小议人事档案信息化管理

杨立君

在信息科学飞速发展的21世纪,人事档案管理信息化是本世纪发展的必然结果。人事档案信息化建设对于人事档案管理的改善,人事档案信息化进程的加快,使人事档案在社会发展中得到充分的利用具有重要意义。

1 人事档案信息化管理的紧迫性、重要性和必要性

1.1 重要性

人事档案的管理是近十来年的事情。作为一种新的载体形式,人事档案还不被人们重视,档案管理者对其的认识和理解还很不够。现实存在的状况是:文件形成和管理的程序不健全,管理形式不统一,相关的法规、制度、标准不配套,给人事档案的管理带来了许多困惑。人事档案管理是档案现代化的基础。“人事档案将成为今后人类的主要记忆工具”。因此,重视和加强对人事档案的管理,不断探讨和完善对人事档案管理的方法,对有效地管理和利用电子档案具有积极的意义。但是,目前对人事档案的管理相对滞后,世界上尚无成熟的技术。我们目前能够做的,就是利用现有的技术条件和管理手段,把人事档案纳入文件归档管理的范畴,尽可能地保存好应该归档保存的人事档案。其实,就是保存历史,不给历史留下遗憾。

1.2 必要性

人事档案自身发展的必然要求人事档案信息化建设叫做人事档案信息化管理,通过对电子计算机和信息网络技术的利用,储存、加工、检索和传输干部人事工作中产生的各项信息,为干部人事档案工作提供实时、高效的服务是其核心内容。与传统的人事档案管理工作相比,区别十分明显:工作效率低,误差大,准确率低是以手工操作为主要手段的传统档案管理的特点。目前,人事档案的管理受到信息技术和市场经济的影响,社会活动记录不再仅仅局限于传统的纸质状态,出现了一些如多媒体、微缩型等新的记录方式和载体,传统的人事档案工作受到了极大的冲击。科技迅速发展的今天,发展的需要已经不能与传统的人事档案管理模式相适应,于是,在人事档案管理的传统模式上出现了与“管人”“管档”的严重脱节,甚至出现了人事档案流失和人事档案失控等现象。如果实行人事档案信息化管理,就可以将传统的档案管理工作理论与现代经济发展的要求以及信息技术的运用有机的结合起来,实现真正意义上的档案收集齐全、管理规范、信息共享的内在要求。

2 人事档案管理存在主要的问题

2.1 思想认识不到位

由于传统观念影响着人们的思想,导致不少人对人事档案的功能、作用在认识上还存在一定误解,认为人事档案是领导和人事部门调资、提干、晋升等方面的凭证,对将其作为一种社会资源开发利用认识不够,所以人事档案在工作中受到很大制约,导致现代化信息技术运用得不到应用和重视。

2.2 档案分类效率低、不准确

由于受到人力、物力、财力以及各种旧观念的制约,传统的人事档案管理主要提供纸质档案信息,其主要工作手段是依靠手工操作来进行,一方面在建立档案检索工具时,耗时耗力地进行人工操作,另一方面在利用时,仍然要通过人工找寻和人工操作对档案原件进行调阅,档案的查全、查准率很低而且劳动量大,手续繁琐,效率不高。

根据中组部1990年修订的《干部档案工作条例》,对干部档案进行了10类划分,但一些地方或单位没有按《条例》中所规定的内容予以分类,致使档案整理和利用极为不便。

2.3 软硬件配套滞后和人员配备不足

人事档案信息化建设过程中不可或缺的基本条件和基础是软专业人才和硬件基础设施。档案信息系统软件陈旧,软硬件设备落后,现代化的办公要求与原有的操作平台相矛盾,与人力资源发展及现代化管理工作不相适应;既懂业务知识,又知晓法律法规、计算机管理的复合型人才被忽视培养。这种传统管理模式下的设备配套滞后、专职人员缺乏等问题,人事档案走向信息化管理的需要已不能适应,由此延缓了人事档案信息化建设推进的进程,对实现人事档案现代化管理有着决定性影响。

2.4 信息安全建设未引起重视

在主观上,由于档案部门档案保密意识和安全意识不强,往往忽视了对档案信息的管理和网页内容的审查;缺乏计算机及网络安全知识和安全意识,数据不及时备份,操作不规范等,成为信息系统安全的最大隐患。在客观上,电脑病毒泛滥,黑客肆意横行,档案信息安全和保密工作受到了严重威胁。

3 档案信息化建设的具体对策

3.1 基于校园网的人事档案管理

建立校园文件管理平台,通过OA等网上办公系统,把人事档案归档管理纳人电子校务全局高度来开展。通过建立校内电子文档格式轉换、可读性验证等技术规范,保证人事档案归档时的质量。

3.2 人事档案归档的前端控制

前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要方法。所谓“前端”,即文件最初形成的状态。“前端控制是指对人事档案的管理要从文件运转的全过程着眼进行通盘规划,在文件形成和维护阶段进行监督,即在人事档案的形成阶段就要鉴定其档案价值,根据需要加上归档标识,以防文件被修改或删除。这是一种旨在提高管理效率的科学理念”。[1]在人事档案更多地出现在我们的日常工作中,并日益成为各项业务活动之必需时,“强调档案部门或人员实行文件的前端控制有着特别重要的意义。因为人事档案具有‘载体无形化特征,假如档案部门或人员不及时予以有效控制,文件可能就会‘转瞬即逝,造成档案馆根本得不到档案而出现馆藏枯竭的严重后果”。对人事档案进行前端控制,就是提前介入文件生命周期,防止人事档案在运行的环节中遭到损坏,同时维护文件的安全,“最大限度地提高工作效率,实现真正意义上的文档一体化管理”。与网络管理部门协同进行技术把关,或及时统一进行人事档案的相关控制管理工作。有条件的档案馆,应配备相关的专业技术人员,增强管理力量。

3.3 建立人事档案形成过程的责任链

关注责任链信息。这里所说的责任链,是指在人事档案形成和归档过程中环环相扣的工作关系。为保证人事档案归档后形成真实、完整、有效的数字档案,应通过在各部门确定人事档案信息员的形式,对各职能部门现行业务系统实行责任管理,有效跟踪和控制人事档案的制作归档。电子信息完整性保证。应当把人事档案归档管理纳入网络管理或办公自动化统筹管理的范畴。每年对人事档案也要做出相应的归档要求。对应归档的文件进行信息筛选、维护,保证归档的人事档案归档的真实、完整。在人事档案归档的过程中,做好流转和交接的控制。

4结语

随着信息化的发展和人事档案内容的逐渐丰富,人事档案的管理工作越加受到人们的重视,人事档案管理部门应该把握这一历史机遇,促进资源的充分利用,更好的发挥人才信息资源的价值。

参考文献

[1] 魏志红.加快信息化建设提高档案管理现代化水平[J].黑龙江史志,2011,(18):43～44.