优惠活动在文献传递服务推广中的作用及改进措施——以CASHL文献传递优惠活动为例

●肖 景（华中师范大学 图书馆，武汉 430079）

文献传递作为现今最有效的资源共享的方式之一越来越受到各个图书馆的重视，越来越多的读者也开始关注和使用图书馆的文献传递服务。但相对于图书馆的其它免费服务而言，文献传递作为一项计费服务，其推广和使用在一定程度上受到了费用的制约。很多图书馆为了推广文献传递服务，对使用文献传递服务的读者进行了不同比例的补贴，如华中师范大学图书馆对申请期刊文章的读者补贴70%，对申请图书、学位论文以及其他类型文献的读者补贴50%。但从图书馆目前的服务现状来看，还是有不少读者在使用文献传递服务时因为其费用高而选择放弃。如何采取更多的优惠活动吸引和鼓励读者来使用图书馆的文献传递服务是每个图书馆都在积极思考的问题。最近几年开始的CASHL文献传递优惠活动给读者带来了福音。

CASHL全称为“中国高校人文社会科学文献中心”（China Academic Social Sciences and Humanities Library），它是由若干所具有学科优势、文献资源优势和服务条件优势的高校图书馆组成的虚拟信息服务机构，通过有计划地、系统地引进国外人文社会科学期刊，并利用网络提供文献传递服务，从而为全国高校乃至其他科研单位提供高水平的文献保障。［1］

1 文献传递优惠活动的内容与方式

CASHL在全国有五个区域中心，分别设在东北的吉林大学、华东的南京大学、华中的武汉大学、华南的中山大学和西部的四川大学，基本上覆盖了全国的各个大区。它们在CASHL统一规划下，负责本区域的资源建设和在全国范围内开展文献服务。目前，CASHL已拥有250多家成员馆，包括高校图书馆和其它人文社会科学研究机构等，文献传递个人用户突破 20000 个。［2］

2004年CASHL正式启动服务以后，本着资源共享、服务大众的原则，分不同区域有计划、有规律的在全国范围内开展文献传递优惠活动，在优惠活动期间，免费为成员馆读者提供馆藏文献。以华中地区为例，CASHL近3年在华中地区举办的文献传递优惠活动如表1所示。

表1 CASHL近3年在华中地区举办的文献传递优惠活动

表1中的数据显示，2009年CASHL共举办了3次文献传递优惠活动，2010年CASHL共举办了4次文献传递优惠活动，无论是优惠次数，还是优惠时间的长度，2010年的优惠幅度都超过了2009年，2011年截至10月30日为止，CASHL已经举办了2次文献传递优惠活动。总的来说，CASHL一般每年固定有两次文献传递优惠活动，上半年3月份一次，下半年9月份教师节一次。最近3年CASHL文献传递优惠活动越来越多，优惠时间也越来越长，从最初优惠周变成了现在的优惠月。

2 文献传递优惠活动对文献传递服务推广的作用

2.1大幅度提高了文献传递申请数量

以华中地区华中师范大学图书馆为例，该馆近3年在CASHL文献传递优惠活动期间以及全年读者提交文献传递申请的情况如表2所示。

表2 华中师范大学图书馆近3年文献传递申请数量

从表2中的数据可以看出，2009年华中师范大学图书馆在CASHL文献传递优惠期间申请数量超过了图书馆全年文献传递申请总量的三分之二；2010年，华中师范大学图书馆在CASHL文献传递优惠期间文献传递申请数量超过了2009年CASHL文献传递优惠期间申请数量，并占图书馆全年文献传递总量的77.6%；2011年华中师范大学图书馆CASHL文献传递优惠期间的文献传递申请数量又超过了2010年CASHL文献传递优惠期间申请数量，占图书馆全年文献传递申请总量的比例更是攀升到了85%。由此可见，在CASHL文献传递优惠活动期间，文献传递申请量大幅度攀升，占图书馆全年文献传递申请总量的比例非常大，近3年都超过了70%。

2.2 扩大了读者受益面

随着CASHL文献传递优惠活动逐年广泛深入的开展，CASHL文献传递优惠活动越来越多，CASHL文献传递申请数量越来越大，图书馆全年文献传递申请数量也越来越大，这意味着使用CASHL文献传递服务的读者越来越多。通过CASHL文献传递优惠活动的不断举办，享受文献传递服务的读者受益面也越来越广。

2.3 启动了一部分潜在用户

以前没有使用过图书馆文献传递服务的读者通过CASHL文献传递优惠活动了解了文献传递服务，了解了CASHL的特点和优势，不仅会在优惠期间使用CASHL文献传递服务，在优惠活动结束后的计费期间依然会选择使用图书馆的文献传递服务，选择CASHL文献传递服务。这样CASHL的使用群体得到了扩大，使用图书馆文献传递服务的读者数量也会越来越多。

2.4 提高了CASHL的馆藏利用率

通过这些一系列的CASHL文献传递优惠活动，鼓励和促使读者来了解和使用CASHL文献传递服务，让原来不知道CASHL的读者也有机会来了解和使用CASHL，提高了CASHL的知名度，也提高了CASHL的馆藏利用率。

3 文献传递优惠活动存在的问题

3.1 优惠活动形式单一

目前CASHL采取的文献传递优惠方式是一年提供3-4次的免费时间段，最短一个星期，最长一个多月，在这段时间内，CASHL向所有读者免费提供文献。在免费期间没有获知免费信息的读者如果错过了免费使用文献传递服务的机会，等待再次免费的机会又得一段比较长的时间。这种优惠方式优惠次数间隔时间长而且优惠形式单一，不方便读者掌握其规律，对读者也没有针对性的鼓励和奖励。

3.2 优惠活动的信息宣传还不够到位

由于每次优惠活动都有期限，所以要尽量在有效期内最大限度的利用免费资源。根据以前的情况，很多读者没有在优惠期利用文献传递服务的原因，大部分是因为没有获知文献传递优惠活动的信息，有些读者等到知道文献传递优惠活动信息的时候优惠时间已经过了，这样就非常可惜。这些情况都说明目前的优惠活动的宣传还不够到位，宣传力度还有待加强。

3.3 部分读者的信息检索能力差

有些读者由于计算机水平或者检索能力比较差，因而无法检索到自己需要的文献导致不能提交文献传递申请。另外，还存在一定比例的重复性申请，即向外馆申请本馆已有的馆藏文献，［3］这就会造成资源浪费，这两方面的原因是目前读者提交文献传递申请不成功的主要原因。

3.4 优惠期间庞大数量的文献传递申请无法及时处理

优惠活动期间的文献传递提交量比平时的文献传递提交量要大很多，一般情况下图书馆的专职文献传递工作人员只有一或两个人。在优惠活动期间，一两个专职文献传递工作人员根本不足以应付短期内庞大数量的文献传递申请，如果没有及时处理优惠期间读者提交的文献传递申请，这些申请就作废了。

3.5 优惠期间网络不稳定影响读者提交文献传递申请

在文献传递优惠活动期间，优惠时间有限，网络的技术支持和保障尤其重要。如果网络运转不畅通，必定造成网速过慢甚至无法上网，这样就会影响读者正常提交文献传递申请，如果超过文献传递优惠期限没有提交文献传递申请，读者就无法享受文献传递优惠活动。

4 文献传递优惠活动的改进措施

4.1 采取灵活多样的文献传递优惠方式

4.1.1 增加文献传递优惠活动次数

为了减少文献传递优惠活动的间隔时间，可以适当增加文献传递优惠活动次数，例如隔一个月甚至每个月都有一个优惠的时间段，使用文献传递服务时受经济限制的读者就可以等待每次的优惠时间段提交文献传递申请。如果增加了文献传递的优惠次数，那么优惠时间就没有必要像现在的一个多月的优惠期那么长，每次一个星期比较合理。

4.1.2 对初次使用文献传递的读者采取免费

文献传递优惠活动的目的就是吸引读者来了解和使用文献传递服务，对于没有使用过文献传递服务的读者来说，文献传递优惠活动是一个很好的帮助他们了解和使用文献传递服务的机会。为了吸引和鼓励读者在非优惠期间来使用文献传递服务，可以对在非优惠期间初次使用文献传递服务的读者实行第一次提交文献传递申请免费，鼓励读者再次提交文献传递申请，相信读者在尝到这样的甜头以后，还会继续乐于提交文献传递申请。

4.1.3 对多次使用文献传递的读者进行奖励

使用过文献传递服务的读者，了解了文献传递服务的好处，如果有文献需求就会再次提交文献传递申请，对于多次提交文献传递申请的读者可以进行奖励，比如对文献传递申请提交数量达到10条的读者奖励1次免费提交文献传递申请的机会。这样对读者既是一种奖励，也是一种鼓励，鼓励读者这种多次提交文献传递申请的行为，鼓励读者以后继续提交文献传递申请，读者提交的文献传递申请的数量越多，获得的奖励就越多。

4.2 加强优惠活动的信息宣传

每次文献传递优惠活动开始之前图书馆就要启动宣传，最好提前三四天就开始宣传，不仅在图书馆的网页上挂出电子公告，图书馆大门口的醒目位置也要张贴纸质广告，方便不经常上网的读者了解文献传递优惠活动信息。对于学校的重点院系重点专业还需要重点单独通知，对于学科带头人可以采用电话、E-mail的方式进行通知，这样以点带动面，以学科带头人为首的科研团队、学生团体就都可以获知文献传递优惠活动的信息，这些人中大部分都是平常文献需求量比较大、使用图书馆文献传递服务比较多的人。

4.3 优惠活动期间有针对性的进行读者培训

文献传递优惠活动免费提供文献的范围仅限其馆藏期刊，所以读者的信息检索能力非常重要。读者提交重复性资源的原因主要有不熟悉馆藏，不明白系统显示的馆藏含义，不知道如何利用本馆资源，或者因为是优惠活动期间而随意提交申请等。这些都说明对读者进行培训是非常有必要的。文献传递优惠活动期间，图书馆可以有针对性的举办提高信息检索能力的专题讲座，以院系为单位，结合不同院系的专业设置，针对其专业进行专题培训。

4.4 优惠活动期间成立文献传递小组

面对目前优惠期间读者提交的文献传递申请数量越来越多的局面，在优惠活动期间成立文献传递小组迫在眉睫，图书馆领导应该重视这项工作，把成立文献传递小组作为优惠期间的头等大事，从图书馆其它部门抽调一些计算机能力比较强和英语水平比较高的工作人员成立一个文献传递小组，来支援优惠期间的文献传递工作，及时处理优惠期间读者提交的大量文献传递申请。

4.5 增强优惠活动期间的网络保障

文献传递系统正常工作基于网络平台的良好运转，读者能在文献传递系统里正常检索馆藏，提交文献传递申请，网络的稳定和正常运转是必备条件。所以在文献传递优惠活动期间，图书馆一定要增强网络技术支持，保障网络的稳定和正常运转，这样读者在文献传递系统里才能畅通无阻，正常检索馆藏和提交文献传递申请，才能在有限的优惠期限内尽量多的提交文献传递申请，最大程度的享受文献传递优惠活动带来的福利。

［1］CASHL.中国高校人文社会科学文献中心主页［EB/OL］.（2008－03－28）［2011－11－02］．http://www.cashl.edu.cn.

［2］杨坚红．CALIS CASHL NSTL系统文献传递服务比较 ［J］．情报科学，2009（1）：83－88.