某水利工程资料问题及预防措施

朱兴敏

摘要：作者根据自己多年从事水利工程现场档案管理工作的经验，叙述了某水利工程资料管理中存在的主要问题，分析了产生问题的主要原因并提出了预防措施和对策，对从事档案管理工作的同行具有一定借鉴意义。

关键词：工程资料 问题 预防措施

中图分类号：TU7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）10（b）-0038-02

新疆额尔齐斯河流域开发工程建设管理局（以下简称建管局）负责的某水利工程分四期实施，从1996年开工的一期工程到目前全面展开的四期工程，历时16年，产生了大量的工程资料。水利工程竣工资料是工程规划、设计、施工等一系列活动的真实记录和反映，具有形成时间跨度大、涉及单位（部门）和人员数量多、文件量大的特点。如何保持资料的准确性、真实性及完整性，是建管局水利工程档案管理人员和工程技术人员共同关注的问题。

1 某水利工程资料及管理中存在的主要问题

某水利工程资料主要包括工程前期、建设管理、施工、监理、设备材料、验收等方面的文件材料。为了规范水利工程项目档案管理及验收工作，国家及水利部专门出台了《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号）、《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）等规章制度，建管局结合实际情况，先后制定并逐步完善了《在建工程档案管理办法》、《在建工程项目档案管理实施细则》、《在建工程声像档案管理办法》、《零星工程验收管理办法》、《档案管理文件汇编》等管理制度，其目的都是为了使工程档案管理工作有章可循，但在实际工作中由于各种原因，工程资料的质量及管理仍然存在以下问题。

1.1水利工程前期资料存在的问题

水利工程前期资料主要包括项目规划、项目审批、勘测设计、评估报告、各阶段的鉴定及试验专题报告、招投标、技术设计、施工图等文件材料，它主要产生于项目法人、设计单位及相关审批单位，由建管局对其进行管理并归档，存在的问题主要是审批文件的原件不齐全，批复与请示存档不对应的问题。

1.2建设管理资料存在的问题

建设管理资料主要产生于项目法人的各个职能部门、设计单位，包括：规章制度、开工报告、建设大事记、会议纪要、征地移民、质量与进度管理、投资与合同管理、专业会议、设计变更等相关材料，由建管局进行归档，存在的主要问题是资料不齐全，分类难，文件编号不连续，装订、装盒不规范。

1.3施工资料存在的问题

施工资料产生于施工单位，主要包括工程技术要求、施工计划、施工定位测量、施工记录、单元评定、质量检验、材料合格证、施工总结、竣工图、施工大事记、隐蔽工程验收记录等，由施工单位进行收集、整理、归档、移交。存在的主要问题。（1）施工过程中的测量、施工日记等原始记录用纸不规范。（2）“三检制”表格及单元评定表等需要多方或多人签字的文件，签字手续不完善或者直接由同一人代签。（3）表格格式不统一。（4）需要手填的材料上，字迹潦草、用笔不规范。（5）部分施工单位文件的打印件或复印件不清楚。（6）组卷不合理。（7）竣工图图物不相符。（8）单元评定表中内容或者数据与支撑资料矛盾。（9）合格证裱糊不标准等。建管局负责的一期、二期工程中，施工单位普遍存在上述问题。

1.4监理资料存在的问题

监理资料产生于监理单位，主要包括监理合同、监理规划、监理大纲、设备材料审核、施工进度、监理指令、监理通知、协调会审纪要、检查与复检材料、实验记录、监理日志、旁站记录、质量检测与抽查记录、测量成果、原材料检验报告、分部分项质量认证（评定）、质量与安全事故报告、单元检查及开工签证等，由监理单位进行整理、归档、移交。部分监理单位存在的主要问题。（1）部分监理表格不统一。（2）监理日记、旁站记录不全面，没有处理意见和整改结论。（3）需要手填的材料上，字迹潦草、用笔不规范。（4）部分打印件或复印件不清楚。（5）组卷不合理。

2 产生问题的主要原因分析

（1）在工程建设管理中，工程前期资料在档案室留存一份，其它全掌握在领导及相关负责人的手中，用于上报相关部门。项目法人在得到项目建议书的批复后，要完成文物、林地占用、建设用地、移民安置、压覆矿产、水资源认证、取水许可、水土保持、环境保护等的审批，才能获得可性行研究的批复文件。期间还要办理资金落实等事宜，审批单位多，很多单位要求必须要有相关批复文件的原件才给予办理，因此原件不够用，留存的唯一一份原件也上报给了主管单位，造成前期批复文件原件不齐全的问题。原件不齐全的另一个原因：有些批复文件的主送单位没有项目法人，而是批给了上级单位，因此也没有原件。

批复与请示存档不对应，主要原因有两个：①负责项目审批的相关人员没及时将上行文和得到的批复移交档案室。②在一期二期工程中，档案管理人员对工程不熟悉，对文件内容不了解，以致来文没能正确归档。

（2）建设管理资料涉及部门多，出现问题主要原因有：①档案人员收集难度大，文件责任部门不及时整理、移交。在一、二期工程中资料员曾多次向相关部门索要文件，但得到的答复是文件还没用完，不能移交，长期占用文件。②各相关部门文件没经过整理就交档案室，由于涉及部门多、专业性强，导致档案人员分类难。部分领导或技术人员岗位变动时，未按规定履行文件资料移交手续，由资料员对其进行整理，多年沉浸的文件给资料员出了不小的难道，一份份文件（甚至一张张纸）逐一查找，原档案中已有的还得查出原档案是原件还是复印件，如果原档案已是原件，则销毁，否则替换，没有的重新归到档案中去。③在档案管理上，制度不健全，处室责任不明确或者是落实不到位，文件没统一管理，编号随意，因此在一期、二期工程中曾出现了一个文号多个文件或者有文号没有文件的情况，造成文件编号不连续的问题。④相关部门人员档案意识薄弱，档案知识匮乏，致使有的部门即使整理资料装订、装盒也不规范。在一期、二期中，曾有处室将资料直接用铁钉装订后装入贴有打印纸的档案盒，移交档案室，档案人员对其重新进行整理、归档。

（3）施工资料出现问题的主要原因：①施工单位对档案重视不够，部分施工单位没有专（兼）职资料员，或虽然有资料员但专业素质不高。②施工点不集中，战线长，设备和条件有限，造成资料员只负责收集技术员的文件，没法及时按归档要求对资料进行检查和整改，有的技术员或者资料员图省事，直接将多人姓名代签。③部分施工单位为节约成本，打印机或复印机都不能正常使用的情况下还继续使用，使得文件材料不清楚。④填写表格人员不固定，造成文件材料字迹潦草、用笔不规范。⑤施工单位人员素质参差不齐，技术力量差，档案意识薄弱，档案知识匮乏，从而导致所收集的文件材料内容及形式不符合要求，个别单元评定内数据矛盾。

（4）监理单位中标后不会出现再次分包的现象，在资料管理上也有一定的经验，出现问题机率比施工单位少很多。但由于监理人员素质参差不齐，在一期、二期工程中曾出现了记录内容不全面、字迹潦草、组卷不合理等问题。监理所使用的部分表格国家没有标准，就出现了多家监理表格不统一的现象。

3 提高工程竣工资料质量的预防措施及对策

（1）对于前期资料出现的原件不齐全的问题，建管局无权要求上级项目审批部门多给原件，但可以做到所收到的原件由档案室或者文书处理部门统一控制，做好登记和扫描。确实因为原件需要全部上报，档案室可以留存复印件和原件的扫描件，能满足工程需要，在工程竣工验收时对验收单位或部门多做解释，尽量减小对工程验收的影响。目前建管局负责的三期、四期工程前期资料管理已进入正轨，一期、二期工程前期资料通过补救，并与验收组沟通、解释，顺利通过了档案专项验收。

对于批复与请示不对应的问题，档案管理人员要做到两点：①要熟悉工程进展情况，对现阶段将会产生什么文件做到心中有数，定期向工程项目管理人员索要文件。②所接收的文件要阅读，了解文件内容，找到文件之间的对应关系，方能正确归档。现在，建管局专职档案管理人员每季度到有关职能处室进行文件的收集，对所来文件认真阅读，归档时做到了批复在前、请示在后的一一对应。

（2）针对建设管理资料出现的问题，建管局主要做到几点：①档案部门管理人员要多与相关部门沟通，并了解其它部门的专业知识，减小收集和分类的难度。②档案管理不仅仅是管监理、施工单位，而应站在更高的角度，从全局出发，建立健全档案规章制度，明确相关部门档案责任人，对档案进行统一管理，包括文件的编号、收集、整理、归档和移交。③档案管理部门要加强对其它部门档案知识的宣传，提高归档意识，使相关部门整理的档案达到验收标准。

（3）针对施工和监理资料出现的问题，建管局档案管理人员在平常的工作中，就要做到勤检查、仔细检查。但仅靠档案管理人员的力量是不够的，需要各参建人员的全力配合，方能把工程竣工资料质量提高到一个新的台阶，具体有以下几点措施：①在工程项目进度控制和质量管理中，建管局工程技术人员联合档案管理人员同时对施工单位资料进行检查，达不到要求，拒付工程进度款，以此来提高监理、施工单位对资料的重视。②作为建管局的档案管理人员，要加强对各监理、施工单位技术人员档案基本知识的宣传，提高各参建人员的档案意识，预防可能出现的问题，从源头上避免问题的出现。③加强监理、施工单位人员的培训。一要普及各参建单位工程技术人员、行政人员的档案基础知识，使用他们在日常工作中就按高标准来收集和整理好基础资料；二要对档案人员进行专业的培训，在竣工资料整编方法上提高各参建单位档案人员业务能力。④在工程建设期间，建管局每月定期对监理、施工单位文件进行检查，监理、施工单位要进行自检。主要从文件的编号是否连续、文件归类是否准确、签字手续是否完善、用纸用笔是否规范、字迹是否清楚、内容是否真实，表格填写是否规范等方面，规避问题的出现。⑤表格审定主要由工程质量技术处负责，要及时对监理、施工单位使用的表格尽早审核下发，避免出现表格不统一或者审核下发后再进行返工的现象，减轻监理、施工单位的工作量和成本；⑥监理要履行监理职责，做好平常对施工单位资料的检查工作，在工程完成后要认真审核竣工资料和竣工图，杜绝出现未经过审核施工单位将竣工资料和竣工图就完成签字手续。

总结一期工程经验的基础上，通过上述措施对二期工程资料管理进行改进，在单位工程验收之前各监理、施工单位就规范地完成了竣工资料的整编工作，并以96.3分顺利通过了水利厅组织的档案专项验收，工程竣工资料得到了水利厅的高度评价，建管局的档案管理工作也得到了认可。

4 结语

水利工程资料管理工作是一项系统工程，涉及多个专业和领域，要保持它的完整性、准确性、系统性必须将档案意识灌输给每一位管理者和参与者，在规范管理和完善制度的同时，理解资料工作，正确对待资料工作，使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成工程项目，规范的档案自然就水到渠成。