探讨广东高校收费工作的电算化

钟发胜

摘要：随着经济的发展和科技的进步，高校的办学规模越来越大，传统的收费模式已经无法满足现有的需要，为了与快节奏的现代化信息接轨，充分利用日益完善的银行业务，结合信息技术，最大限度地减少收费误差，提高收费效率，实现收费信息的共享，及时为高校决策提供数据支持，所以研究广东高校收费电算化很有必要。

关键词：广东；高校；会计；电算化

中图分类号：F235 文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）15-0097-02

一、校银通简介

校银通全称为高效学生收费系统（本文所指的校银通主要是3.0版本）是一套专门面向学校的收费管理软件，采用高校通用的收费业务流程，操作人性化、功能强大完善，具有很高的准确性、稳定性和安全性。该系统由广州市科教电脑有限公司（SEC）研发，于2005年被列入国际火炬计划项目、广州市中小型企业技术创新基金项目、广东省省级重点新产品项目和天河区科技推广项目。中山大学、华南理工大学、暨南大学、华南农业大学、广州美术学院、韶关学院等广东省60多所高校广泛使用。

二、校银通运行环境

1.硬件环境。系统服务器的CPU最低在P4、3G以上，内存至少为1G，硬盘空间最低80G空间，同时需要配光驱、不间断电源（UPS）。客户端则最低配置在内存在512M，硬盘空间为40G，同时还需要配置打印等输出设备。

2.软件环境。服务器操作系统一般建议用Windows 2000或XP，必须安装SQL Server 2000 数据库管理软件及Microsoft Office 2003 办公软件，而客户端则不需要安装数据库。

三、系统架构及业务操作

（一）系统架构

（二）业务操作

1.初始化设置。系统启用之前，应进行一系列的初始化设置，如学生类型、学生状态、部门档案和收费项目初始设置。一般部门档案设置到而且只能设成四级，通用型的为院、系、专业、班级四级，当然，也可以根据各高校自己的特点，而作相应的修改；收费初始设置应包括收费项目、收费类别，收费项目主要有学费、住宿费、教材费、网络费、校园一卡通、军训费、服装费、等级考试费等，各高校可以根据自己的情况而进行设置和修改，而收费方式一般有现金、汇款、支票、银行统一代扣。初始设置很重要，它将会影响以后收费工作开展情况，如果没有充分考虑好系统的布局，以后进行调整的难度较大，有些基础设置一旦设置完成，将无法再次修改，所以初始设置工作至关重要。

初始设置完成，将学生档案录入系统，可以一个一个学生进行档案的添加，也可以通过批量进行导入，该系统支持Excel或DBF格式的文档，按照系统所要求的格式调整好格式，批量导入，若导入的过程中出现错误，系统还会提示，可以将错误信息导出，以便于查找信息和信息的更正，提高了工作的效率。

2.日常业务。据不完全统计，95%的高校都通过和银行合作，与银行签订代收学生学费等项目的协议，学生只要按照学校规定的时间、方式把钱汇入指定的账号，通过银行来进行学费等项目的代收，由银行提供代收清单的纸质和电子文档（text、Excel），利用收费导入功能，批量收费，批量进行收据的打印，以院、系、专业或班级为单位，下发学生注册收据，极大地减少了收费工作的中间环节，便于财务人员对收费工作的核对和控制，极大地降低了错误率，节约了大量的时间，提高了工作的效率，更加避免了组织现场收费工作而造成大量人力、物力、财力的浪费，而且，对现场收费，财务人员很难对现场进行很好的把握，增加了很多不确定的因素，人员的拥挤极易造成生命和财产的隐患，还增大了财务人员的核对工作量，往往因为时间紧迫、单据的庞大而造成出现一些人为性的差错，而且很多差错当时没有查对出来，一旦搁置了或顺序被打乱，对以后的核对工作带来极大的不便，降低了收费工作的准确性，高校的普遍规模较大，不利于推行收费工作的电算化。

3.学年数据的结转。每学年完成收费工作后，通过数据处理，进行学年数据结转，结转后进行存档管理，用专人负责保管，便于以后的查找和复核。结转数据后，进行新学年的收费工作，学生档案不需要再次导入，只有新增人员才需要进行部门档案设置、人员的导入，其他的操作可以根据系统初始化的操作进行，形成工作的承前启后，也节约了收费工作的时间和精力。

四、校银通系统、操作存在的问题及建议

1.系统在进行注册，生成注册文件的时候，由于计算机处理技术和文件编码处理的问题，经常出现注册的文件发回给用户使用的时候不成功，有时候反复几次尝试方能成功，所以对使用用户来说，带来了很多不便，特别遇到紧急的时候，很容易造成混乱，影响正常的收费工作。

2.系统数据进行学年结转后，以前年度欠费的信息不能自动结转到新的学年度，而是继续停留在上学年度内，所以极易引起忽略而遗漏，给学校带来损失，同时也不利于催缴学费的工作。

3.系统内的学生信息经常滞后，不能对学生在校人数进行很准确的把握和统计，造成人员的遗漏，学生就不需要缴纳学费而依然享受学习，留下可趁之机。

4.系统服务本身安全问题，没有及时对数据进行备份，一旦大批量进行数据的操作而因为数据的错误，将会带来不可预测的影响。

5.对服务器的管理、存放、授权操作等安全的问题也极易被容易忽略等。

针对以上存在的问题，建议由设计公司对该系统的注册方法进行改进，可以将使用用户的信息进行加密存放，利用加密狗或其他可以移动介质，即插即用，或通过提高加密、验证技术，改进验证设备，减少因为注册文件经常不成功而给用户带来不必要的麻烦，软件的设计以用户的需求为导向，定期为用户进行更新、升级和维护，做好售后服务。对于操作本身的安全，应该加强系统安全的教育，定期进行系统数据的备份，特别进行大批量的数据操作，一定要备份，不然因为操作的失误而造成数据的有误，造成巨大的损失，后果将不堪设想，系统内的数据一定要保证及时准确，加强和学校学籍管理部门进行信息的交流和沟通，定期或不定期进行核对，确保学生信息的变更能够及时掌握，保证数据的及时性和有效性。对系统的操作，建议由专业人员进行，包括服务器、软件的安全和管理熟悉，这样从源头上保证了收费工作的正常进行。

五、推行收费工作电算化的意义

随着高校办学规模的扩大和校园网络信息化建设的全面实施，收费工作的电算化已成为众多高校的迫切要求，通过推行收费工作的电算化，能够将财务人员从繁杂的收费工作中解脱出来，也能够完成大批量的学生管理和收费工作，大大地减少了收费人员的精力和时间，极大地提高了收费工作的效率，同时又能及时而又详细地了解每个学生缴费情况，为信息相关使用部门及时提供决策和支持。