浅议大型水电工程建设档案管理

杜舰

我国在经济高速发展的同时，对能源的需求也在日益增长。目前，能源结构仍以化石能源为主，这与建设生态文明国家，倡导低碳生活的目标不相符，需要大力发展清洁能源，改善能源结构，水电就是可再生的清洁能源。因此，今后较长一段时期，水电站建设将是我国能源建设的重点之一，根据我国能源规划，将在中西部地区建设更多的大型水电站。

大型水电站工程，技术复杂，投资巨大，建设周期较长，安全风险较高，因此，必须加强水电站的建设管理。提高水电站建设档案管理水平，是加强水电站建设管理的重要措施之一，用“标准化、规范化”的档案管理，促进水电站建设管理水平上台阶。水电站工程档案也是大型基建工程的重要组成部分，是水电项目管理的重要内容。完整、准确、系统地做好水电工程档案是水电项目管理的基本要求。

笔者长期从事水电工程档案管理工作，参加了长江三峡工程、湖北清江水布垭水电站、乌江彭水水电站等十余座大中型水电站档案管理和配合验收工作，结合档案管理实践，分析了水电工程档案特点和存在的问题，提出了档案管理的方法和对策。

一、水电工程建设档案的特点

1. 时间跨度长，前期论证久

大型水电站工程，一般要经历规划、预可行性研究、可行性研究、实施阶段及工程项目验收阶段等，所需时间短则十年，长则数十年，如三峡工程从论证到建成，历时一个世纪，又如乌江彭水水电站从论证到建成历经30年。水电站这种时间跨度长、前期论证久的特点，为水电工程建设档案管理增加了不少难度。

2. 技术资料多、检查验收多

大型水电站工程，由于地质地形复杂，前期规划设计审查程序较多，形成了大量的技术资料和审查文件，档案管理工作量大。水电站建设期间，为确保工程质量，每道工序、每个单元工程都要进行质量检查，单项工程要进行检查验收，工程完工需进行竣工验收，每个环节都将产生档案资料。

3. 参建单位多、建设地域广

大中型水电站工程，技术复杂，投资巨大，参建单位既有设计、监理、咨询、监测等技术服务企业，又有工程施工、设备制造企业等，交叉往来的技术文件数量庞大，产生了大量的档案。水电站工程建设征地面积很大，移民数量多，移民档案数量巨大。征地补偿和搬迁安置，关系到千家万户移民的切身利益，处理不当，易造成社会矛盾，影响库区稳定，移民档案更应加强。

二、水电工程建设档案管理存在的主要问题

1. 专业档案人才少，非档案专业人员兼职多

通常水电开发企业在取得某一水电站开发权后，即在建设地区组建该水电站的开发公司作为建设业主。由于组建时间较短，往往不能配备专业的档案人才，多数采用兼职人员承担档案管理，制约了水电工程建设档案管理。

2. 硬件不达标，软件投入少

尽管水电站前期规划论证时间很长，但开发企业一旦取得开发权，组建开发公司到实质开工，时间都较短，电站业主的管理基地随着枢纽工程一道开工建设。档案管理的软硬件建设往往滞后，难以给档案收集整理保管创造较好的环境。

3. 管理制度健全，管理方式较落后

建设业主随着电站开发组建，机构还在筹备，人员还在调配，各项管理制度也在制定之中，但与此同时，随着水电站前期规划设计基本完成，转入施工建设期，正是产生各种技术文件最多的阶段，由于公司的各项制度，包括档案管理制度也在制度、试用之中，还不够清晰，管理人员也在熟悉之中，给档案管理造成了一定混乱。档案管理刚刚起步，管理方式、管理手段都处于比较落后的状态。

三、加强水电工程建设档案管理的方法和对策

1. 精心组织、加强指导、强化监督

加强领导，强化措施。领导重视，是做好水电工程建设档案管理工作的前提和保障。任何一项工作，只要得到领导的重视，就能达到事半功倍的效果，国家大中型项目档案管理验收办法等已为领导重视档案工作创造了很好的条件。做好工程建设档案管理的超前介入，注重源头管理和全程资料收集整理。实行“三纳入、三同步、四同时”制度，“三纳入”：纳入月度、季度、年度计划；纳入各部门岗位职责；纳入日常管理。“三同步”即工程建设进度与档案整编同步，分项分部验收文件材料形成与归档同步，工程竣工验收与档案验收同步。“四同时”指从工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收档案内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

建立制度，健全体系。实行领导负责制，明确各级各部门分管档案工作的责任人，建立覆盖工程建设全方位的档案管理网络。一要大力推行档案管理的考核制度和奖惩制度，把档案管理纳入部门和领导绩效考核指标，资料归档要和项目质量一并进行考核。二要推行归档保证金制度，对档案移交期限超过三个月的，将扣除部分归档保证金；档案移交期限超过六个月的，将对归档直接责任人处以罚款，对应归档而拒不归档的项目，除不能进行项目决算外，将分别对项目责任人和生产单位的档案责任人进行罚款。三要建立由各参建单位相对稳定的档案管理人员组成的档案管理网络，避免建设档案的疏漏。

岗位培训，提高素质。业主单位要经常性地开展对本单位和各参建单位的档案专兼职人员业务知识培训，大型水电项目由于自身建设的特点，每个工程管理的要求不尽一致，档案管理的要求和办法也不尽一致，只有通过培训，才能统一标准，才能达到档案的无障碍通行。

2. 细化内容、全程参入、严格把关

设立目标、严格要求。大型水电工程立项伊始，就要明确档案管理目标要求，即工作程序化，资料标准化，操作规范化。大型水电站工程档案子项多，档案数量巨大，内容丰富，专业性强，并且涉及设计、施工、监理、制造、监测、检验等众多参建单位。档案管理各个环节，各参建单位之间存在互动承继关系，用规范的档案管理行为推动各参建单位，促进提高水电站建设管理水平。

明确内容，分类细化。水电站工程档案按时序可分为项目准备阶段、项目施工阶段和项目阶段验收及竣工验收阶段三类。项目准备阶段的文件以地质勘察资料和规划设计技术报告及审查意见批文为主。项目施工阶段以施工图技术资料和现场的地质、日志、检验、变更资料为主。项目阶段验收和竣工验收阶段以各项验收报告为主。业主单位档案部门应详细了解各参建方形成的资料种类，制定详细的归档内容及保管期限表，并严格按此实施。

全程参入，争取主动。实施全过程管理，档案管理人员全程参入工程的前期准备、实施建设和竣工验收三个重要阶段。在工程档案形成、收集、整理过程中，注意上下协调，及时与参建单位沟通，提前了解工作动态，全程跟踪工程进度，提前掌握档案产生的源头。档案管理贵在持之以恒，随收集，随整理，不积压，将庞大纷杂的档案工作化为日常工作中的涓涓细流，历久成潭。

关键环节，严格把关。严把日常管理关，做到档案收集整理与工程进度紧密结合。严把工程竣工验收关，在竣工验收阶段，各管理部门和档案管理人员把好验收关，对验收报告、竣工资料等认真审查。严把案卷质量关，严格按档案管理相关规定，做到档案材料标准化、规范化，统一档案管理应用软件，进行计算机辅助立卷，狠抓立卷质量。

水电工程建设档案忠实地记录了工程建设的全过程，不仅为工程建成后的日常运行管理提供查考、为工程的检修维护提供依据，而且为水电工程建设积累了宝贵的参考资料，是不可再生的重要史料资源，因此，工程建设管理者和档案工作者都应该站在对历史、对工程负责的高度切实做好档案管理。

（作者单位：长江勘测规划设计研究院档案室）