如何实现档案管理现代化

曹艳华

摘要：本文探讨通过以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性，积极性，创造性，对档案传统管理方法进行改革，使档案管理逐步实现现代化。

关键词：档案管理；现代化；方法；手段

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。现代科学技术的飞速发展，对档案管理工作产生重大影响，这既是挑战，也是机遇，档案管理现代化势在必行，我们要迎接挑战，抓住机遇，在现有基础上，积极采用先进的科学技术手段，努力实现档案管理现代化。

一、以创新为动力促进档案工作全面发展

一是观念创新。面对机遇和竞争，必须进一步解放思想，增强紧迫感和责任感，改革和完善基础工作机制，激发档案工作者的创造力，让档案工作真正充满生机和活力。二是模式创新。网络环境的产生与发展为档案信息资源开发利用带来了前所未有的契机。我们必须在搞好网站规划、建立完备的法律法规的前提下，搞好网上档案信息资源的建设、改变传统的档案信息组织方式、建立高效的网络档案检索系统，同时建立有效的安全管理机制和网站维护机制，真正把网站建设成档案馆对外联系的窗口和展示馆藏的展厅，实现档案资源的合理配置与有序、有效的开发利用，实现档案信息资源的社会共享。三是形象创新。档案工作者自身素质的高低，是档案工作能否协调、由序发展的一个重要因素，也是社会公众对档案工作评价的依据之一。档案工作者要转变观念，调整工作角色。面对日新月异的信息网络，档案工作者在如何解决档案信息获得与利用这一问题的同时，还面临着对大量信息如何驾驭和识别的问题。他要求档案工作者应从看大门、守摊子的“保管员”角色。逐渐调整为为利用这筛选和优化信息，有更多检索服务变为深层次的研究和提炼。善于在实践中总结经验，引入竞争机制，调动档案工作人员的能动性，是档案工作充满创造力，以档案工作者自身素质的提高促档案事业的大发展，以全新的社会形象迎接社会对档案工作的挑战。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

第一，它能有效地提高档案管理水平。档案业务技术的标准化，实质上是按照档案管理活动中的客观规律，消除其中多余的、可替换的及低功能的形式和部分，使各项业务、技术的构成合理精炼，并使同类业务、技术在基本特征、功能形式上具有统一性、规范性、互换性，从而减少档案管理的重复劳动和因不必要的多样化而造成的混乱状态，提高档案管理水平，为档案信息的开发与交流创造条件。

第二，它是档案管理中运用现代化管理设备和技术手段的前提与基础。计算机技术的应用是档案管理现代化的中心，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。对于杂乱无章、没有定规的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难：要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。

第三，利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。

三、推进档案工作的规范化、标准化、现代化

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

信息技术的发展，给档案工作带来机遇，同时也带来挑战。面对挑战，为实现档案管理工作的现代化、规范化，我们应当积极迎接挑战，积极研究信息技术发展，增强档案管理现代化的意识。因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。