企业大型庆典活动的组织与体会

文/杜鹏程

企业大型系列庆典活动是企业根据自身改革发展的要求，所组织开展的向社会各界展示企业形象的一种组织行为。系列庆典活动的规模与气氛代表着企业的实力与风范。成功筹备组织好企业庆典活动，往往能起到回顾历史、总结经验，展示成就、提升形象，凝心聚力、促进发展的良好作用。

一、系列庆典活动的成功组织，必须得到企业高层领导的高度重视

不论什么工作，上级支持，就意味着成功一半。庆典一经决定举行，就要及时成立由企业主要领导、具体承办部门负责人及相关人员组成的庆典筹备组织机构，对此全权负责。庆典筹备组织机构人员组成的高层化，可以确保为庆典活动提供强有力的组织和资源保障。在庆典筹备组织机构内，根据庆典活动具体工作需要，下设会务组织、现场接待、文字资料、新闻报道、安全保卫、财务后勤等若干工作小组，分工负责，衔接到位，责任到人，狠抓落实，保证庆典活动圆满完成。山西焦煤在组织十周年庆典活动中，成立了由董事长、党委书记和总经理任组长，其他班子成员任副组长，机关各部门部室负责人和各子分公司董事长、党委书记为成员的领导组及办公室。领导组相继召开十周年庆祝活动动员大会、画册及专题片招标会和协调会议，提出了“统筹兼顾、文化引领、广泛参与、多办实事、务实节俭”的活动原则，确定了“总体筹划、注重结合、贯穿全年、渐进推进”的总体安排，以及以“最高的热情、最严的要求、最好的展示”搞好活动的工作要求。

二、系列庆典活动的成功组织，必须及早制定全面、具体、操作性强的庆典活动总体策划

一要及早谋划。企业系列庆典活动一般内容多、持续时间长、要求标准高、面临难度大、参与人数多，需要及早谋划，心中有数。2011年是山西焦煤建企10周年纪念日，但是企业从2010年10月就召开相关会议，明确了活动的指导思想和主题。2010年12月29日，集团党委以党发99号文下发《关于开展庆祝山西焦煤成立十周年活动的通知》，对庆祝活动指导思想、宣传内容、活动原则、主要活动、组织领导等作出总体安排，明确要求将庆祝十周年各项活动的重点放在总结经验、宣传成就、展示风貌、提升形象等方面。这些，为集团公司成功举办庆祝活动奠定了坚实的思想基础，各子分公司、各单位、各部门以高度的责任感和饱满的政治热情及时启动各项工作。

二要体现特色。庆典是庆祝活动的一种形式，要求每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重，不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面，还是全体出席者的情绪、表现，都要体现出红火、热闹、欢快、喜悦的气氛。这样的庆典活动能塑造企业良好形象，展示企业雄厚实力和美好的发展前景，展示企业员工良好精神面貌和干部队伍的凝聚力、战斗力，扩大企业在社会各界的影响力。山西焦煤在十周年庆典活动中，用创新的思维、务实的理念搞好创意设计、协调组织、检点落实等各项工作。安排部署了以走进特殊群众送温暖、走向社会助他人、走进社区建家园、走进农村促和谐、走进客户谋发展为主要内容的“五走进”公益活动。利用社会公益日活动代替大型庆典活动，简朴务实，方式新颖，大雅不俗受到内外较高评价。

三是主题明确。企业系列庆典活动，旨在全方位检阅广大干部职工的业务素质、工作作风、组织能力、道德情操，充分展示各级各部门扎实有效的组织能力和全体干部职工文明向上的优良素质，完美展示焦煤精神和文明风尚，必须有明确主题。山西焦煤把开展十周年庆典活动，作为推进企业转型翻番、跨越发展的重要举措，紧紧围绕回顾历史、总结经验、展示成就、弘扬精神、激励员工、促进发展的主题，从不同侧面展现主题、丰富主题，使纪念活动都具有丰富的思想内涵和鲜明的主题特色，给人以启发、教育和激励。

三、系列庆典活动的成功组织，必须统筹安排，把握重点

开展好系列庆典活动，是全体干部职工政治生活中的一件大事喜事。必须顾全大局、协调配合、通力合作，从领导层到执行层，各个方面密切配合才能保证活动圆满成功。

一要精心制作庆典宣传资料、文化产品、纪念礼品，生动展示企业成就和良好形象。山西焦煤在十周年庆典活动中，通过编印《聚焦》画册、举办《转型翻番、跨越发展》牌板展、制作《聚焦》电视专题片、编撰“十周年文化系统丛书”从不同侧面研究总结了焦煤发展的宝贵经验和规律，用不同文体和一片真情回顾了山西焦煤10年来的辉煌历程，抒写了对焦煤的无限热爱与忠诚。

二要精心拟订好庆典的具体程序。一般坚持三个原则，一是时间宜短不宜长，庆典仪式应以一个小时为限。二是程序宜少不宜多。三是如果有文艺节目宜雅不宜俗。

三要精心确定好庆典出席人员和邀请函等工作。庆典的出席者通常应包括上级主管部门领导和地方党政领导、企业主要合作单位领导和重点客户、离退休老领导和劳动模范、新闻单位领导等，以上名单一经确定，就应早发出邀请。鉴于庆典的出席人员甚多，牵涉面极广，故不到万不得已，均不得将庆典取消、改期或延期。

四要精心组织安排好来宾的接待工作。通过主办方热心细致的接待工作，使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意，从而使每位来宾都能心情舒畅。庆典的接待人员，原则上应由年轻、精干、形象较好、口头表达能力和应变能力较强的对口接待部门负责人和青年员工组成。接待小组成员的具体工作有以下几项：来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同、来宾的招待。

五要精心布置好庆典仪式的现场。庆典会场选择时，需要通盘考虑的主要问题有：一是地点的选择。在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。庆典活动举行场地确定后，应提前组织进行考察，集合庆典设备用品的数量、大小及参加活动的人员数量，必须考虑到治安、交通、环保、消防等方面的不利因素，做好应急防范准备。同时庆典会场临近水源、电源的设置要合理、保障安全。二是环境的美化。在反对铺张浪费的同时，应当量力而行，美化庆典举行现场的环境，烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛。三是场地的大小。在选择举行庆祝仪式的现场时，现场的大小应与出席者人数的多少成正比。四是音响的准备。在举行庆典之前，务必要把音响准备好，在庆典举行前后，播放一些喜庆、欢快的乐曲，对于播放的乐曲，应先期进行审查。五是要充分考虑季节和天气因素，做好相应的应急预案准备。

四、企业系列庆典活动的成功组织，关键在于密切配合，狠抓落实

企业庆典活动各参与部门必须及时沟通，密切配合，责任到位，精心实施，保证活动的有序开展。一般包括如下几个方面。

一要营造浓厚的庆典氛围。通过群众广泛参与的各种丰富多彩的活动，增强职工的庆典意识和参与度。山西焦煤在十周年庆典活动中先后组织开展了“春满矿山”迎新春活动、“颂歌献给党、放歌赞焦煤”歌咏比赛、“庆祝建党90周年活动”“职工篮球赛”“风雨十年路、感恩焦煤情”等活动。冠名参加了“山西焦煤杯”华夏古文明·山西好风光旅游有奖知识竞赛、“在太行山上”群众歌咏演唱会等大型活动。各子分公司积极组织开展纪念座谈、演讲报告、论坛交流、文艺演出、体育竞赛、歌曲演唱、诗歌朗诵、书法摄影展、短信祝福等丰富多彩的文化活动，既轰轰烈烈、富有声势，又务实节俭、富有深度，体现了多样性、立体化，增强了感染力。

二是精心策划和组织好新闻宣传工作。在十周年庆祝活动中，山西焦煤紧扣主题、强势引导，形成了上下结合、内外互动、高潮迭起的“战役式”宣传效应。在对内宣传上，充分发挥报纸、网站、电视“三位一体”的综合优势，推出《发展的足迹》《精彩十年路，跨越新征程》《十年记忆》等栏目，图文并茂地回顾了焦煤十周年的辉煌历程，反映了上下喜庆十周年、开局“十二五”的精神风貌。在对外宣传上，积极争取省委宣传部支持，将焦煤成立十周年宣传报道与“走转改”活动有机结合，组织30多家主流媒体、40余名记者，深入4大产业公司进行 “山西焦煤行”采访报道，用独特的视角，鲜活的语言展开了全方位、高密度、多角度、持续性的宣传报道。

三要选择资质好的专业礼仪公司。为使庆典活动达到预期的效果，起到其应有的作用，避免活动的脱节，应该将庆典活动的全过程交给经验丰富、实力雄厚、信誉良好的专业礼仪服务公司来完成，可使主办方节省精力、专注于会务组织和来宾接待方面。

四要加强与地方政府和公安部门的协调。应提前一周左右将庆典计划报地方政府和公安部门审批，最好当面接洽，争取对方的支持。在活动结束后，对地方政府、公安和交通主管部门的主要负责人应及时予以回访，表示感谢，增进友谊，以便形成长期的合作关系。

五是建立例会制度，强化调度跟踪。庆典活动前期筹备中涉及方方面面的事情比较多，庆典筹备组织机构应每日召开会议，及时沟通情况，研究布置相关工作，明确细节衔接方面的原则和要求，落实庆典议程、会场布置、现场音响、电源（含备用电源）、天气状况、防雨预案、安全保卫、交通和车辆安排等方面的细节安排和衔接，做好各项应急预案，明确会场秩序维护和发生紧急情况时的疏散顺序。在庆典活动前两三天提前组织检查落实和预案演练，便于具体工作人员执行。

总体来看，山西焦煤通过成功组织十周年系列庆典活动，充分展示了企业改革发展的巨大成就，起到了内聚人心、外树形象的良好作用，有效提升了企业的形象地位、美誉度和软实力；进一步增强了广大干部职工的自豪感、责任感和使命感，振奋了干部职工的精神，凝聚了大集团的力量，有效地促进了广大干部职工更加自觉地团结在山西焦煤旗帜下，立足本职，努力拼搏，为企业发展建功立业；再次昭示了山西焦煤大气磅礴的“内核力”和厚重勃发的原动力。