如何做好种子样品的管理工作

韩洪亮等

在种子的检测过程中，样品的管理至关重要。因此种子的检测单位必须对样品的接收、流转、检验、保管和处理及样品的惟一标识等各个环节实施有效的质量控制，从而保证样品的代表性、有效性和完整性同时也要做好样品的安全保密工作。

在种子样品的管理工作中首先要明确职责：业务室负责样品的接收、制备、标识、存储、保留和清理；负责将样品及有关资料传递到检测室；负责填报保留样品和过期样品清理审批单并按单清理过期样品；检测室负责领取、检验、归还样品并在持有样品期间保证样品安全性；技术负责人负责过期样品清理工作的审批。种子样品的管理工作可按以下方面进行：

一、种子样品的接收

1.委托样品的接收

（1）接收送检样品时，应根据送样人的检验目的、要求，查看样品状况（包装、外观、作物种类、品种数量、重量、等级等）并清点样品，认真检查样品及其资料是否完整，样品的性质和状态是否适宜于要求的检测，有些样品还应检查采用的包装或容器是否可能造成样品质量指标的变化；若符合要求，由送样人填写《委托检验协议书》。同时应与送样人商定检毕样品處理方式。

（2）客户寄来的样品由收件人到业务室办理委托手续，并负责与客户联系；

（3）样品管理员对送样人填写的《委托检验协议书》及样品的情况进行核对确认后，在“检验样品登记表”上登记。

2.扦样样品的接收

（1）扦样人员应对样品在运输中的防护负责，保证样品的完整性。扦样人员回单位后立即将随身带回的样品及扦样单交给业务室，样品管理员凭扦样单验收样品；

（2）寄运来的抽检样品领回后，由样品管理员会同扦样人员进行验收，验收时应对照扦样单，检查样品包装、数量、外观及封条的完整性、符合性以及运输过程中有无损坏；

（3）样品管理员在接收扦样样品时，如查验结果与扦样不符，或样品不符合有关规定要求，有异常情况，应立即将情况报告质量负责人，询问扦样人员或与被检方联系，取得进一步说明和认可后再进行收样。

二、种子样品的分取和制备

1.接收的送验或扦样样品传递到检测室前，样品管理员按照农作物种子检验规程进行处置，对送验样品充分混合，分取规定重量的试验样品，更换包装，分类编号，传递到检测室；

2.样品制备要有充分的保障措施，如水分测定的样品要装在防湿容器里，处置要快速，尽量减少在空气中的暴露时间，不要裸手接触种子，防止水分流失和增加水分；分样工具要清洁干净，防止种子混杂。

3.试验样品的分取：检验机构接到送验样品后首先将送验样品充分混合，然后用分样器经多次对分法或抽取递减法分取供各项测定用的试验样品，其重量必须与规定重量相一致。重复样品须独立分取，在分取第一份试样后，第二份试样或半试样须将送验样品一分为二的另一部分中分取。

三、样品的识别

1.样品的识别包括不同样品的识别和样品不同状态的识别；

2.不同检验样品用样品编号识别，样品编号是检验样品的惟一识别标识（如有需要，如真实性和品种纯度鉴定可填写样品名称），由样品管理员统一编排。

3.样品不同状态，用“未检、在检、检毕”标志加以识别；

4.样品在不同的试验状态或样品的接收、流转、贮存、处置等阶段均保持清晰的样品编号，保证检测室内样品编号的惟一性。

四、种子样品的流转

1.样品按检验工作流程图流转，样品交接要核查样品状况，并在样品流转卡上注明；

2.样品管理员对接收的送验样品、扦样样品进行分样、根据检验项目任务，按委托方要求或标准规定完成样品制备，样品盛放于专用样品袋，有密封要求的盛放于专用密封袋中，填写样品编号、检测项目、作物种类（纯度检测要填写品种名称）、试验样品重量、时间，并在样品袋背面样品状态“未检”栏签字，及时传递给检测室；样品传递到检测室时，检测室主任在样品流转卡上签收认可；

3.检验人员领取样品做检验时，应在样品流转卡上填写样品交接手续，同时在样品袋背面“在检”栏签字；

4.样品在制备、传递、检测过程中应避免非检验性损坏，并防止丢失。样品如遇到意外损坏或丢失，立即向室主任、技术负责人报告，按责任事故处理；

5.样品检毕后，检验人员应将样品交给检测室主任，检测室主任在样品袋“检毕”栏签字，然后将样品交回样品管理员入库保管，样品交接都应在样品流转卡上签字。

五、种子样品的保存

1.样品分类存放；标识清楚，做到帐物一致；

2.样品储藏室贮存的样品均存放在低温、干燥、密闭的低温标样箱内，保证检验样品在制备、保存和处置过程中不发生劣变，确保监督抽查检验备份样品保存完好；对要求在特定环境下贮存的样品，严格控制环境条件。样品贮藏室限制外人出入，环境安全、无腐蚀、清洁干燥、通风良好。贮存样品及低温标样箱运行情况，由样品管理员定期进行检查、记录、维护；

3.贮存样品应在《剩余、保留样品保管处理登记表》中登记。

4.样品保存时间：一般剩余样品自检验报告发出后15d；保留样品应在适宜条件下（低温干燥下，一般温度控制在0-10度，湿度在50%以下）下保存一个生长周期。

六、种子样品的处理

1.检毕样品分类：委托方需领还样品时，应在委托检验协议书上签注领取量，委托方需领回全部样品时，应在签注“对本样品的检验报告无异议”后办理领样手续。样品管理员要通知客户及时领回；客户领回样品时取样人需带有效证明，由样品管理员办理退还手续；客户需提前（在留样期内）领回样品时，应签注“对本检验报告无异议”之后，经技术负责人批准，方可由样品管理员办理退样手续；客户暂不领回的已过留样期的样品，对长期不取回的样品，原样品的接收部门应做好记录，登记造册，报站长审核批准后，撤离样品库；样品库存贮一般不超过一年，仍不领回的按报废处理；

2.客户委托处理的或未提出异议的监督抽检和仲裁检验样品，按留样期满后处理。监督抽查样品保存期为监督抽查结果发布后三个月，特殊样品根据要求另行商定。检毕样品的留样期同报告的申诉期，留样期满后检毕样品按以下规定处理：样品管理员应填写样品处理申请单由业务室主任审核，技术负责人批准后处理。

3.水分检测结束后剩余样品由检测人员处理；

4.样品处理应防止环境污染及造成危害；

5.业务室应归档保存所有样品处理记录，保存期同检验报告。

七、样品的保密与安全

严格按照与客户签订的协议进行样品检测、贮存和处置，认真执行《保证公正性和保密程序》，对委托方的样品、附件及有关信息妥善保存和保密。有关信息不得透露给与检测无关的人员，留样期内的样品不得挪作它用。

八、样品监督管理

质量负责人负责样品管理的督查工作，定期抽查样品管理情况，检查内容主要包括：样品从接收到入库、样品识别、样品存储、领样人签字及日期的记录是否齐全、样品处理是否符合程序规定等。