ERP环境下会计信息质量控制研究

冯建新

［摘要］ ERP环境下，会计信息生成的途径包括手工录入信息和集成信息，会计信息生成模式具有集成化、实时化和精细化的特点；同时，企业的管理理念、生产运行、管理及会计核算都发生了深刻的变革。基于ERP的特点和变革，会计信息质量产生了新的系统风险、数据输入风险、数据处理风险、人工不当干预风险和权限控制风险；针对新的风险，提出了构建矩阵式会计信息质量控制保障体系、构建基于测试系统正确性的评价模型、构建业务处理监控清单、完善避免人工不当干预的防范措施和强化系统权限管理等五项对策。

［关键词］ ERP；会计信息；质量控制；对策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 004

［中图分类号］F233［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）06- 0007- 03

会计信息质量是会计工作的基石，根据《企业会计准则——基本准则》的要求，会计信息必须具备可靠性、相关性、可理解性和及时性等特征。ＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）环境下，企业管理理念、会计核算平台及业务流程发生了深刻变化，会计信息来源、加工、存储过程出现的新的风险因素，对会计信息的可靠性、相关性和及时性产生了全方位的影响。本文从ＥＲＰ环境下会计信息生成的流程、特点、风险入手，研究提出了会计信息质量控制的对策。

1ＥＲＰ环境下会计信息生成流程及特点

ＥＲＰ是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统，融合了先进的管理思想，集中体现了物资流、资金流、信息流“三流合一”。

以ＳＡＰ软件为例，该ＥＲＰ管理软件主要包括物流管理、财务管理、内部支持管理和特殊解决方案模块。其中物流模块包括销售（ＳＤ）、物料管理（ＭＭ）、生产管理（ＰＰ）子模块，财务管理模块包括财务会计（ＦＩ）、成本（ＣＯ）、资金（ＴＲ）子模块，内部支持管理模块包括质量管理 （ＱＭ）、设备维护 （ＰＭ）、人力资源 （ＨＲ）子模块，特殊解决方案模块包括工作流 （ＷＦ）、行业解决方案 （ＩＳ） 子模块。目前河南油田分公司已上线运行的模块主要集中在物流管理、财务管理模块。

ＥＲＰ环境下，会计信息的生成有两条途径：

（１）信息集成。ＥＲＰ系统通过定义事务处理（Ｔｒａｎｓａｃｔｉｏｎ）相关的会计核算科目与核算方式，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证信息流与资金流、物流的同步记录和数据的一致性。ＳＡＰ系统中的集成信息主要来自物料（ＭＭ）、生产（ＰＰ）、销售（ＳＤ）、资产（ＡＭ）等模块。集成信息产生的地点集中在业务部门，其原始数据的录入是由业务人员承担或触发的。ＥＲＰ系统处理集成业务的资金流量占企业整个资金流量的７６％以上，生成的会计信息行项目占企业会计信息行项目的８３ ％，生成的会计分录占全部会计分录的８７％。

（2）手工信息。主要是通过ＥＲＰ系统财务会计模块（ＦＩ）手工录入会计业务，其会计信息产生的地点集中在财务部门，会计信息的录入、处理是由会计人员承担的。ＥＲＰ系统下处理非集成业务的资金流量仅占企业整个资金流量的 ２４ ％，生成的会计信息行项目占企业会计信息行项目的１７ ％，生成的会计分录占全部会计分录的１３％。

由此可见，ＥＲＰ环境下，会计信息生成的模式与非ＥＲＰ环境下的模式相比，有着基于信息化的显著特点：

（1）集成化。ＥＲＰ系统在处理采购、销售、生产等业务的过程中，根据系统后台配置，自动采集业务数据，自动选择会计科目，自动生成会计行项目和会计分录，会计信息直接来源于采购、销售、生产业务处理的数据，保证了会计信息与业务数据的同源性和来源的唯一性。

（2）实时化。ＥＲＰ环境下，会计信息生成与采购、生产、销售各项经济业务发生同步，消除了传统会计信息收集上的时间差，实现了信息收集和报告的实时性。

（3）精细化。ＥＲＰ系统中的会计核算流程处理是根据事件驱动的原理设计的，系统对每项事务处理，包括位置、数量、价值和状态的变化都会自动生成信息，涉及会计业务的都将生成会计分录，同时，会计信息是按照每一项经济业务生成行项目和会计分录，呈现了经济业务的最初始状态，因此ＥＲＰ系统中信息数据量呈现海量化特征，与传统的会计信息量相比，数据总量成数倍增加。

2ＥＲＰ的变革及对会计信息质量的影响

与传统信息系统相比，ＥＲＰ环境下，管理理念、生产运行、企业管理及会计核算都发生了深刻的变革。

（１）管理理念发生了深刻变化。ＥＲＰ的核心管理思想是实现对整个供应链的有效管理，主要体现在注重供应链资源管理、精益生产、同步工程和敏捷制造、事先计划与事中控制等3个方面。计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现，它要求在每个业务流程处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神，充分发挥每个人的主观能动性与潜能。实现企业管理从“高耸式”组织结构向“扁平式”组织机构的转变，提高企业对市场动态变化的响应速度。

（2）企业管理平台发生了深刻变化。ＥＲＰ环境下，系统集成了物资采购供应、生产制造、销售和财务会计等业务，实现了物资流、信息流和资金流“三流合一”，物资供应、生产管理、销售、财务、计划等部门均在一个平台上操作，使原来的“小财务、单系统”变成了“大财务、大系统”，企业管理的平台发生了质的变化。财务部门由原来自行收集原始资料进行会计业务处理变成了会计信息从不同部门集成产生，会计信息的及时性提高了，但会计信息的准确性、真实性、合法性的保障难度大大增加了。

（3）业务流程发生了深刻变化。ＥＲＰ软件的应用改变了传统的经营管理方式，它将企业的经营管理活动按照功能分为制造、分销、财务、人力资源管理等几大模块，其功能实现需要企业对原有的组织机构、人员设置、工作流程进行重新安排，例如，将物装部门的多级多库存模式转变为一级库存模式，以适应ＥＲＰ运行的需要。

（4）会计核算方法发生了深刻变化。在核算体系上，由多级核算提升至一级核算；在会计报表编制方面，通过基于ＥＲＰ数据的ＢＷ＆ＢＣＳ系统，直接进行分公司、各事业部报表和整个公司报表的编制。

（5）成本管理及核算发生了深刻变化。①外部财务会计及法定报表与内部管理会计的需求分别在ＦＩ与ＣＯ两个相对独立又关联集成的模块中实现，并且在ＣＯ模块中提供了更加灵活的成本管控手段。通过ＣＯ模块与后勤模块的紧密集成，实现成本管理与控制的高度实时性和有效性。②通过系统中定义的成本分配／分摊循环与维护作为分配分摊标准的统计指标等，实现成本费用在成本中心／订单等成本对象间的自动结转。③通过作业类型计划价格的维护与作业分配，实现内部产品劳务按照定额价格的结算与考核。④在系统中对成本中心实现集中的计划管理，并实时提供实际与计划的比较分析，实现企业各级预算的管理与控制。⑤通过内部订单的应用，提供对专项的费用管控对象进行计划、会计核算、统计以及实时的资金可用性控制。

ＥＲＰ的变革，对会计信息质量的可靠性、相关性和及时性产生了新的风险，主要体现在五个方面：

（1）系统风险。ＥＲＰ是以软件为载体的管理系统，系统功能的发挥，依靠大量的系统配置和标准业务处理的配置，系统配置不合理，导致系统无法有效支持业务处理和控制的实现，或造成业务处理错误，影响正常生产经营。系统风险在于：①由于系统的初始配置缺陷影响会计信息处理的可靠性和及时性；②系统运行过程中不正确的配置修改、业务传输影响会计信息的可靠性；③新的经济业务类型在系统中没有得到及时的配置而影响会计业务处理的可靠性和及时性；④ＥＲＰ系统没有提供记账审核功能，系统的记账和业务处理并没有把线上审核作为记账和会计信息生成的必要条件和前置程序，业务数据的正确性和会计业务处理缺少必须的监控节点。

（2）数据输入风险。ＥＲＰ系统以业务驱动和系统集成的特点，决定了企业经济业务的数据输入主要集中在企业供、产、销环节的业务部门，进入系统的数据不真实、不准确、不完整，导致系统数据错误或被篡改，造成业务处理错误。数据输入风险在于：①数据录入分散性对数据录入的可靠性产生较大影响；②业务人员很少具备会计专业知识，业务分类的规范性和可靠性存在较大风险；③ＥＲＰ集成业务生成的信息呈海量化特征，依靠传统的人工逐项审核方式，不仅工作量极大，而且也难以保障审核的质量。

（3）数据处理风险。ＥＲＰ系统中会计信息处理依赖于配置的分配、分摊循环、作业类型计划价格的维护与作业分配等，如果分配、分摊循环等配置、维护不当，将对会计业务处理的正确性产生全局性的影响。

（4）人工不当干预风险。ＥＲＰ系统在设计思想上减少了人工对业务数据和业务处理的不当干预，强化了系统计划控制功能和线上控制功能，但是企业管理层、业务部门仍然可因某些目的，在业务处理的流程源头进行人工干预，例如推迟或提前录入业务信息，线下进行业务操作，规避系统的计划控制、预算控制，对会计信息的可靠性、及时性、相关性产生不利影响。

（5）系统权限控制风险。ＥＲＰ系统用户分布于企业供应、生产、销售、财务、管理等多个部门，用户众多，以河南油田分公司为例，目前ＥＲＰ系统用户８０９ 个，其中物流模块用户 ５２８ 个，财务模块用户２４５个，查询用户３６个，涉及角色 １ ８３２个，权限的配置和管理重要且复杂。系统权限管理的风险在于：①数据访问控制不当，直接数据访问的管理机制不健全，对通过后台操作修改和删除数据、通过前台标记删除或冲销的活动没有进行适当的审批、监控或记录，导致系统数据被非授权访问或篡改，造成业务处理错误甚至财产损失；②系统敏感操作的管理机制不健全，对导出、修改和删除敏感数据，启动或停止系统服务等活动没有进行适当的审批、监控或记录，导致系统数据被非授权访问或篡改，造成敏感信息泄露、系统运行错误甚至财产损失；③系统用户权限控制不当，不相容事务集于同一用户，直接导致财产风险和损失。

3ＥＲＰ环境下会计信息质量控制对策

针对ＥＲＰ环境下影响会计信息质量的风险因素，围绕提高会计信息的准确性、相关性和及时性，需要从5个方面进行质量控制。

3.1 构建矩阵式会计信息质量控制保障体系

ＥＲＰ环境下，尽管根据ＥＲＰ管理理念和运行需要，对企业组织进行了扁平化改造，但企业组织仍然是以直线职能式管理形式为主，形成按职能分类、自上而下的组织架构，体现在ＥＲＰ会计信息质量控制上，则是按职能进行管理，物料、生产、销售各模块在纵向上对ＥＲＰ运行进行组织和监控，财务部门被动地接受集成信息，对物料、生产、销售各模块录入信息的准确性、及时性，业务分类的规范性等缺少事前的审核和过程监控。因此，有必要构建以两级财务部门和ＥＲＰ支持中心为核心的矩阵式会计信息质量控制体系（如图１）。

所谓矩阵式管理控制体系，就是由分公司、二级单位财务部门和ＥＲＰ支持中心及时介入物料、生产、销售等模块业务处理的审核和监控过程，强化对集成信息的审核、监控。二级单位财务部门对本单位集成业务数据在录入系统时进行正确性、及时性、业务分类的审核，分公司财务部门对集成业务的重要数据进行审核，ＥＲＰ支持中心对各类业务数据录入的规范性、完整性进行审核。构建以财务部门为中心的矩阵式会计信息质量保障体系，目的是进一步细化业务数据质量的管控责任，强化会计人员的监督职能，前移审核职能，确保集成数据准确、及时、完整地进入ＥＲＰ系统。

3.2 构建基于测试系统配置、修改、传输正确性的评价模型

系统配置、修改不正确，一旦传输进入生产系统，所有相关的业务处理都会按照错误的系统配置运行处理，对会计信息质量的影响是全面性的。因此，ＥＲＰ支持中心在建立ＥＲＰ测试系统和测试环境的同时，必须构建用于评价测试结果的模型，以确保传入生产系统的配置参数及修改正确无误，评价模型应考虑以下因素：

（１）模拟真实业务场景的数据、流程、处理方式。

（2）手工方式下业务处理的正确参数、结果。

（3）差异及原因分析。

各项配置在经过测试并通过正确性评价的基础上方可传输进入生产系统使用。

3.3 构建业务处理监控清单

详细分析影响会计信息数据质量的系统配置、操作、录入节点，构建业务处理监管清单，以确保ＥＲＰ系统每一项业务处理的正确性都得到监控而不致发生遗漏。业务处理检查清单应包括检查的节点、检查的内容、检查的方法、检查周期和责任人；清单分类包括主数据质量检查、业务数据质量检查、系统配置及业务流程控制检查、配置要求及有效性检查、ＥＲＰ账期控制检查。一般情况下，系统配置没有变化的情况下，进行一次性监控检查；对已录入系统的业务数据进行定期和不定的监控检查，但至少每月要检查一次。

3.4 完善避免人工不当干预的防范措施

人工不当干预的成因是复杂的，但总体有两类：①管理层为实现特定经营、财务目标而规避ＥＲＰ内容、预算控制；②责任懈怠、业务处理不规范对ＥＲＰ运行引起的消极性影响。针对人工不当干预的成因，一是要转变管理理念，积极应对ＥＲＰ给企业生产、经营及管理理念带来的变革，强化生产经营的计划性，提升精细管理、同步工程水平，从根本上消除引起人工不当干预的诱因；二是规范日常业务管理流程和工作方式，适应ＥＲＰ环境下的工作方式变革，及时、正确处理业务，录入数据，防止人为中断业务及线下操作。

3.5 强化系统权限管理

完善系统权限管理和审批流程，建立、变更用户账号和权限，应由申请人单位主管领导审批后，业务部门和信息中心负责人对用户角色的权限设定进行审批，交各模块支持人员进行技术审核，由应用管理员在系统中实施相应的用户角色维护操作。应用管理员在实施维护操作前，需进行权限测试并确认维护结果能够满足角色不相容原则要求。对涉及重要数据增、删、改的用户关键操作进行定义，安全管理员每季定期审核定义范围内的用户关键操作，识别潜在的违规操作，如发现异常情况应及时上报和解决。

总之，ＥＲＰ环境下会计信息质量风险的控制是复杂的，但只要针对风险的成因采取有针对性的措施和手段，就可以有效地保障会计信息质量，提高会计信息的可靠性、及时性和相关性。