开发和利用[4]。

3.2 人事档案管理工作的制度化是保证人事档案信息完整的必要条件。由于很多人的档案意识比较淡薄,对应该属于归档范围的材料不能及时上交,甚至是完全忽视,根本就不交,这就严重影响了个人档案信息的收集。所以这就迫切地需要通过一定的形式,将档案收集管理工作进行制度化,提高教职工的档案收集意识,促使档案收集工作由被动转变为主动,促使人事档案收集能够更加地充实、完善,以及健全[5]。

3.3 提高人事档案管理工作的水平是改善对人力资源开发作用的有效途径。因为人事档案材料多而杂,传统的以人力归档、手工操作势必会给查找材料带来极大的不方便,并且产生错误的概率也会提高。人事档案管理工作的现代化脚步必须加快,网络信息化将会是未来人事档案管理工作的主流方式,信息化发展的加快,将会给人事档案的管理工作带来极大的便利。

[1] 郭武刚,李新华.浅谈人事管理向现代人力资源管理的转变[J].经营管理者,2010,8(5):12-13.

[2] 郑振凯.面向绩效管理的技工院校教职工人事档案管理[J].成功教育,2010,9(5):25-26.

[3] 邢振荣.人事档案管理工作实践与存在的问题[J].才智, 2010,30(35):15-17.

[4] 李磊.小议人事档案管理存在的问题与改革思路[J].黑龙江生态工程职业学院学报,2009,9(6):20-22.

[5] 罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济,2009,25 (35):36-38.