试论医院档案管理的信息化建设

李丽

摘 要 医院档案作为医院管理中的一个重要组成部分，不仅在医疗教学科研等活动中的作用日益显著，而且随着医疗卫生事业的不断发展，档案的综合管理水平势必成为评估一家医院管理水平高低的重要依据之一 。传统的档案管理模式不断受到新的挑战，经受着现代科技发展浪潮的巨大冲击，飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理的信息化进度，医院管理信息化日益成为各级医院的重中之重。

关键词 档案管理 信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、医院档案信息化建设的重要性和现实意义

档案信息化管理是信息时代档案事业发展的重要举措；是开发利用档案信息资源的需要；是医院发展的需要。只有实现了档案信息化，才可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，才可提高档案信息利用的时效性，使信息发挥最大的效益。医院档案信息化可实现医院档案信息资源的合理配置、科学管理，为医院提供高效、优质的服务。医院档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而易见的效果和收益。一是档案管理不再费时费力。二是检索查询方便。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。三是档案查借工作可控。医院档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。四是提高整个部门的工作效率。实现医院档案管理现代化，不仅有利于发现、培养和造就大批人才，为医疗事业发展服务，而且将会大大提高自身的工作效率，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。

二、医院档案管理信息化基本情况及面临的问题

随着医院管理信息化建设的发展，传统的以纸质为载体的档案管理方式也在逐步改变，但是由于多种条件的制约，利用的广度和深度远远没有系统广泛和普遍。在档案管理格局方面，综合档案室只管理文书、科研、会计、音像档案等，而人事档案、病历档案、各种检查影像图文档案各属不同业务部门管理，不符合集中统一管理原则，不利于档案的保管，也给利用者带来不便，同时也增大管理成本的投人。在档案立卷装订方面，仍然主要依靠手工操作，这样做不仅程序繁琐，手工劳动量大，而且案卷质量因人而异。在档案保管方面，记载医院发展的档案资料在不断地大量产生，要全面完整地保存好这些资料，需要建造大量的库房，而且还很难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。在建立档案检索工具方面，耗时耗力地进行人工制作，在利用时还要通过人工找寻，手续十分繁琐，效率十分低下。档案工作服务方式仍然是一种封闭式、局限于利用者上门查阅档案，大部分不能方便地为广大的医护人员所利用 。档案信息化进展慢的主要原因有基础设施还不完善，软、硬件设备单一；网络的应用开发滞后，所谓的信息化管理仅停留在档案信息检索系统的管理上；档案资料更新周期长，没有独立的档案管理网站；服务内容和形式单一；信息化建设的标准规范体系尚未健全等。

三、加快档案现代化、信息化建设的对策

档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策、法规、标准的制定等。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要根据实际情况，有计划、有步骤地开展这项工作。

（一）树立信息化观念。

以信息化建设提升和改造传统的医院档案管理和利用方式，带动和促进医院档案业务基础工作和档案室工作，这既是指导思想也应该成为一种观念。长期以来传统的档案工作已经形成了一整套适合手工作业、实体档案的工作方法和模式，也形成了与之相适应的思维定式。这在今后信息化建设中肯定碰到对传统的档案工作模式进行改革的问题。

（二）完善基础设施建设。

档案信息化管理必须以高性能的软、硬件基础设施来保证。加强资金投人，引进现代化的技术和设备是实现档案信息化管理的必要条件。應配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等办公设备，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。

（三）加强档案信息资源管理。

医院档案部门要加强档案信息资源的合理配置与科学管理，充实和完善档案数据库，有计划地进行室藏档案数字化工作。积极介人本单位电子文件管理工作，探索规范化的管理方式。做好电子文件归档管理工作，制定出相应的电子文件归档管理制度。对新产生的电子档案，要采取科学的管理方法和技术手段，保证归档电子文件的真实、完整、有效。

（四）注重现代化档案管理人才的培养。

要重视对档案管理人员进行信息技术知识的培训，加强应用新技术、新设备、新方法的培训，强调在实际工作中提高档案管理人员的计算机应用水平。通过档案信息化人才队伍的建设，培养出档案管理工作需要的复合型人才，以满足医院档案信息化建设的需要。

综上所述 ，医院档案信息化建设要有计划、有步骤地根据实际情况开展工作。我们要深刻认识档案信息化建设对推动档案工作、促进医院发展的重要性，同时要深入开发和利用档案资源信息，加快医院档案工作信息化建设步伐。□

（作者单位：河北省中医院）

注释：

刘晓卿,肖燕.医院档案综合管理的意义及对策.现代医院管理,

2005,12(5):147-148

华佳芸.对医院档案信息化建设的思考.中医药管理杂志,2007,15(7):527-528