企业应如何加强专项资金管理

朱劲松

摘要：在专项资金的管理中，存在的问题主要表现在预算编制不合理、支出管理混乱和固定资产监管不力等方面。管理体制不顺、缺乏监督是根本原因。加强专项资金的管理，应实行动态管理和监督，各单位还应加强固定资产和外拨资金的管理，建立、健全项目会计核算体系。

关键词：项目管理 科学预算 解决策略

中图分类号：F275文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）11-244-02

这些年来，随着我国经济的蓬勃发展，为了扶持企业及社会公共事业的发展，政府投入的专项资金越来越多，许多中小企业、微利企业、科技创新企业都能申请到专项资金；另外企业在发展过程中，为了持续发展，企业也从利润中按一定比例提取资金作为专项科研资金，研究或购入新技术。与此相对应的是，很多单位因为专项资金管理不规范，造成了专项资金不必要的浪费和损失，使有限的专项资金没有得到合理的利用。因此，进一步规范和完善企业专项资金的管理和使用制度，提高专项资金的使用效率，成为企业管理者面临的新课题。

一、专项资金管理存在的主要问题

1.专项资金预算编制不合理。所谓专项资金，是国家、有关部门、上级部门下拨的或企业自提的具有专门指定用途或特殊用途的资金。这种资金都会要求进行单独核算，专款专用，不能挪作他用。有些单位在申请专项资金时，并不是由业务部门参加预算编报工作，而是由财务部门直接申报预算。但因为财务工作人员一般不参加具体项目的实施，不了解项目需要多少经费才能完成，在编制经费预算时，财务人员经常仅凭经验估计，定一个有可能争取到的专项资金金额，再将这些金额按比例分配到项目的各个科目中，这就常常造成预算编制的不合理。也有些项目申报者对预算编制的重要性不重视，随意性比较大。这些行为都违背了预算是项目实施过程中支出的依据，结题时的决算、财务审计依据的原则。

2.专项经费支出管理混乱。单位的专项经费大多实行项目负责制，大家认为专项资金应由项目负责人管理，而项目负责人大多是单位或部门的负责人，这就造成了别人不便过多干涉专项资金的支出情况，这也导致很多专项资金没能达到预期的使用效果。在资金使用过程中，有些项目负责人随意支付、审批项目资金，再加上有些单位财务控制比较弱，只要在正规发票上有负责人和经办人签字就能报销，经常出现购买实物但不附明细清单，单据不全，无法知道所购实物的具体明细，所以无法查明此实物是否真正用于该项目；开会缺少会议通知等现象，汽车所发生的费用更无法控制，这些问题的存在都造成了支出不真实，造成了专项经费的流失，也给财务、审计部门对经费使用的真实性、合理性进行审核带来了困难。

3.固定资产监管不力。由于各个项目内容不同，设备购置也不相同；有些项目内容相近，又常常重复购置设备，造成资源浪费，利用率低。有的设备购置时是利用专项资金购买，购入时却经常不直接计入固定资产账户，而且购置的图书、照相机、打印机、电脑、移动硬盘等设备一般由项目组成员使用，致使有些物品长期存放在个人手中。部门在对专项进行结题时，也没有办理严格的资产交接手续，对专项资金所购买的资产盘盈、盘亏、报废、毁损等后续处理工作缺失，使固定资产账实不符。

二、专项资金管理存在问题的根本原因

1.管理体制不順，专项资金与财务管理脱节。在申请专项资金时，因为专项资金的配置决定权在项目主管单位，而许多项目主管单位在资金分配上常常实行平均主义，因此拨款数额与项目实际需要的预算往往相差甚远，经常项目还没结束，资金已经用完，只得重新立项再要资金或草草收尾，影响了项目的进度和质量。还有许多专项资金项目涉及部门多，沟通协调难，细化管理就更难了。由此造成了专项资金管理工作中部门间缺乏系统的配合、协调和沟通，专项资金项目的预算信息、进展信息和财务开支信息未能做到及时、全面共享，造成经费使用和管理的混乱。

2.专项资金的管理监督滞后。有些单位专项资金来源渠道广，项目多。也有些单位经常一个专项资金项目要许多单位共同合作完成，涉及的单位多，在项目的执行过程中，沟通协调、细化管理很难，造成了项目实施过程中的人为割裂。这些都加大了专项资金的监督检查难度。

专项资金的管理滞后具体表现为缺乏对资金支出的实时监督，管理、财务、审计等管理部门没有发挥其事前、事中监督职能，多数项目只是在结题后才进行审计，不能及时发现经费开支的漏洞。报销过程中由于财务部门监督力度不够，对发票的要素及相应的附件审核不严，也没考虑各项经费支出的合理性和科学性，造成专项资金报销不真实。另外由于多数项目结题后才进行审计，造成了在项目资金的使用过程缺乏全程跟踪监督，丧失了及时发现问题、解决问题的先机。

三、专项资金管理的措施

1.实行专项资金的动态管理。对专项资金要实行全过程、全方位的动态管理。预算是管理的起点，决算是管理的终点，日常管理是过程。财务管理、审计监督应贯穿项目管理始终，由事后管理转变为事前、事中、事后全过程跟踪管理。

专项资金管理的不同阶段，侧重点不同。项目申报阶段，专项资金应以经费预算合理为重点。预算是项目执行时支出的依据，结题后决算、财务审计的依据，财务部门、业务部门应科学制订预算，合理、充分地估计各项可能发生的费用支出。项目执行过程中，管理的重点应充分发挥预算约束功能，严格按照项目管理规定，严格按照预算的各个科目的金额执行，杜绝经费挤占、挪用、转移、违规使用等问题的发生。专项结题后，项目组成员应和财务人员共同完成决算工作，要求做到账表一致、账实相符，从而推动项目的结题结账工作顺利进行。审计部门应定期或不定期对资金的使用情况进行检查，对预算的执行情况进行分析，应做好每个项目的绩效评估，

2.加强专项资金固定资产的管理。凡是通过专项资金购置的固定资产，单位必须纳入固定资产统一管理，均属于国有资产。对于设备购置，单位应健全一系列制度，例如预算、申报、审批、购置、验收制度；资产管理部门对所购置设备应分类别管理，进行登记、核算、立账和建卡，还要定期或不定期进行资产清查；对固定资产因工作需要进行调配转移的要及时办理相关手续，保证账账、账卡、账物相实。对固定资产账实不符的，要及时查明原因，予以处理。在项目进行过程中有人员变动时，资产管理部门要及时办理资产变更登记。当项目结题后，将资产移交由管理部门统一保管，并由专人负责，这样在以后的相关项目中，可以避免重复购置，从而节约经费。单位应改变分项目购置固定资产的习惯，对通用设备应建立共享机制，提高资产的使用效益，降低经费支出。

3.加强专项资金会计核算管理。建立、健全企业专项资金项目会计核算体系，加强会计核算管理。将各部门拨入的专项资金全部纳入专账专户，实行专项资金单独报账制。规范财务报销审批流程、资金拨付程序，报销时重点审核附件的真实性与合理性，使各部门之间能相互制约与监督。对各个项目应单独核算收入和支出，从源头上避免挪用和挤占，准确反映项目的各项成本支出。

除此之外，还应加强对外拨资金的管理。单位应建立可操作性强的内部规章制度和审批操作程序，杜绝经费非法外流。例如建立外拨资金的审批手续，由专门部门负责审批外拨资金的合同，审核通过后，财务部门凭批准通知单，办理资金外拨。这样可以避免借合作之名，将经费转到其他相关单位挪做他用。对已经外拨的资金，应进行跟踪监督，提高外拨资金的使用效益。

参考文献：

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（作者单位：江苏众兴金属材料有限公司 江苏南京 210000）（责编：贾伟）