加强档案管理信息化建设的几点思考

杜鹏

［摘要］ 档案管理信息化是档案资源数字化、系统化和社会化的过程。其主要制约因素是信息基础薄弱、人员素质偏低、信息安全性差。为此，一要加大投入，加速基础设施建设；二要突出重点，提升管理人员素质；三要注重实效，确保信息系统安全。

［关键词］ 档案； 管理； 信息化； 制约因素； 解决对策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 068

［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）10- 0117- 02

档案作为社会活动的历史记录和原生资料，是人类社会的宝贵财富和重要文化遗产。档案管理工作植根于社会生活，并随着社会的发展而发展，对社会的生产、生活、思维和决策有着重要作用。信息时代的档案工作尤其如此，其不可替代的重要作用更加突出。紧跟国民经济与社会发展信息化步伐，加速实现档案管理信息化，既是时代发展对档案工作的客观要求，也是社会管理现代化的重要内容，是档案工作链接历史与未来、发挥更大现实作用、推动社会科学发展的战略举措。

１档案管理信息化的内容与特点

１．１档案管理信息化的主要内容

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，依据数字化原理，遵循信息流动规律，全面应用现代信息技术和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享、提高其利用效率和服务水平的过程。

档案管理信息化的主要内容是：① 档案信息化基础设施建设。包括档案信息化硬件建设和软件建设两个方面，这是档案管理信息化必备的基本条件。② 档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的重要战略资源，其开发、整理、储备、管理和利用是档案信息化的核心任务和目的所在。③ 档案系统标准化规范建设。标准化规范建设是档案信息化建设的重要原则和技术基础，包括档案信息的标准制定、分类归档、系统配置等。④ 档案信息化应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。⑤ 信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展均有着决定性作用。

１．２档案管理信息化的基本特点

档案管理信息化的过程，就是根据不同专业、不同行业的具体特点，对各种各样的档案资料进行信息化加工和数字化改造，使其由零散无序、多质多态的传统纸质档案转化为标准化、规范化、系统化的现代信息档案，并按照信息化标准和技术对其进行检索、分类、归纳、汇总、存储、传输、转化和利用，从而实现档案管理全面信息化的过程。

档案管理信息化的基本特点是：① 档案资料的数字化。这是档案管理信息化的前提基础。② 档案传输的网络化。这是档案管理信息化的重要标志。③ 档案管理的一体化。档案管理信息化就是对档案信息接收、传递、存储、转化、管理和使用的一体化。④ 档案资源的共享化。档案资料的信息化和传输过程的网络化，使档案资源的授权共享成为现实。⑤ 档案服务的社会化。档案管理信息化打破了档案资源的时空界限，实现了档案服务的社会化。

２档案管理信息化建设的制约因素

２．１档案管理信息化基础整体薄弱

信息化基础薄弱是制约档案管理信息化的首要因素。这包括硬件设施和软件条件两个方面。硬件方面的主要表现：① 实施信息化管理的现代化工具缺乏。例如，档案业务部门和管理单位缺少专用的计算机、打印机、复印机、扫描仪、刻录机、数码相机、缩微设备、移动硬盘等，业务部门的工作人员常常兼职档案管理工作，计算机系统和办公工具串用混用，没有职能分化。② 进行信息化管理的网络基础薄弱。很多单位没有建立专门的档案信息管理局域网络，缺少大容量、高性能的服务器，没有灾难防护备用设备和档案备份，不能保证信息系统的持续正常运行和后期维护。由于设备缺乏、装备不足、网络不通、配备有限，传统纸质档案的数字转换、加工处理、整理归档和系统升级均受影响，直接影响了档案管理的信息化进程。软件方面的主要问题：① 档案管理过程中各个环节的标准规范不统一。突出表现是传统档案转化为信息档案时没有统一标准，每个单位的生成格式都不相同，结果既增加了管理技术难度，也增加了管理工作量，导致档案信息在保管、传输、存储、调阅、使用等方面的极大不便，直接制约着管理信息化的进程和水平。② 档案信息管理的系统软件质量不高。现有管理软件版本普遍较低，新版软件由于技术力量不足、经费有限，其供给远远跟不上信息化管理的要求。上述两方面问题的存在，其根本原因是思想认识不到位，经费投入跟不上。

２．２管理者信息素质技能普遍偏低

档案管理信息化对主体的要求是，管理人员不仅要具备扎实的档案专业知识和管理基本技能，而且要掌握信息基础理论，具备信息技术和技能，能够熟练运用计算机和信息技术对各种档案资料进行深度挖掘、精度加工、高度提炼、科学分类、系统整理、远程传输、安全存储、熟练运用和有效管理。由于传统用人体制的长期沿袭和人们对档案工作的普遍忽视，现阶段我国档案管理工作者大多缺乏档案专业知识和信息知识技能，30岁以下的年轻人很少，40岁以上的人员占绝大多数，真正档案专业和信息技术专业毕业的人极少，现实工作中既熟悉档案业务又精通现代信息技术的人员凤毛麟角。大多数档案管理人员要么是转行做档案管理工作的，要么是兼职做档案管理工作的。体制方面的原因导致优秀人才不能及时被吸纳进来，认识方面的原因导致在业人员岗位培训不被重视。因此，档案管理人员队伍整体素质偏低，严重制约了先进技术和先进管理理念在档案管理信息化建设中的推广和应用。

２．３档案信息系统安全性能比较差

档案管理信息化的目的是大幅度提高档案资源利用率，实现档案资源共享，更好地为社会服务。然而，档案资源共享与档案资源安全保密天生是一对矛盾，资源共享以资源安全为前提。很显然，如果资源安全得不到保障，例如档案信息受病毒侵害或被恶意删除，那么资源共享就是一句空话。更何况，档案资源共享并不是无条件的，而是有条件的，是授权共享和有偿服务。因此，档案信息系统的安全就成为管理信息化的又一个制约因素。在信息化管理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息遭攻击、被泄露的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信息泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。因此，档案信息的保密安全问题始终是制约管理信息化的深层次问题。

３加强档案管理信息化建设的对策

３．１加大投入，打牢基础，加速建设档案管理信息化基础设施

提高档案管理信息化水平，必须加大投入，切实加强信息化基础设施建设。具体地说，① 要加大档案信息化建设基础设施投入力度。要将档案信息化资金列入各级财政预算，采取逐年投入的办法解决基础建设和运维经费。要采用自主攻关、合作开发、外包服务等多种形式，创新档案信息化投入机制，多渠道筹措档案信息化科研经费。② 要搞好档案信息化建设必需的软硬件基础设施。根据管理信息化的实践要求和技术标准，按照既满足工作需要又节约成本的原则，给档案管理部门配置专门的计算机及辅助设施，如刻录机、打印机、扫描仪、复印机、服务器、ＵＰＳ电源、移动硬盘、数码相机、缩微设备等，建设安全高效的档案局域网络，为保证档案信息化工作顺利开展及相关设施设备安全平稳运行提供良好环境。要及时开发和升级档案信息化管理软件，使其更加便捷、顺畅、高效。

３．２突出重点，提升素质，超前培养档案管理信息化人才队伍

档案管理人员的主体结构、知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。档案管理信息化建设亟需一大批事业心强、专业基础扎实、熟练掌握信息科学技术的复合型人才。提高档案管理人员的主体素质，是搞好档案管理工作的重中之重。① 要大力引进档案专业、管理专业的高层次人才，有计划地将一些原则性强、严谨求实、富于奉献精神的信息技术人员，吸收到档案管理人才队伍中来，加速实现现有管理人员的结构调整和技能升级。② 要加强档案管理人员的业务素质培训，通过在职学习、脱产培训和外出进修等多种形式，全面提高在职人员的综合素质，努力使每一位人员的知识结构及业务能力快速适应档案管理信息化的实践要求。③ 要合理配置档案管理人员。要根据管理实际和工作特点，合理设置档案管理工作岗位、岗位工作人数和岗位工作人员，通过多种手段和方法，充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，全面提高档案管理工作的整体效能和水平。

３．３注重实效，确保安全，同步打造档案信息系统安全防火墙

档案管理信息化的实现离不开信息安全，档案信息资源的安全性、真实性和系统性是档案管理的前提和保证。档案管理在信息化的过程中，必须同时保障自身的安全性、可靠性和纯洁性，只有这样，档案信息才能不失真、不走样。为此，档案管理在其信息化的过程中，必须同时打造信息安全防火墙，除了各省市之间互建异地备份中心以及在本地建设档案信息安全备份中心外，要及时升级和使用安全认证、病毒防杀、防火墙技术、身份认证技术、网络监控技术，实行电子签单制度，建立和健全档案管理责任制、电子文件签入签出制、安全日志制，设定操作权限，及时更改密码，加强访问控制，增强技术防范能力，保障档案信息的数据安全、存储安全、使用安全、保管安全和管理安全，提高防辐射、防泄露、防病毒、防攻击能力，确保档案信息的安全、真实、系统、可用。

主要参考文献

［１］ 姜赞梅． 浅谈档案管理信息化建设［Ｊ］． 经济技术协作信息，２０１１（１１）．