EPC总承包项目文件管理工作探讨

夏世桂，秦涛，杜铭

(中国水电顾问集团成都勘测设计研究院，四川成都610072)

1 项目文件管理的工作内容、要求及方法

(1)项目文件是真实记录工程建设全过程的有力依据，项目文件管理工作是工程建设的最基本工作之一。工作内容主要包括:收集、整理、归档、分类、编目等环节。

(2)真实、完整、系统是项目文件管理的最基本的要求，其整理归档必须符合国家相关规范、标准，分类、编目必须清晰准确，以便于查找利用。

(3)项目文件管理是一个系统性工程。因此，应按系统管理的方法进行项目文件的管理，策划、实施、绩效检查和持续改进是其最基本的方法。

2 项目文件管理策划阶段的工作内容

项目文件管理前期策划工作至关重要，其为日后项目文件管理工作的顺利开展提供了指导依据，同时也为工程完工后的竣工档案编制工作提供了重要的支撑文件。所谓的前期策划，就是将项目文件管理工作纳入工程建设管理工作并成为其重要部分，制定相应的工作目标和工作计划，同时为实现目标计划建立相应的管理制度。

2.1 制定工作目标计划

EPC总承包项目文件主要由勘测设计文件、设备采购文件、施工管理文件、工程验收资料、质量保证资料、竣工图、商务文件(合同结算及财务决算)组成。项目文件管理的工作目标为:项目建设文件收集完整、准确，真实反映工程建设全过程。以项目文件作为支撑文件编制的工程竣工档案应全面、直观的反映工程项目质量、安全、工期、造价等方面，且分类编目清晰，便于查找利用，从而实现档案的自身价值。

2.2 建立并完善实用、有效的管理制度

所谓制度，简单地说就是纪律或规矩。它能够对相关行为作出规范和约束，以确保工作的顺利展开。制度是执行力的保证，在项目管理工作中经常强调的制度化管理具有其重要意义，建立完善的项目文件管理制度与否，关系到项目文件收集的好坏，直接影响竣工档案的编制质量。笔者根据多年工作经验，认为总承包项目文件管理制度的建立应包括以下方面:施工分包单位文件管理职责、监理单位文件管理职责、文件管理组织机构、文件的行文格式要求、文件收集范围、文件整理要求、竣工图编制要求、文件归档后的分类编号等。以笔者所在单位为例，由于项目文件管理制度健全，各施工分包单位有章可循，项目施工文件收集的比较齐全，故在工程完工后，竣工档案编制工作进行顺利，取得了项目管理的预期效果。

2.3 策划管理流程

项目实施过程是一个系统工程，涉及专业面广。而成立由档案人员、工程技术管理人员、工程监理人员组成的建设文件管理小组，发挥其各自的专业长处，负责督促施工分包单位日常施工文件的收集管理，是确保施工文件的内容完整、数据真实的有效保证。同时，小组成员担负着对各施工分包单位编制的竣工图、文字资料、施工报告、隐蔽工程验收记录等真实性、完整性的审核，使其项目文件管理处于受控中，从而确保了竣工档案编制的质量，使竣工档案在工程项目合同决算、工程质量安全追溯中真正发挥了凭证作用，达到了收集、整理竣工档案的目的。工作小组工作流程见图1。

图1 工作流程图

3 EPC总承包项目文件管理实施阶段的工作内容

3.1 检查文件收集情况

在工程建设实施阶段，总承包单位档案管理人员、工程技术人员应经常深入各施工单位，监督、检查项目施工文件的收集管理情况，及时纠正所发现的问题，使问题得到整改，进而保证项目文件收集的完整、规范。在总承包单位对青龙水电站施工分包单位进行抽检中，发现某单位混凝土衬砌工程质量评定资料中只有开仓证、测量资料而缺少模板形体资料、原材料试验资料作为其佐证资料，于是责成施工单位及时整改。由于发现及时，资料很快就找到并补齐。为了有利于后续工作的有效开展，总承包单位可以主动联系项目所在地的档案机关，邀请相关档案工作专职人员对工程项目档案进行检查指导并提出意见。

3.2 充分发挥监理的职责

《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28－2002中明确规定监理单位对工程档案负有两个方面的责任:一方面是负责收集、积累监理工作形成的文件，按要求整理编制后移交建设单位;另一方面是负责监督、检查项目建设过程中的文件收集、积累和完整、准确、系统的情况，审核、签署竣工文件。因为监理参与了工程建设的全过程，对关键部位和工序进行了旁站监理，熟悉建设过程中的每个环节，因此，充分发挥监理工作的职能，对保证工程文件的收集完整，确保竣工档案的质量非常重要。

4 项目文件管理中应注意的问题

水电工程结构复杂、建设工期长，从勘测、设计、施工、安装到验收等所形成的项目文件繁多，虽然有合同要求和相关管理制度，但各施工分包单位在建设过程中施工文件的收集管理工作也暴露出了一些问题，如对施工文件收集、管理工作重视程度不够，少数施工分包商对档案工作的认识存在一些误区，存在“重建设、轻过程文件管理”的思想。在项目实施过程中，将更多的精力放到了抓进度、抓质量、抓关键目标的实现上，而忽视了对建设文件、资料的收集管理，从而造成文件管理人员不稳定，流动性大，变动频繁，通常不能在整个工程建设自始至终，其后果直接导致项目施工文件收集不完整，存在丢失现象，导致工程完工后少数施工单位归档工作不及时，处于被动归档状态，给竣工档案的编制工作带来了一定的影响。解决的办法是:加强《档案法》的宣传和学习，充分认识项目档案这一无形资产的重要性;同时，实行档案保证金制度，将档案保证金制列入建设工程合同中，采取一定的经济手段加以制约，从而引起施工单位对建设档案的高度重视，促进施工单位注重工程文件的收集、整理，确保归档文件的准确、完整。

5 结语

EPC项目建设工程中项目文件收集管理的好坏直接影响工程竣工档案的完成质量。笔者认为:做好项目文件的收集管理必须严格管理流程，发挥监理职责，检查监督常态化，同时要强化档案管理意识，加强各相关单位之间的相互协作沟通，工程管理人员与档案管理人员之间的相互配合是至关重要的。