试析职业卫生档案管理的现状及其对策

周小微

在我国职业卫生档案管理工作越来越受到重视,而且在我国经济建设过程中发挥着越来越重要的作用,它是职业病防治过程的真实记录和反映,也是卫生行政执法的重要参考依据。职业卫生档案管理在职业卫生监督执法、职业卫生技术服务、职业卫生管理以及职业卫生科学研究活动中发挥着重要的作用,它能够准确、完整地反映职业卫生工作全过程的文字、资料、图纸、照片、录音带、录像、数据等文件材料。但是,在实际职业卫生档案管理过程中,它的管理工作做得还很不规范,存在很多的问题,重视档案管理,科学完整的积累档案资料,是职业卫生档案管理的重要组成部分。

1 职业卫生档案管理的现状

1.1 领导对档案管理工作不够重视,档案利用率不高

职业卫生档案管理在单位中不是主要的科室,所以,它不能与主要的科室来比较,在单位中领导只重视业务的科室,所以对档案科室不够重视,在档案管理工作中,管理制度、管理手段、管理人员等都存在很多的问题,再加上单位的领导对档案管理工作不够重视,一般都是档案管理人员提出需要解决的问题,单位领导才会想办法解决现存的问题,在管理人员培训、基础设施建设、规章制度的建设等方面没有长远的规划。

1.2 职业卫生档案管理制度不够健全

当前,由于种种原因,档案管理制度不够健全,档案的收集工作还不及时,档案管理工作分散、信息资源缺乏整体性,由于管理制度不完善,一些有价值的文献资料得不到及时的收集、整理,有的档案收集了也得不到很好的利用。档案管理各项规章制度没有建立健全,有些规章制度有了也仅仅为一纸空文,得不到很好的实施。

1.3 档案管理设备陈旧落后、档案现代化管理水平不高

档案管理工作在单位中得不到很好的重视,所以它的建设投入就很少,由于很多硬件设施多年得不到更新换代,渐渐就落后于经济的发展水平,出现设了设备的陈旧落后,由于档案室也得不到及时的建设,就出现了档案室用房面积、设备投入、网络化管理都严重不足等很多现象,很多单位还没有专门的档案室,单位的档案只是暂存在档案管理员的业务办公纸中,没有专门的库房、档案柜、档案保护措施等。这种现状对于档案的安全性、完整性、以及长期的保管都会造成无法弥补的损失。目前,在档案管理中很多地区还停留在手工收集、整理的水平上,不仅信息量小、还非常不利于档案的收集利用和开发等各项工作的开展,这就导致了档案现代化管理水平不高的现状。

1.4 档案管理人员的素质参差不齐,而且兼职现象比较严重

目前,从事档案管理工作的人员缺乏正规院校专业档案人員,很多都是兼职人员,这些档案人员在专业素质、理论水平、文化程度、年龄等方面都参差不齐。由于身兼数职很难有更多的精力全身心投入到档案管理中,难以适应新形势下档案事业的发展。由于是兼职工作,当前各单位比较重视业务工作,轻视档案管理工作,所以在兼职的情况下,工作人员还是会把大部分的精力应用于业务之中,也得不到有力的档案管理工作的培训,这也就导致了档案管理工作漏洞百出。

2 加强档案管理工作的对策

最近几年来,由于国家开展了单位档案目标管理工作,、国家实验室认可和职业卫生技术服务机构资质评审,使单位领导对职业卫生档案管理开始重视,这也有效地促进了档案管理逐步走向规范化。

2.1 加强宣传,增强领导对档案管理工作的重视

要想实现档案管理的科学化,制度化,单位领导的重视是关键,单位的领导要把档案管理纳入到发展和管理的重要内容来抓,与单位的业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使单位的干部职工充分认识档案管理的重要性,认识档案管理与日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。

2.2 建立健全档案管理的规章制度、规范档案管理的行为

档案管理是一项严肃的、条理性很强的工作,建立完善的档案室管理规章制度,可以减少档案管理的随意性,可以使单位的档案管理工作健康的、可持续的发展。各单位应该根据本单位的实际情况,逐步完善本单位的档案管理制度,在档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各方面的管理上,建立健全的规章制度,使档案工作的每个环节都有章可循,都有明确的要求和制度的约束。

2.3 加强档案室的硬件建设,建立现代化的档案室

加强档案室的资金投入,积极引进现代化的技术和设备,实现档案现代化的管理,加强档案室的硬件建设,建设现代化的档案室、档案库房、购买空调、除湿机等现代设备,购买电脑,实现现代化的档案管理,引进计算机管理软件,建立档案管理信息储存和检索系统,实现档案管理资源的合理配置和利用。有条件的单位还应该逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等先进的设备,改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况,采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作,提高工作的效率。

2.4 加强档案管理人员的培训工作

随着社会的进步,现代科学技术的迅猛发展,管理日趋规范化,各类信息急剧增加,给档案工作带来了更大的挑战,职业卫生档案在职业卫生工作中越来越发挥着举足轻重的作用。各职业病防治单位更加重视档案专业人员培训。要想提高档案管理工作,必须首先提高档案管理员的素质,提高档案管理人员的业务水平,我们应该创造条件吸引一批具有专业技术的人才进入档案管理工作之中来,以提高档案管理现代化水平。同时我们应该加强档案管理人员的继续教育,当今的社会是知识经济的社会,知识更新特别快,档案管理人员应该加强外语、电脑、网络等相关知识的学习,为档案管理的现代化、科学化打下基础。档案管理人员自己也必须有良好的敬业精神、努力学习新知识、新技术的愿望,为单位的档案管理作出自己的贡献。

2.5 解放思想,与时俱进,提高单位档案的利用率

档案的管理不能只是停留在收集和保管的层面上,应该确立利用、服务为中心的指导思想,我们应该改变以往的墨守成规的思想,变被动为主动,逐步走向主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径,使档案管理工作为单位的建设和业务发展服务,提高单位档案的利用率。

3 结语

总之,经济的高速发展促进了档案管理工作的发展步伐,档案管理工作必须解放思想、与时俱进,探索出更多、更好的新方法、新措施,为职业卫生档案管理工作的发展做出贡献。

参考文献

[1] 郭亚玲．职业卫生档案管理[J]．职业卫生与应急救援,2010,15一16．

[2] 右小明．职业卫生档案信息化管理方法初探[J]．中华劳动卫生与职业病杂志,2009.

[3] 郭亚玲．加强职业卫生统计信息档案管理[J]．职业卫生与应急救援,2010.