企业知识门户建设应以档案管理为基础

薛晔

随着知识经济的发展，智力资产以知识为核心，已经成为企业核心竞争力的决定因素。企业越来越重视知识体系，即隐藏在本公司内部的知识和外部可以利用的知识，以及如何管理这些知识。传统企业向知识管理型企业转化过程中，除了是对企业的生产方式、工作流程的改变，更重要的是企业自上而下思想观念的变化，而思想观念的改变来自知识共享过程中带来的真正的效益和效率，这种效率使各部门和单位成为一个团结和谐的共同体,使员工能够进行自发的、自如的知识交流与创造。在向知识管理模式转换的过程中，知识管理体系中一个重要组成部分不可忽视，那就是公司内部知识——企业档案中隐藏的信息和知识。

企业创立、生产、经营、管理、转制等过程中产生的具有凭证和法律作用的档案，是已经成熟的重要的知识和信息的体系。传统档案更多是实体档案，利用过程需要跨越部门、实体调档、借阅签名或文印室复印、归还等一系列手续。但随着办公自动化的应用，大量电子文档产生，实现网上借阅等功能，档案利用的便捷方式一方面使档案自身价值得到充分发挥，另一方面数字化文档也为档案资源成为知识管理体系重要组成部分创立可能条件。

一、档案提供知识基础

一个企业要有效管理知识这种资产需要大量投入金钱和劳动力,但很多管理者忽视了一点,就是利用已有的知识管理部门与基础,如果能有效地利用现有部门和人员,就能大大降低知识管理的成本与风险。知识管理无论从其目的、管理活动还是其具体技术来看,都与档案工作具有相似性,涉及到各部门业务工作的档案部门是知识管理中不该遗忘的中坚力量,在任何一个企业中要实施知识管理,没有档案工作的参与支持,都是不可想象也无法实现的。从知识管理的对象来看,档案是一个公司必须拥有的基础知识源,是企业显性知识的重要组成部分；从知识管理活动来看,要建成知识管理系统,必然涉及知识的收集、识别、分类、整合、检索、传递,而档案部门及档案工作人员在长期的档案工作实践中早已积累了这方面的知识,他们熟悉信息来源的渠道、善于对知识进行识别、知识的检索与分配；从知识管理具体技术来看,文档管理技术是处理显性知识的关键技术,这同样是档案工作者再熟悉不过的技术。

二、档案管理促进知识积累、沉淀

知识管理中，虽然强调隐性知识占企业知识体系的大部分，但是，隐性知识存储于员工个人的头脑中，难于管理。隐性知识只有通过外部化、文件化才能产生价值，“外部化”就是我们通常所说的隐性知识显性化，也就是通过记录将头脑中的知识“物化”于文件、档案中。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题，而对员工工作过程和结果进行客观的记录，形成文件，就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来，就实现了知识的沉淀。档案管理强调客观地记录员工各项活动的全部过程和结果，防止组织记忆丢失。例如，公司规定，在企业领导或员工外出考察后，要形成考察报告、照片及考察资料电子化上交档案室，通过日积月累，形成了考察成果的文档基础，考察更有目的，产生效益，考察成果成为知识资产。档案管理使文档处于集中统一控制之下，使松散的知识集中统一，使知识得以沉淀和积累，为知识管理提供了知识资源基础。

三、档案管理促进知识传播、交流

信息和知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体的交流。书面交流的缺点是过于正式、规范，不能形成问题的即时互动和反馈;文件所要求的规范统一的格式与处理程序，无形中又约束员工的知识创新思维。但是，借助现代信息技术的书面交流，使信息和知识的互动速度加快，减少了信息损耗或失真，同时也便于记录信息、沉淀知识，这是口头交流所不具备的优点。可见，文件仍然是企业之间和员工之间交流的主要媒介。档案管理者一向关注于提高文件流转的效率，通过催办、督办等过程，使交流更有效率，这有力地促进了知识的传播、交流与共享。

四、档案管理有助理解、挖掘知识

电子文件不仅包含了内容信息，还包含了它的背景信息和元数据，即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、采用怎样的结构形式等方面的综合信息，这些背景信息是了解、管理和利用电子文件的关键所在，一方面它帮助人们更好地理解文件所蕴藏知识内容，另一方面为人们提供寻找知识的线索和评价知识的依据。背景信息维护了文件、档案的证据价值与相互关系，这种维护证据价值是档案人员的特殊权限范围，也是使数据变成信息、信息变成知识的关键。档案管理对来源的尊重，对背景信息的强调，有助于人们理解、挖掘知识，促进知识应用。

五、档案管理有助于保护知识产权

企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等，它是企业知识创新的成果，是企业核心的无形资产、知识资本。保护企业的知识产权是维护企业合法权益、促进企业知识创新能力、提高企业核心竞争力的重要保证，也是知识管理的一项重要内容。文件、档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程与结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证作用。公司的商标注册、土地问题、法律纠纷、房产证办理、进出口贸易等各项业务中，档案都是保护企业知识产权的有力武器。

知识管理以档案管理为基础的同时，企业档案工作也要拓展新的思路，吸收新的管理理念、改进工作方法、实现由知识的保管者向知识的提供者的转变。

1.积极进行隐性知识的挖掘。档案工作者不仅要注重文档的收集、管理,而且要重视对隐藏在公司内部的隐性知识的发掘,信息技术的发展已为隐性知识的显性化提供了良好的技术条件,档案工作人员要对蕴藏在文档中的，甚至公司管理流程中、公司文化中的隐性知识进行积极的分析、识别,通过网络平台,建立扩大收集知识的渠道,组织各种专题文档、编研材料,为单位和业务部门的发展提供多方面的帮助。如果档案工作不仅能提供工作所需求的原始档案信息,而且可以将那些隐含在公司内部的知识挖掘出来,经过加工、整合,以知识产品的形式加以提供,使利用到的人感受到这些知识的可贵,那么档案工作的价值就能更充分地显现出来。

2.全力推进知识共享。档案是一种重要的知识资源,这是毋庸置疑的,知识资源只有共享才能最大限度地发挥它的价值,传统档案工作重藏轻用的观念阻断了档案部门和利用者之间的有效沟通,使档案这种重要的知识资源发挥不出应有的作用,档案工作因为脱离它的服务者而失去在社会生活中的应有地位。档案部门应从知识管理所描绘的知识高度共享的理想图景中得到启示,改变以往围绕以档案实体为中心的思考、管理方式,代之以利用者为中心的思维方法和管理方式,以档案信息资源共享为目标,大力进行档案信息资源的开发、开展档案利用服务,发挥馆藏优势，促使企业建立以档案部门为主的知识中心。

总之，档案管理与知识管理在管理对象方面重合，管理目的相同，管理流程、管理技术等方面相近。档案管理促进了企业知识的沉淀、积累、传播、交流、理解和挖掘,加强了对知识产权和商业秘密的保护。而知识管理拓展档案管理的领域,提升了档案管理的价值。档案管理作为企业知识管理的重要元素，它的管理水平将成为评价企业管理水平的重要因素。