高校综合档案的个性化教学信息服务

李春梅

纵观近年来高校综合档案管理工作的整体发展态势，大部分综合档案的个性化教学信息资源开发能力较弱，个性化教学信息服务水平层次较低，服务理念与服务导向有所欠缺，直接制约了综合档案馆（室）在学校内部乃至社会领域的角色地位的提升和档案信息资源的有效利用。因此，以利用高校综合档案开展个性化教学信息服务为视角，剖析和研究综合档案富含的教学信息资源，提供个性化的教学信息主动服务，是目前高校综合档案管理利用工作中的当务之急。

高校综合档案开展个性化教学信息服务的必要性分析

1.满足用户个性化需求的需要

高校综合档案开展个性化教学信息服务可以最大限度地拓展高校档案馆信息服务的功能，有效满足高校用户在教学、科研的过程中对档案信息的个性化需求。高校教师和科研人员是高校综合档案工作的主要服务对象，这些用户的工作性质不同，他们对档案教学信息的需求侧重点也有所区别。为了不断满足档案用户对教学信息的多层次需求，高校综合档案管理工作必须针对不同层次的用户，有效定制相对应的教学信息服务，以有效满足档案用户个性化的教学信息需求。

2.提高高校综合档案服务水平的需要

高校综合档案开展个性化教学信息服务还可以提高高校综合档案服务的水平。高校综合档案传统的教学信息服务仅限于教学类档案的借阅、复印等。在如今的信息化背景下，利用现代信息技术对综合档案相关的教学信息进行深层次的、实时互动的个性化服务已经成为高校档案工作发展的大趋势。因此，高校综合档案管理一定要提高服务水平，挖掘深层次的教学信息，使高校综合档案的服务从传统的服务上升到个性化、人本化和信息化的服务水平上来。

3.高校档案馆（室）创新发展的需要

高校综合档案开展个性化教学信息服务是高校档案馆（室）创新发展的需要。高校档案馆（室）在高校中是容易被忽视的教辅单位，高校档案馆（室）要完成自身的创新发展，一定要适应信息时代的需求，主动为高校用户提供个性化、集成化的教学信息。只有做到这一点，高校档案馆（室）才能真正提高档案教学信息资源的利用率，从而提升档案馆（室）在高校中的地位。

高校综合档案开展个性化教学信息服务的有效策略

1.构建具有个性化教学信息服务的门户网站

高校综合档案在开展个性化教学信息服务的有效策略时，首先要构建具有个性化教学信息服务的门户网站。目前，大多数高校档案馆（室）还没有建立自己的门户网站，这大大降低了高校档案工作在整个学校中的服务水平。在信息化的背景下，高校档案馆（室）建立个性化服务的门户网站势在必行。特别是在教学信息服务上，高校档案馆的门户网站一定要功能齐全、内容丰富、具备个性化服务的特点；利用网络动态、开放的特点，将综合档案中的教学信息，包括课程建设、专业和学科建设、教材建设、教学管理制度建设、教学队伍建设、学风建设、教学信息资源建设等相关信息在网站的数据库中进行储存，并从以人为本的理念出发，使服务手段数字化。例如，扩大网上教学信息的检索目录、教学相关文件的开放率等，主动提供相关的教学信息服务，最大限度地实现综合档案中教学信息的共享，从而满足本校用户的教学信息需求。

2.大力开展综合档案全文浏览服务

高校综合档案在开展个性化教学信息服务的有效策略时，还要大力开展综合档案全文浏览服务。为了进一步利用高校综合档案教学信息资源，切实有效地开展综合档案教学信息服务，高校档案馆一定要向学校各单位、学生等用户提供教学信息的网上全文浏览服务。高校综合档案拥有涵盖文书、历史、行政、党群、教学、声像、基建、科研等门类的档案信息，其中包含了丰富的教学信息，主要是教学实践、教学管理和教学活动中形成的具有档案保存价值的材料，如学科与实验室建设、教学综合管理、学籍管理、招生、学位工作、课堂教学与实践、教材建设、毕业生工作等。在提供全文浏览之前，一定要制定完善的信息开放标准，明确哪些信息可以提供全文浏览，哪些不可以进行公开，如有特殊需要的情况，还可以使用密码的形式进行半公开的全文浏览。

3.深层次开发个性化、特色化的数据库

高校综合档案在开展个性化教学信息服务的有效策略时，还要深层次开发个性化、特色化的数据库。这就要求档案管理人员根据用户的需求建立个性化、特色化的数据库，将馆藏综合档案中的教学信息以数据库的形式加入学校整体的共享资源库中，从而使得用户能够自由、高效地利用综合档案中的教学信息资源。例如，学生学业学籍档案数据库，主要是以在校生、毕业生和用人单位为主要服务对象，不仅可以为学生升学、求职、留学提供快捷服务，而且还可以为用人单位对学生在校期间的学习情况、学术科研及社会活动情况等进行详细地查询提供服务；学位论文数据库也是利用率较高的教学信息资源，既可以为学生在毕业设计和写作毕业论文时提供借鉴和参考，也可以彰显高校科研实力；教学质量档案库也是质量教学的个性化、特色化的数据库，如授课教师积累的有价值的教学方法和教学经验，或者依据教学大纲建立的教学标准档案库，使得本校教师在教学后有总结和分析的依据。

4.加强综合档案教学信息资源的开发与利用

高校综合档案在开展个性化教学信息服务的有效策略时，还要加强综合档案教学信息资源的开发与利用。综合档案中各种类型的档案都富含着教学信息。行政、基建、教学、财会、外事、设备类档案中有许多教学条件、教学设备和教学利用方面的教学信息资源，如教学经费投入、实验基地建设状况、校舍状况等；有许多教学改革方面的信息资源，如教材建设与成效、教学内容与课程体系改革、专业建设等；有许多有关教学管理的教学信息资源，如教学管理队伍的建设、教学管理规章制度的制定、教学管理实践与教学管理成果等；有许多学风建设方面的教学信息资源，如学风建设、教师风范和师德修养、科技文化活动等。在开发利用综合档案中的教学信息资源时一定要扩大编研的深度和范围，编制出不同层次、不同内容的档案编研成果，从而最大程度地满足不同用户的多样化和个性化需求，如教学信息含量大利用率高的培养人才、教育教学、校园建设的编研参考资料，学校教育事业基础数字统计分析、优秀毕业生典型案例选、学生及教职工表彰汇编等。

5.提升高校档案管理人员的信息服务素养

高校综合档案在开展个性化教学信息服务的有效策略时，还要提升高校档案管理人员的信息服务素养。高校档案管理人员不仅一定要具备扎实广泛的业务基础知识，而且不能闭关自守，要去主动了解本校各个学院和各个职能部门的工作流程，只有这样，才能深入了解各个类型档案中所富含的教学信息，并能准确地提取出来进行深层次的开发。另外，高校档案管理人员还要具备运用现代信息技术的能力、档案信息的提炼加工能力、档案信息的传播与交流能力、档案信息评估与鉴定能力，这些都是档案工作人员进行个性化信息服务的必备能力。另外，档案管理人员还要制定定时自评、自查、整改的规章制度，并将这些规章制度作为平时档案工作人员进行个性化教学信息服务的保证，使得高校综合档案的个性化教学信息服务工作在反思中进行总结，达到与时俱进、可持续发展的工作目标。

总之，随着高等教育的日益发展，高校教师、科研人员及学生作为综合档案服务的对象越来越出现层次上的细分，对综合档案中的教学信息也越来越出现个性化的信息需求。特别是在现代信息技术高速发展的今天，高校综合档案进行个性化的教学信息服务必须从个性化服务对象、服务方式、服务内容等多个方面入手，提出利用高校综合档案进行个性化教学信息服务的创新策略，从而不断拓展高校综合档案进行个性化教学信息服务的功能。

（作者单位：北方工业大学综合档案室）

[责任编辑：张 雯]