浅谈高职院校文书档案信息化管理

陈松丽

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展和进步的历史过程，客观地反映着历史问题处理、领导决策、初期建设、开发设计等方面的过程和成果。同时也在高校发展、创新中发挥着历史见证、现实参考、未来判断的重要作用，在主管部门对高职院校评估中发挥着事实信息的佐证、客观评价的依据等关键作用。

一、文书档案电子信息化管理的特点及优点

档案信息化管理，就是利用现代科学技术手段对纸质档案进行扫描，使之转化成为用计算机操作供人们使用的电子信息库，其文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是查、借、阅还是办理传递，都变得十分方便快捷。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，也不再受时间和距离的影响，其存储量大、保存时间长、利用率高是其最大的特点。当然电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

档案信息电子化的优点主要有以下方面：一是能够发挥查阅档案的方便快捷性，提高档案的利用率，减少人力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用，缩短了档案信息的检索时间，提高工作效率。二是我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如光盘、U盘、移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存储、读取或传递信息方便快捷，且保存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，稳定性能比较强，这样就增强了档案信息化管理的社会影响，拓宽了服务范围和服务对象。高职院校可根据本学院教学任务形成材料的实际情况及它们的价值，参考国家档案局、教育部的有关教学档案管理规定，制定本学院的教学档案归档范围和保管期限。每年定时收集各类教学档案并进行归档整理，并且完整、准确、真实的生成电子档案信息库。通过电子档案信息库，可以方便地对档案信息进行检索、筛选、比较、统计和分析，并直接生成工作所需的各种表格和文档，极大地提高了查借阅档案的工作效率。

二、加强信息化管理档案制度的建设

为使档案管理科学化、制度化、规范化，应建立健全各项档案管理制度。根据工作实际，本着严谨、准确且针对性强的客观要求，制定了立卷归档、查借阅、保管、保密、安全等制度以及档案工作岗位职责。让每一位管档人员充分认识到档案管理的重要性，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准。电子档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子档案与纸质档案同步管理，就要有明确的分类标准，同时借助先进的档案管理软件，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

三、加强档案综合管理人员的素质

对形成的电子档案，绝不是只懂得纸质档案管理理论、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是光懂计算机操作技术的人员所能胜任的，这就对管理人员提出了更高的要求。目前，许多档案部门几乎没有高技术人才，其中档案信息处理复合型人才十分缺乏，大部分档案人员计算机技术水平偏低，尽管单位引进了先进设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。所以要求新时期的档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识，还需要树立档案管理信息化意识。要实现档案管理信息化，就要有具备现代化管理的人才，管理人员要有较高的知识层次，能熟练地掌握计算机操作技术和运用档案管理系统软件，鼓励大家树立终身学习的意识，逐步提高对档案信息化管理工作重要性的认识，使档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则，忠于职守。

总之，加强高校档案信息化的管理，要从完善档案的各项规章制度，提高管档人员信息化管理水平和综合素质等方面着手。档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐，在提高教学质量，推动教学改革及发展等方面发挥更大的作用。

（作者单位：石家庄信息工程职业学院）