关于工资项目的设置与打印（显示）方式的思考

张强

【摘 要】 在各单位日常工资发放工作中，工资条的设计与打印（显示）是整个工资系统中一个重要的环节，也是整个财务工作的一个重要组成部分。工资条显示内容的清晰、完整、正确与否是财务工作做得够不够细致深入的重要体现，也是一个单位财务服务理念的扩展和延伸。同时，随着改革的推进和社会的发展，一方面工资的发放方式在不断地改革；另一方面，人们对自己权益关注度也在不断增强，对自己工资的组成项目和发放结果的关注度也在不断提高，对工资条反映功能的需求也越来越强烈。因此，一种简洁、清晰、完整的工资条的设计和打印显得尤为必要。

【关键词】 工资项目； 设置； 打印

随着现代用工制度改革的不断推进和各单位对岗位考核力度的不断加强，工资的发放方式与原来相比有了很大变化，最为明显的是工资发放项目和工资发放金额的变化。对同一单位的不同发放期间来说，不同人员的工资发放项目和发放金额很可能不一致；同时，对同一个人的不同发放期间来说，由于其考核的结果不一样，其发放项目、发放金额也有可能不一致。然而，对传统工资项目的设置而言，单个的工资项目就一个总的金额，比较笼统，其金额的形成过程无迹可寻，有没有标准，标准是多少，本期是多发（扣）还是少发（扣），多（少）及发（扣）的原因是什么，是因为奖励还是受到了处罚亦或是因为其他原因，所有这些没办法从工资单上显示出来。这些问题无形中增加了工资岗位工作的难度，也增加了工资岗位的工作量，给以后工资数据的查询和解释带来了不便。因此，如何设计出一种新型的工资条，让不同类型人员、不同性质的工资发放项目通过一张小小的工资条完整、清晰、简洁地反映出来，成为亟需解决的一个问题。

一、关于工资项目设置的思考

（一）单个工资项目设置

单个工资项目的设置应该有这样一个功能，就是能将该工资项目数据的形成过程反映出来，让人一看就明白该项工资的组成及来源。因此，为了清晰地将单个工资项目的形成过程展示出来，必须对工资项目的传统设置理念进行重新定位，改变以前单一工资项目的笼统设置方式，将每个工资项目的实际录入和计算过程融入其中。结合当前各地区、各部门的工资考核和发放方式，通过仔细分析不难发现，对单个工资项目而言，应该都有一个当月（期）应发（扣）数和实际发（扣）数，其中应发（扣）数和实际发（扣）数之间由于各种原因（比如考核结果的不同、计提和发放时间的差异、操作失误等）有可能出现差别。为了完整展示工资数据的形成过程，让职工对自己的工资有一个比较清晰的了解，这个数据的形成过程就应该在工资项目和工资条上反映出来。比如，“基本工资”这个项目，通常来说，这个项目的发放金额就可以保持相对的稳定；但是一旦出现变化的情况，比如需要扣发或者补发的情况，那么这个补（扣）发数就应该在工资条上反映并打印出来，这样，职工对自己的工资来源情况就一目了然。因此，根据这样的思路，可以将其设置成以下几个分项目：实发基本工资、应发基本工资、补发基本工资、扣发基本工资，其中，实发基本工资=应发基本工资+补发基本工资-扣发基本工资。同理，其他工资项目也可以进行类似的设定。

（二）关于拓展整个工资项目设置的思考

为了既能准确完整地反映工资的发放情况，同时又能有效地维护国家、集体和个人的利益，结合当前的财税政策和各个单位的工资发放流程，除了一般的基本发放项目和扣发项目的设置外，整个工资项目的设置还可以做如下拓展：

1.增设个调税的冲正、补扣和待扣项目

该项目主要用于工资发放过程中，因为各种原因所造成的多（少）扣和需要次月补扣或冲抵个调税的情况。比如某单位在2009年7月新进了一个职工甲，在考察试用期间工资津贴暂时发放其应发标准的一半，半年后考核合格正式录用，补发2009年7—12月未发放部分工资津贴。在补发当月如果简单地将该笔收入与当月收入合并计税，那职工甲就会因为该单位内部的考核政策而多缴纳个人所得税。而根据国家相关税收政策，可以将该笔收入分配到前面半年分月重新计算所得税并进行补扣。因此，在税法规定的范围内分月计税就为职工减少了不必要的支出。另外一种情形，比如某单位员工甲在2008年12月补发导师津贴400元，结果工资管理员误操作为补发4 000元并进行了计税，为了维护职工的合法权益，在2009年1月就应该将这个400元返回到2008年12月后重新计算所得税并在2009年1月进行冲正（冲正金额=2008年12月已上所得税-该月重新计算所得税额）。为了让职工清晰地了解自己的个税计算情况，在工资项目上就专门设置了一个“本月冲回个调税”项目。还有一种情形，假设甲在2008年12月补发导师津贴4 000元，结果因为操作员误操作成400元，这样的情况也需要补扣所得税（补扣金额=2008年12月实际应上所得税-2008年12月实际已上所得税）。如果2009年1月所应扣个税不足以冲减上月少扣部分个税，那还有一部分要等到下月（即2009年2月）再次将未冲回部分进行补冲，因此，还设置了一个“下月待扣个调税”项目过渡到下月补扣个税项目中。

2.增设“补发应税工资”、“补发非应税工资”，解决补发（扣）工资的计税问题

该项目主要是为维护职工利益而设计，比如那种一次性发放，但是根据国家相关规定属于免交个人所得税的工资津贴，对这样的补发项目，按照规定是不应该计税的，因此可以设计一个项目“补发非应税工资”，专门用于补发类似的属于国家免税的工资项目。还有就是一次性扣款的项目，比如各种公益性捐款（如救灾捐款、二日捐）等等，按照国家税法规定也是应该从应税收入中扣除的项目。当然，对经常发生这样性质的扣除项目，也可以单设一个项目，在计税时候直接扣除。

3.增设零星发放项目

该项目主要用于反映职工通过领款单方式在前台领取的而不是通过工资单转账等发放形式领取的各项津贴、补贴收入、加班费等。这个项目的设置，一方面是维护国家的利益，让个人所得税应扣尽扣；同时也让职工对自己的总体收入和计税收入有整体的了解，便于职工查验自己的应税所得和实际缴纳的个税情况。

4.增设“下月代扣”项目，解决当月工资实际净发放额为附属的情况

该项目的设置主要是因为该月收入用于扣款时不够扣的情况，也就是说收入的金额小于扣款金额的部分。

5.增设“备注栏”，记录相关工资项目金额变动的原因，解决工资档案查询难问题

增设“备注”的目的，就是利用这个“备注”项目来记录有关工资项目和金额变动的原因，比如相关的人事、财务文件编号或者因为计算、记录的错误等，以便通过这个备注能快速定位该项工资变动的原因，明白是根据什么部门、什么文件进行的变动，为工资档案的快速查询带来方便。

为进一步理清上述思路的来龙去脉，弄清单个工资项目的组成及整个工资项目组成的设置情况，下面举一个简单的例子进行说明。

根据本单位人事处（部）文件精神，职工甲2008年5月工资发放如下：

（1）本月应发x1为1 500元，补发本月x1为500元；

（2）本月应发x2为700元，本月因工作原因扣发x2为100元；

（3）补发免税津贴800元（不计所得税）；

（4）本月甲从前台通过报账形式领取加班费用分别为200元；

（5）本月扣款项目如下：本月代扣医保30元；代扣养老保险100元；代扣公积金150元。

根据以上文件，可以将其工资数据录入工资表并计算如表1。

（三）优缺点

通过以上的实际例子可以看到，这样的设计方式解决了以下几个问题：

1.解决了单个工资项目的完整反映问题

对每个工资项目而言，实发（扣）数、应发（扣）数、补发（扣）数和冲回数的设置，既能清晰完整地反映各个工资项目数据的形成过程（包括对以前错误数据更正的反映），让职工仅仅通过该工资条就能对自己的工资数据一目了然，清楚地知道自己的工资发放内容，明晓自己工资补发（扣款）的情况，同时也对工资数据的归集和下一步会计处理以及以后数据的查询提供了极大的便利。该种设置方式看似繁琐，但是其功能是明显的，效果是显著的。

2.能完整反映整个工资发放项目的数据来源及形成过程

整个工资项目的拓展既能准确完整地反映整个工资收入的形成及发放情况，同时又结合了当前的财税政策和各个单位的工资发放流程，有效地维护了国家、集体和个人的利益，很好地解决了工资发放过程中所发生的补发（扣）工资及其计税问题，让职工明白自己工资及个税的形成过程，对财务工作的优质服务无形中也会起到一个宣传的作用。

3.对工资数据的归集和下一步会计处理以及以后数据的查询提供了极大的便利

工资发放工作完成后，很多单位还需要写工资情况说明。由于该工资项目的设置已经非常清晰，各个数据的归类和汇总也非常明确，因此，当期的工资情况说明及账务处理就应该非常简单和明了，无形中就减少了工资岗位和凭证处理岗位的工作量。同时，“备注”的设置以及对工资变动原因的记录，对以后工资档案的查询带来极大的便利，对减轻工资岗位的查询工作量也有很好的帮助。同时，工资数据存档后，工资数据的后续查询和统计工作也非常便捷，这样，纸质档案的翻找将会变得不再必要。

4.不足之处

该项目的不足之处就是工资项目初始设置的时候显得繁琐，项目显得过多，会增加工资岗位的初始工作量。

二、工资项目打印的思考

在工资项目进行以上方式设置后，其显示和打印问题便摆在了我们面前。传统工资软件通常是以人员类别或者以部门为基础选择工资项目进行打印。而根据以上工资项目的设置情况，这样的打印方式无疑会显得非常繁杂，要么打印出来的工资项目非常多，要么有些工资项目就打印不完。因此，在程序的设计上，可以这样思考：凡是金额不为零的发放和扣款项目，不分人员类别、部门、性质、编制，都打印出来；凡是金额为零的项目就不进行打印。比如部门甲有员工50人，有教授、副教授、讲师、助教、实验员、技师等人员类别，不管他是什么职称，只要导师津贴栏目数据不为零的职工，都要将导师津贴这个项目打印（显示）出来，而导师津贴栏目为零的人员，不管他是什么职称，什么性质，都不将这个项目打印（显示）出来。也就是说，根据这个设想打印出来的工资条，对导师津贴不为零的人员，要能显示并打印导师津贴这个栏目；而导师津贴为零的人员，这个栏目根本就不让它显示和打印出来。这样的思路，会减少很多不必要的打印项目，而且打印出来的每个人的工资条显示项目极有可能是不一样的，并且其显示的都是不为零的工资项目，这样的结果就显得非常清晰和简洁。但是如何实现这样的打印呢，在打印程序的设计上面，通过实际的工作和思考发现，以VF为平台可以很轻松地实现这一功能，而且核心打印语句非常简单。

if 工资项目**<>0

@x，y say“工资项目**”

endif

if 工资项目**<>0

@x，y+1 say 工资项目**

endif

如果加上相应的一些配套和循环的语句，最后运行的结果可以打印（显示）的效果如表2（接前例）。

通过实践印证，以上打印方式简单实用。如果将以上程序代码进行完善，将功能更新后按照一定的格式分部门分页打印出来，打印出来的工资条就会非常简洁、清晰、漂亮。

总的来说，对工资条的设计和打印还有很多新的解决方法和思路，其他的软件平台也能实现这一功能，这也仅仅是实现这个功能的一个模式和手段的探讨，其主要目的就是要通过对平常工作不断的思考、总结和探讨，以及对现有技术和手段的充分运用，努力解决工作中所遇到的一些问题，不断地提高财务服务意识和水平。