煤炭企业全面预算管理系统设计与实现

贾民 韩锋

为了实现既定的战略目标,企业通过系统化的预算,来分配企业的财务、实物及人力等资源。在煤炭企业中,可以通过预算来监控战略目标的实施进度,有助于控制开支,并预测企业的现金流量与利润。在某一段时间内,全面预算反映的是煤炭企业一个经营周期的全部生产、经营活动的财务计划。为了实现企业一定期间内利润的预计额,全面预算是指根据目标利润制定作业指标,如销售量、生产量、成本、资金筹集额等,以销售预测为起点,进而对生产、成本及现金收支等进行预测,并编制预计损益表、预计现金流量表和预计资产负债表,反映企业在未来期间的财务状况和经营成果。

全面预算管理能够有效地协调各部门之间的业务运作,提高各单位业务运作效率;树立全员参与预算管理的观念,优化煤矿全面预算管理流程,加强内部控制,广泛开展节支降耗活动,成本费用控制观念由过去的“花了算”转变为“算着花”,以及通过实施全面预算管理系统,进一步提高经营管理水平。

全面预算的总体思路:首先煤矿应该成立全面预算管理领导小组、预控管理小组、各级预算责任部门和执行部门四级预算组织机构。在编制上抛弃过去以财务科目为预算编制项目,而是从经营活动开始,把预算看成是经营活动的分解,再过渡到业务层面上的成本费用项目,最后归集到财务科目。

传统的预算主要是手工进行的,其缺点是工作量大,编制时间长,编制的内容不够系统全面。另外,手工模式下的预算控制靠人工随时记录和更新预算执行结果,不但预算管理部门的工作量剧增,而且由于更新结果的不及时,往往导致预算控制不能完全实现,使得某些预算控制变成了事后分析。因此,煤矿借助计算机网络技术,实行全面预算信息化,这是推行全面预算的必然选择。

1 煤炭企业全面预算管理系统构建流程分析

1.1 建立组织制度体系

成立预算管理委员会和办公室,各区队、科室为预算执行主体,单位行政主要负责人为预算执行小组第一责任人,每单位确定一名预算员。建立了自上而下、纵横结合的四级全面预算管理体系,实现了对矿井运行的全方位预算控制。

1.2 建立预算分解体系

以公司下达的经营指标为导向,建立各项成本预算的分解、分级、归口管理责任制度。

1.3 建立预算编制体系

精算预算定额,瞄准同行业、同类型、历史水平,根据矿井生产实际,制定了物料、可控费用、水电等生产消耗的各项定额。按照“上下结合、分级编制、逐级汇总”原则编制预算。

1.4 建立预算审批体系

将生产计划和成本控制相结合,各单位每月末根据下月生产计划和经营情况进行基础预算编制,上报至相关职能部门审批。各预算职能部门根据基层预算汇总后报预算办公室审批,预算办公室汇总全矿预算并上报预算管理委员会,经审批后形成最终预算。

1.5 建立预算预警体系

强化自动控制,实施网上预警,审批方向系统自动推进。建立“以资金控制为核心,以主动控制为重点,以分层控制为基本手段,以定量化为基本依据”的控制模式,实现材料预算的自动化预警。

1.6 建立预算分析考核体系

对预算差异实行月度与季度相结合的分析制度,月度罚、季度奖、年度总评。

2 煤炭企业全面预算管理系统设计

通过系统提供的功能,在处理业务的同时,生成一手的交易记录,形成区队的基础数据;区队能实时查看这些数据,并分解到班组,形成班组的基础数据;以区队的数据为基础,形成矿的基础数据。

全面预算、全面考核,实时预警、实时控制是系统的核心功能之一,是控制成本的有效手段。

针对所有可控费用(科目)制定年预算、月预算;支持层层分解预算,例如:矿→区队→班组,又如:年→月;

在业务开展的过程中,时刻提示费用进度,超过警戒线时会“颜色预警”;超过年、月预算时,可以禁止交易,需特别权限(由矿领导控制),才能继续交易;可以“捆绑控制”,即超过一组科目的预算总额时,才会拒绝交易;

“全面预算”对应“全面考核”,坚持月前预算、月末考核,提高管理效果;可以“捆绑兑现”。

3 煤炭企业全面预算管理系统实现

全面预算管理系统将所有与预算相关的业务都制定了标准预算流程,固化于系统内部,各项业务只有依次经历标准流程的每一个环节才能顺利执行。同时还对相关部门的职责、权限做出了明确的划分,这样即保证了预算的严格执行,又杜绝了各部门之间相互扯皮、推诿的现象,使得全面预算能够得到及时、顺利、严格实施。

3.1 系统模块体系

(1)全面预算模块。

①预算科目管理;②年度预算管理;③ERP科目管理;④月度预算管理;⑤导入ERP数据;⑥差异凭证登记;⑦预算进度查询。

(2)班组预算模块。

①班组预算管理;②分解班组费用;③班组预算进度。

(3)生产管理模块。

①月度生产计划;②填报产量进尺;③产量进度分析;④进尺进度分析;⑤商品煤月计划;⑥商品煤日产量。

3.2 系统功能体系

(1)预算的编制、审批与调整。

系统支持煤矿年度预算和月度预算;实现区队、机关科室、业务部门的成本预算、资金预算等生产经营预算。

(2)预算与公司ERP的接口。

系统支持与公司ERP的接口,可以实时从ERP导出数据,导入成本监控系统,还原数据。实时分析数据对比预算,预警分析。

同时系统实现事前预算和预警,事中控制;不同区队、部门具有不同的业务操作、修改、查看等权限,保证系统和数据的安全性。

(3)预算分析与考核。

可以进行预算对比分析、预算差异分析等多种分析,满足预算管理的需要。还提供成本构成分析、资金构成分析和预算月度曲线等。

系统可以核定预算考核指标,按照部门、费用进行节超查询,实现材料等捆绑考核。

4 结语

建立以成本控制为中心的预算管理模式,成本费用预算管理遵循“事前预测、事中控制、事后分析”的基本原则,实现“全员、全过程、全方位、全要素”的预算管理。同时成本费用预算管理实行分级归口预算控制,建立“谁使用,谁预算,谁控制”的管理体系。各职能部门和相关单位切实加强预算管理,按照管理创新的要求,实行精准化管理,充分发挥全员主观能动性,挖掘潜力,确保各项成本费用的降低。

煤炭企业全面预算管理是系统化、战略化、人本化理念为一体的现代化企业管理模式,通过业务、资金、信息的整合,明确、适度的分权、授权,战略驱动的业绩评价等,来实现资源合理配置、作业高度协同、战略有效贯彻、经营持续改善、价值稳定增长的目标。全面预算管理是将煤炭企业的决策目标及其资源配置以预算的方式加以量化,并使之得以实现,具有“全面、全额、全员”的特征,是一种把所有部门、所有人员、所有环节都纳入预算管理体系的全过程、全方位的管理模式,也是一种整合煤炭企业实物流、资金流、信息流和人力资源流要求的经营指标体系。

全面预算管理有利于提升经济效益、成本管控能力和员工预算意识。全面预算管理是一个持续推进的系统工程,需要按照全面预算管理的要求,不断完善管理办法和措施,努力深化和细化预算流程与方法,通过全面预算管理加快煤炭企业的发展。

参考文献

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