如何加强学校电子档案管理的思考

段炼

摘要： 网络信息化时代的到来，对学校档案管理工作提出了新的挑战。随着信息社会化的发展，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，本文拟通过对学校电子档案管理工作现状的分析，探寻适合学校档案管理的有效方法。

关键词： 网络信息电子档案规范管理

电子文件以其传输快捷、可复制等优点，正逐步代替纸质文件，这给传统的档案工作带来了新的挑战。笔者针对学校档案管理的工作特点及存在的问题，强调加快电子档案建设对在学校档案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率，适应网络信息时代电子档案管理的环境，已成为目前学校档案工作者越来越关注的话题。

一、学校档案现状及存在的问题

（一）对档案的重视程度不够。

档案管理人员大多不是专职的，对档案工作精力投入不足。长期以来，相当一部分人包括部分学校领导干部对档案工作的认识都存在误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管文档的事务性工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现代教育管理需求。

（二）制度不完善，管理随意性强。

学校部门多，教育教学管理工作繁杂，如涉及教务方面的工作有：教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管理、学籍管理，等等。由于工作繁杂，资料繁多，有些部门在计算机上起草制作的文件，经常被忽视，没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使其与打印出来的纸质文件不相同，从而失去归档保存的意义。

（三）归档程序不明确，存储载体不安全。

目前很多学校对电子文件的归档程序要求不够明确，存储过于分散，计算机系统如出现问题，电子文件就会丢失；一些学校的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，或以软磁盘作为电子文件存储的介质，一旦系统出现问题。或软磁盘遭到损坏，极有可能造成电子文件遭到破坏，甚至出现资料全部丢失的严重后果。

（四）归档不鉴定，真伪不辨别。

归档电子文件的真假与价值，需要做辨别及鉴定，如果电子存档只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件淹没在价值不大的档案材料之中，给归档的管理带来诸多不便。

二、电子档案管理的利弊

（一）电子档案在现代档案管理中的优越性。

1.依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

2.通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索烦琐，对于远距离共享或调度十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段及高效的办公自动化软件可以实现档案的系统管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。

3.以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档成本要低。因为传统档案存储媒质为纸张，自然环境中的温度湿度寿命短，所以在存放过程中对环境的要求较高，防潮防虫等工作都是必不可少的。同时，大量的数据消耗纸张，不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样，储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性。

（二）电子档案在现代档案管理中存在的问题。

一是电子档案的安全性。在电子档案使用过程中，因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题，在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，可能造成信息丢失。另外，电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

三、学校电子档案管理对策及思考

（一）健全规章制度，完善管理体系。

1.明确分工，形成档案管理网络。学校档案要实事求是地记录学校各项工作、活动，记录教师工作业绩、学生情况等，这些是学校总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题最有价值的参考资料，是教师评先晋级的凭证，学生成长的记录。因此学校要明确学校各部门的档案搜集、整理、归档、汇总等各环节的工作分工，形成科学的档案管理体系，发挥档案的积极作用，促进学校健康发展。

2规范电子文件收集工作。在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为文件的收集归档有序规范，不仅会影响档案的完整性，而且影响今后的开发利用。对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，因为不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索的要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标志关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。并应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

3.健全电子文件管理的检查审核制度。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求，等等。

4严格查阅制度。学校档案保存要求完整、准确、系统、安全，便于开发利用，学校的电子档案的查阅同样必须按照档案借查制度经学校相关负责人审批，严格履行登记手续，写明查阅目的，明确电子档案是否能随意复制粘贴。

（二）加大投入力度，充实硬件设备。

加强电子档案存储设备及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

学校要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。

（三）加强队伍建设，加强人员的技能培训。

提高管理人员素质。学校档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，一般的业务技能已经不能适应工作的需要。档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识和实际能力，还要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。组织档案管理人员系统地学习档案管理的基本知识，要求其熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞，使档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则。

积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿，档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。并积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。

总之，要使学校电子档案管理工作有新的进展和突破，就要加强学习、不断改革创新，打破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，以适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

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