新时期档案管理与信息化建设

卢蕾

档案是历史的真实记录，它是各项事业发展的基础。随着社会的发展，信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性，以便更好地为服务企业、服务社会。

一、 档案信息化建设的背景及紧迫性

目前，经济信息化正以前所未有的速度迅猛发展，各行各业随着互联网技术的全面应用开始发生巨大的变革。互联网极大地提高了人与人之间进行信息沟通的效率，社会经济的各个环节都在开始享用网络技术带来的好处，如电子邮件代替了传统信件、网上交易开始替代洽谈定货会等等。新一轮科技革命将以更加迅猛之势席卷全球，高新技术产业为先导的知识经济将占据经济的主导地位。在这个充满竞争和挑战的时代，谁能抓住历史机遇并掌握高科技和高素质的劳动者，谁就能在未来激烈的竞争中赢得主动权，在发展中占据主导地位。否则就要落后，就难以发展。

档案作为信息社会众多信息源中最基础的部分，在当今世界科学技术突飞猛进，特别是档案工作面临着知识经济和信息时代的严峻挑战。档案科技明显滞后，已经并正在影响着档案事业的发展。大力发展和应用信息技术、加速档案信息化建设进程、以信息化和全球化推动档案管理工作的发展，这已经成为档案界的战略抉择。

二、信息技术在现代档案管理中的应用

信息技术是构成当今社会的最强大的力量之一，信息技术所带来的变革，能够帮助个人和社会更深入地认识档案管理工作，并更好地利用档案管理工作的各项优秀成果，从而使档案管理工作充分发挥其潜能并实现其推动经济发展和社会进步的理想。

信息技术的推广、应用与普及为档案管理工作带来了极大的便利。信息技术改变了档案管理的学习方式、工作方式及服务方式，掌握信息技能本身已成为档案管理工作立足当今社会所必须的基本技能，以便不断适应未来社会的需要。信息化时代的到来，改善了档案管理的工作效率和思维方式。传统的档案管理方式，可能在及时性、准确性、全面性以及宣传普及性上大打折扣。而数据库和网络技术的结合，使得处在不同地域的档案业务区共同使用同一套数据库系统，各个档案业务区输入或更新各自所从事工作的信息内容，不同的档案业务区之间共享相关的信息，从而大大地提高了档案利用的及时性和准确性，为领导决策和各层管理提供了可靠依据。由此可见，信息化技术无形地突破了所有的门墙，建立起与每一个用户的联结。随着我国信息产业和知识经济的迅速发展，传统的档案工作将产生一系列的变化，逐步向信息化、现代化的方向转型。随着网络技术、虚拟现实技术等先进技术的不断完善，档案管理应用信息技术来促进自身发展的前景非常之美妙，同时，也将对促进相关行业及其技术的发展起到推波助澜的作用。一个“数字化档案馆”的时代正向我们走来。

三、档案信息化建设的奋斗目标、主要内容及工作任务

档案管理的信息化，档案信息的数字化，档案信息服务的网络化是我们的档案工作信息化建设目标。为政府宏观决策服务，为经济建设和城市管理服务，以及为社会公众服务则是档案信息化建设的宗旨。“数字化档案馆”工程将通过建设宽带多媒体信息网络等基础设施平台，结合档案信息资源，逐步实现经济和社会信息化，使档案管理工作在已经到来的信息化时代的竞争中立于不败之地。

四、实现档案信息化建设的必要条件和保障措施

档案信息化建设要紧紧跟随世界信息化潮流，各级政府要加大对档案信息化基础设施建设投入的力度，以信息技术改造传统档案管理模式，建设档案信息基础设施和应用系统，共同开发和利用档案信息资源，实行“基础先行、适度超前、重点突出、试点推进”的方针，制定规划，继续推进办公自动化，逐步实现无纸化办公，搞好技术创新，实现跨越发展。

同时，档案信息化法制建设也是一项紧迫的工作。我们应按先易后难，先单项后综合的原则，对急需解决的问题进行研究，加快立法。提出立法思路和框架，配合有关部门制定适应档案信息化发展需要的法规体系。研究制定《档案信息安全管理办法》和吸引信息化人才、资金政策等方面的法规规章，并着手准备行政复议、行政诉讼应诉工作。只有观念创新，才能制定适应发展以知识为基础的网络化的新档案形势需要的新法规，开创档案信息化的新局面。

在档案信息化建设的过程中，要积极通过电视台、报纸等媒体进行档案信息化宣传。通过大力宣传，使大家认识到档案信息化带来的不仅是技术手段的革命，而且是生活方式、管理方式和思想观念的革命，并用积极的态度去迎接我们任何人都无法回避的档案信息化时代。“四个现代化，哪一化也离不开现代化”和“以信息化带动工业化，发挥后发优势，努力实现技术的跨越式发展”的精神，档案信息化将为发展档案事业做出新的贡献，必将成为当今社会信息化发展的新主题、新动力。建成档案信息高速公路，实现全球档案信息共享，是我们档案工作者的奋斗目标。随着以信息技术为主要标志的科学技术突飞猛进和“知识经济”的到来，电子文件的大量产生，档案管理广泛采取现代化技术，已对传统的档案管理工作提出了严峻的挑战。这种挑战，首先是对档案科教工作的挑战，归根到底是对档案专业人才的挑战。我们应当增强忧患意识和紧迫感、危机感，抓住机遇，迎接挑战，以档案科教创新为动力，“科教创新”、“开发利用”两个轮子一起转，坚持以发展档案科技教育工作来全面振兴档案信息化事业。

综上所述，档案信息化的建立和运作，对于目前档案发展的管理模式来说，无疑是较大的挑战，因为这牵涉到工作方式和观念的转变，甚至需要对现有的业务流程进行重组。但最重要的是，档案管理信息化的实现给档案事业带来了重大的发展机遇。■