基层社保档案管理工作初探

杨景明

社保体系建设是构建社会主义和谐社会的一项重要内容，健全的社保体系是市场经济发展的推进器，也是社会稳定和谐的安全网和减震器。我国社会保障工作正在向法制化、社会化、规范化、广泛化方向发展。社保档案管理工作，是社会保障工作的一个重要内容，也必然需要进行创新。

一、社保档案的特点

社保档案是指人事劳动和社会保障部门、民政部门及相关社会群团组织、企业、事业单位，在进行劳动就业管理、社会保险经办、处理民政事业、推广劳动者权益、扶助社会弱势群体过程中形成的专业社保档案，作为一项专业的管理工作，社保档案具有以下的特点：

全民性。全民性是指社保档案涉及我国社会各方面的人员，覆盖社会每个角落。现在我国的养老、医疗等社保措施主要针对城市居民，伴随着我国社会保障体制的改革，我国参与社会保障体制的人口将逐渐扩大到农村，最终目标是全社会的所有公民，每个人在办理社会保障时都会形成社保档案。

动态性。动态性是指社保档案是与社会发展同步进行，随时处在动态地变化之中。每个人在其参与社会保障后，其社保档案也会随着工作单位的变动而发生关系转移，各项社会保障数据也会依据职工的实际情况而相应变化，有些社会保障保险项目，如住房公积金、医疗保险等还会经常发生支用、给付等情况，这些变化情况都要在其社保档案中形成相应的记录，社会保障工作的这种动态变化决定了社保档案的动态性。

普惠性。普惠性是指社保档案是以人为基本服务对象来建立和办理的。个体的人是社保档案的最基本的形成单位，在参与社会保障后，每个人都会形成相应的档案，社保档案是个人参与社会保障原始凭证，也是维护个人权益的重要证据。如干部的人事档案一样，随着人的变化，个人社保档案也会产生相应的变化，这些档案记录一直要保存到当事人亡故之后。以人为本，记录一生，服务一生。

标准性。标准性是指社保档案是按国家的有关法律法规与相应规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会保障保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是形成材料有相应的标准，即各类社会保障保险都有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

二、社保档案管理工作中存在的问题

社保档案是实现社会保障信息交流与共享的保证，是人民维护自身合法权益的重要凭据，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件，社保档案管理应与社保体制发展相适应，并能促进社保事业的发展。但是，在目前的社保档案管理工作中还存在许多问题，影响了社保事业的健康发展

1.部分领导干部和单位对社保档案重视程度不够，档案工作人力物力财力投入不足

由于社保档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社保档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，普遍存在，有些部门没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重。

2.档案管理机制不顺，社保档案管理政出多门

社保档案由于涉及的面比较广泛，不同的类别社保档案分别归属不同的部门管理，一个人的保险资料分别保存在不同的机构，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社保档案信息。

3.社保档案管理的相关国家标准和规范亟待健全

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。

4.设施落后，方法陈旧，管理粗放，跟不上社保制度改革的快节奏

大部分社会保险机构仍然沿用过去手工操作的陈旧管理模式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展。同时，档案装具不统一，标识不规范。在档案行政管理部门的协助下，各地启动社保业务档案管理工作的时间不一，起点不同，由于没有统一的标准，导致档案装具不一致，装具标识不规范。在工作开始初期，根据当地档案行政管理部门的建议，部分地区在社保业务档案管理方面基本采用文书档案管理的通用做法，与《社会保险业务档案管理规定(试行)》(3号令)的规定有较大的差距。

5.社保档案人员业务培训较少，业务素质亟待提高

社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。

三、加强社保档案管理的措施和方法

根据社保档案的特点和社保工作的发展，改进和完善我国的社保档案工作，将是社保工作和档案工作的一项重要内容，笔者认为，当前社保档案工作可以从以下几个方面进行一些改进：

1.加强宣传，争取领导重视，加大投入力度

在全社加大社保档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社保档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社保档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社保档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，为建设和完善社保档案工作创造良好氛围和有利条件。

2.完善管理机制，健全管理体制

理顺社保工作管理机制，尽可能将社保的职能工作，集中在一个职能单位完成，即实现养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保障工作的统一管理，推行一条龙式的服务模式，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社保档案的集中管理，充分体现社保档案的人本性特点，实现社保档案“记录一生，服务一生”的管理目标。

3.加强档案标准化建设，实现科学化管理

大力加强社保档案的科学化、标准化、制度化、规范化建设，实行社保档案的管理科学规范。加强对社保档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社保档案管理规范，努力促进社保档案信息资源的整合与共享，提高社保档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。

4.努力创新管理模式，创造性地开展社保档案工作

在以人为本的指导思想下，树立档案为人服务的新观念，努力开创新的管理模式。如长春市社保局建立了退休人员档案管理中心，解决了退休人员的养老金发放、社保档案管理问题；南宁市推出了社保档案托管服务。这些新的服务形式的开创，进一步推动了社会保障工作社会化的进程，使社保档案的管理不再依赖于企业，使职工不再为企业的破产和自己的退休而担心社保档案的管理问题，同时也给社保档案管理带来了新的活力。在社会保障工作社会化的大背景下，数量庞大的社保档案管理必然会成为社会保障部门的一项重要开支，单纯由政府出资来建立的社保档案信息中心已经很困难，社保部门可以以公共产品理论为指导，积极探索新的形式，如采取政府相关部门领导，第三方出资建立的方式，建立社保档案信息中心，实现社会档案的保管、利用集中统一管理。

5.加强档案管理信息化建设网络化的建设

要推进社保业务档案管理信息化，实现社保业务档案管理信息化与社保经办业务处理信息化实时对接，做到业务档案归档实时化，管理电子化。通过采取自动化手段，改进社会保险业务档案管理、服务方式，在实现社保业务档案规范化管理和不断提高业务档案服务效能的同时，充分发挥业务档案主动防范风险、保证社保经办整体安全的职能，以实现建设统一的社会保险档案信息化管理体系模式，不断提高社保业务档案管理水平。积极利用计算机网络，社保部门可以实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付，可以利用社保档案信息网了解社保工作状态，实现无纸化办公，提高工作效率；用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社保号就可以查询到自己的社保缴费等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互，实现更大范围的信息资源共享。因此，各地社会保障部门要重视社保档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社保档案信息网络。

6.加强社保档案管理队伍建设

各地要组建专门的档案管理队伍，根据工作需求，配备专门的社保业务档案管理人员，同时加强对社保档案管理人员的业务培训，提高管理人员的整体素质，以提升社保业务档案的管理水平。